Manual de uso Gestión del cambio

M SO 20 16 01

Presentación

1.1 Introducción

La gestión del cambio es un proceso básico en cualquier organización y necesario para cumplir con la Norma Internacional ISO 45001, en su cláusula 8.1.3.

Consiste en realizar la implementación de un sistema de seguridad y salud en el trabajo donde cualquier proyecto continuo es susceptible de ser mejorado y de tener necesidades constantes de mantenimiento.

Desde el módulo de “Gestión del cambio” podrás realizar el diagnóstico de la situación actual en consonancia con la organización, diseñar el sistema e implementar la situación deseada de una forma ágil y eficiente.

1.2 Objetivos

Los resultados previstos en cualquier gestión del cambio son:

• Tomar decisiones con la interrelación de distintos responsables de una forma ágil

• Definir y dar respuesta a un proceso de mejora

• Implementar un sistema de seguridad y salud en el trabajo de forma eficiente

• Posibilidad de detectar de una forma sencilla los riesgos y oportunidades en la organización

1.3 Circuito

Definiciones

2.1 Glosario

Afectaciones: pestaña que permite enlazar dónde aplica el cambio o a qué.

Anotaciones: observaciones que aportan los responsables de autorizar la planificación del cambio y que, el responsable del mismo, puede (o no) tener en cuenta.

**Autorizaciones:**pestaña que permite indicar los tipos de autorizaciones que tendrán los empleados en el cambio. De esta forma, podrán autorizar, modificar mediante anotaciones (si procede) o rechazar el cambio en sus diferentes fases (planificación, ejecución y puesta en marcha).

Comprobaciones: pestaña que identifica las verificaciones que deben realizarse tras ejecutar el cambio.

Consultas: pestaña que permite anotar la relación de departamentos y personas de contacto a las cuales se les debe consultar el cambio a realizar.

Costes: pestaña que permite indicar todos los datos económicos del cambio a realizar. Se van dando de alta por separado y en el propio campo “Coste total” se mostrará la suma de los mismos.

Coste total: campo situado en la pestaña de “Costes” que muestra la suma de todos los costes dados de alta.

Documentación: pestaña que permite indicar la información que tienen que adjuntar los empleados para garantizar que el cambio se desarrolla correctamente.

**Emplazamiento:**campo de la pantalla detalle del cambio que permite indicar área, zona, proceso y/o cualquier otro que sea específico al que aplica el cambio. No es obligatorio, pero sí recomendado porque aparecerá en el informe.

Envío diferido: todos los correos electrónicos que se generan con las notificaciones automáticas a los responsables asignados no se envían al momento, sino que se envían al día siguiente.

Estado “Borrador”: campo de la pantalla detalle del cambio que se muestra por defecto al dar de alta un cambio. Se mostrará así mientras el empleado que crea el cambio todavía no haya recabado toda la información del mismo y lo modifique al estado de “Creado”. Además, el programa lo modificará a este estado en el caso de que se haya añadido alguna anotación en otros estados.

Estado “Creado”: campo de la pantalla detalle del cambio que el empleado que crea el cambio indica cuando dispone de toda la información y ya se puede solicitar la autorización para su planificación.

Estado “Ejecución”: campo de la pantalla detalle del cambio que el programa modifica después de que todos los empleados responsables de autorizar la ejecución hayan autorizado el cambio. El estado predecesor es el de “Planificación”.

Estado “Planificación”: campo de la pantalla detalle del cambio que el programa modifica después de que todos los empleados responsables de autorizar la planificación hayan autorizado el cambio. El estado predecesor es el de “Creado”.

Estado “Puesta en marcha”: campo de la pantalla detalle del cambio que el programa modifica después de que todos los empleados responsables de autorizar la puesta en marcha hayan autorizado el cambio. El estado predecesor es el de “Ejecución”.

Estado “Rechazado”: campo de la pantalla detalle del cambio que el programa modifica después de que cualquier empleado responsable de autorizar cualquiera de las fases hayan declinado el cambio por algún motivo.

Lista de distribución: campo de la pantalla detalle del cambio que permite indicar a qué empleados les llegará un email en el caso de que el cambio se rechace.

**Responsable:**campo obligatorio de la pantalla detalle del cambio que identifica al empleado que crea y puede modificar el contenido del cambio. Si el usuario que da de alta el cambio tiene un empleado asociado, este campo se cumplimenta de forma automática por el programa.

Ubicación: campo de la pantalla detalle del cambio que permite indicar lugar concreto al que aplica el cambio. No es obligatorio, pero sí recomendado porque aparecerá en el informe.

Acceso

3.1 Acceso a la aplicación

Para poder acceder a la plataforma, el usuario administrador te tiene que facilitar: enlace, usuario y contraseña (o link) para cambio de la misma. Así poder entrar en la página inicial de Smart OSH:

3.1.1 Solicitar nueva contraseña

Siempre que dispongas de un usuario y no recuerdes tu contraseña, puedes utilizar la funcionalidad de "Olvidé mi contraseña" que se encuentra en la propia pantalla de acceso a la aplicación. Tendrás que seguir los siguientes pasos:

Paso 1: accede a Smart OSH (1) | clica la opción de "Olvidé mi contraseña" (2)

Paso 2: te aparecerá una pantalla para cumplimentar “Usuario” o “Dirección de correo electrónico” (3) | Cumplimenta SOLO uno de los dos campos y clica en la opción de “Enviar datos” (4)

Nota: el programa te mostrará el siguiente aviso

Paso 3: si el programa dispone de tu correo electrónico, te enviará de forma inmediata un correo electrónico para realizar el cambio de contraseña al momento

Paso 4: en el caso de que no recibas un correo electrónico pasados 5 minutos, contacta con tu responsable

Procesos

4.1 Contenido del módulo

Desde el módulo de “Gestión del cambio” podrás dar de alta los cambios necesarios en tu organización y concretar todas las intervenciones en la gestión del cambio.

4.1.1 Menú

Se compone del siguiente menú:

• Gestión del cambio: menú principal que te permite acceder a “Cambios” y “Configuración”.

• Cambios: pantalla principal para dar de alta los cambios, gestionarlos y consultar los existentes.

• Configuración: menú que te permite dar de alta el contenido de los campos de la pantalla del cambio que son configurables.

4.1.2 Tipos de pantalla y pestañas

Contiene los siguientes tipos de pantallas:

• Pantalla detalle: es la pantalla de acceso a la creación o consulta de una pantalla principal. Encuentras todos los campos obligatorios, campos no obligatorios y pestañas que te llevan a más información del registro.

Para el módulo de “Gestión del cambio” dispones de pantallas detalle como: Cambios, Departamentos, Emplazamientos, Ubicaciones, Tipos de afectación, Afectaciones, Comprobaciones, Listas de distribución y Tipos de coste.

• Pantalla listado: es la pantalla que te permite realizar la consulta de distintos registros. También se denomina como la pantalla de relación.

Encuentras un listado de todos los registros dados de alta en las pantallas detalle.

Para el módulo de “Gestión del cambio” dispones de la pantalla listado de “Cambio”.

• Pestaña: es cualquier apartado que se encuentra dentro de una pantalla detalle y que permite realizar acciones como visualizar más contenido de la pantalla, crear nuevos registros o enlazar otros registros ya creados.

Para el módulo de “Gestión del cambio” dispones de: Ámbito, Afectaciones, Consultas, Documentación, Autorizaciones, Comprobaciones, Envíos, Anotaciones, Costes, Informes, Adjuntos y SmartStatus.

4.1.3 Tipos de acciones de las pantallas

En las distintas pantallas y pestañas de la aplicación, puedes encontrar los siguientes tipos de acciones:

	Permite dar de alta un nuevo registro
	Permite eliminar el registro en las pantallas listado
	Permite guardar los cambios del registro
	Guarda los cambios y sale de la pantalla actual
	Permite salir de la pantalla sin guardar los cambios
	Permite actualizar la pantalla
	Permite generar un informe
	Permite acceder a la pantalla listado de selección de registros para añadirlo al campo en el que se encuentra
	Permite dar de alta un nuevo registro con relación al campo en el que se encuentra
	Permite eliminar el contenido del campo que contiene el registro para vaciarlo
	Permite seleccionar un registro configurado, ya sea una fecha o una lista de datos
	Permite visualizar un texto de ayuda al situarte encima de esta acción con el cursor del ratón
	Permite acceder a los ajustes de la pantalla
	Permite descargar en Excel los cambios más importantes realizados de esa pantalla
	Permite eliminar los ajustes de pantalla realizados. Por ejemplo, añadir nuevas columnas
	Permite exportar la información de una pantalla listado a documento PDF o Excel
	Permite enlazar un registro a la pestaña indicada
	Permite desvincular un registro de la pestaña indicada
	Permite descargar un PDF seleccionado de la pestaña indicada

En cualquiera de estas acciones, si el icono de la acción aparece en gris, significa que no se permite realizar la acción pertinente porque NO está activa.

4.1.4 Tipos de campos

Contiene los siguientes tipos de campos:

• Campos de texto libre: para cumplimentar libremente

• Campos de selección: para seleccionar una de las opciones

• Campos de búsqueda: para poder buscar desde una pantalla listado

• Campos calculados: el programa los cumplimenta de forma automática

Hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Si el título de un campo a cumplimentar contiene un asterisco, significa que el campo es de obligado cumplimiento para poder guardar el registro en la aplicación.

• Si el título de un campo está subrayado, siempre que esté cumplimentado, al seleccionar el título subrayado te llevará a la pantalla detalle del mismo registro.

4.1.5 Tipos de operaciones

Algunas de las pestañas de la pantalla detalle de “Cambio” contienen distintos tipos de operaciones. En concreto:

Pestaña	Operación
Documentación	Adjuntar documento
Autorizaciones	Autorizar cambio
Comprobaciones	Gestionar comprobaciones
Envíos	Forzar envío diferido ahora
Registrar acuse ficha de riesgos
Informes	Actualizar informe
Descargar informes en bloque
Adjuntos	Descargar los adjuntos en bloque
Firmar adjunto
Cambiar fechas en bloque
Registrar acuse ficha de riesgos
SmartStatus	Abrir
Ignorar

Desde cualquier pestaña de la pantalla que contenga la opción de “Operaciones” y que esté activa, puedes realizar dicha operación.

Esta acción se realiza al seleccionar el registro (1) | clicar en “Operaciones” y seleccionar la operación que precises (2). Así:

4.1.6 Tipos de informe

El módulo de “Gestión del cambio” dispone del “Informe de gestión del cambio”. El programa de forma automática lo crea y lo va actualizando en función de las acciones realizadas con el mismo por parte de los responsables. Por lo tanto, NO se recomienda generarlo a no ser que se deba firmar manualmente.

Se puede generar para firmar de forma manual desde dos apartados diferentes:

• Pantalla listado: selecciona el registro (1) | clica en “Generar informe” (2)

• Pantalla detalle: clica en “Generar informe”

Al generar este informe aparecen las siguientes opciones:

• **Modelo del informe:**se debe seleccionar el modelo de informe a generar.

• Notificarme por correo cuando el informe esté generado: al marcar este check, el programa te notificará por correo electrónico cuando se haya generado el informe.

• Firmar el informe digitalmente: al marcar este check, el informe generado permitirá realizar la firma digitalmente.

• Enviar el informe vía email: al marcar este check, el programa realizará la acción de envío en diferido del informe a quien aplique.

• Ámbitos de distribución: al añadir contenido en este apartado, el programa enviará el informe a quien corresponda cuando el documento esté firmado por todas las personas que aplican.

• Firmas: al añadir contenido en este apartado, el programa enviará el informe a quien se haya indicado para que lo firme.

4.2 Estados de la gestión del cambio

Toda gestión del cambio precisa de 5 estados diferenciados: Borrador, Creado, Planificación, Ejecución y Puesta en marcha.

Teniendo en cuenta que siempre un responsable inicia la gestión de un cambio y ésta va pasando por diferentes etapas en función de las actuaciones de los responsables según las distintas acciones: inicio, decisión, adjuntar información, autorización, comprobación y realización.

1	Estado	Borrador
	Etapa	Inicio
	Acción	Se da de alta la petición del cambio y los responsables reciben correo electrónico para autorizar el cambio.
2	Estado	Creado
	Etapa	Decisión
	Acción	Los responsables reciben correo electrónico con la solicitud de autorización de planificación del cambio y pueden hacer cualquiera de las dos acciones 2.1 ó 2.2.
	2.1	Acción posible: al autorizar y firmar el informe por correo, los responsables reciben un correo electrónico con la solicitud.
	2.2	Acción posible: al rechazar el informe por correo, los responsables reciben un correo electrónico con el rechazo y se vuelve al estado BORRADOR.
3	Estado	Planificación
	Etapa	Planificación
	Acción	Los responsables reciben el correo electrónico con el documento a validar y los responsables reciben el correo electrónico con la solicitud de autorización de ejecución.
4	Estado	Ejecución
	Etapa	Ejecución
	Acción	Los responsables reciben el correo electrónico con la solicitud de comprobaciones a realizar y los responsables reciben el correo electrónico con la solicitud de puesta en marcha.
5	Estado	Puesta en marcha
	Etapa	Realización
	Acción	Los responsables reciben un correo electrónico para autorizar la puesta en marcha de la gestión del cambio.

**Nota 1:**a excepción del paso del estado “Borrador” a “Creado”, todos los demás estados de este circuito son automáticos, no se recomienda modificarlos manualmente

Nota 2: todos los envíos de correo electrónico son en envío diferido

4.3 Configuración de la gestión del cambio

En el apartado de “Configuración” del menú de “Gestión del cambio” dispones de una serie de información que será muy útil tener cumplimentada antes de dar de alta cualquier cambio.

En concreto puedes visualizar los siguientes apartados:

• Departamentos: pantalla que recoge la información disponible para el campo “Departamento” de las pestañas de “Consultas” y “Costes”.

• **Emplazamientos:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Emplazamiento” de la pantalla detalle del Cambio.

• **Ubicaciones:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Ubicación” de la pantalla detalle del Cambio.

• **Tipos de afectación:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Tipo” en la pantalla detalle de “Afectaciones” y para el campo “Tipo” de la pestaña de “Afectaciones”. Este campo es obligatorio para dar de alta una afectación.

• **Afectaciones:**pantalla que recoge la información disponible para enlazar las afectaciones a cualquier cambio.

• **Comprobaciones:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Comprobación” de la pestaña de “Comprobaciones”.

• **Listas de distribución:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Lista de distribución” de la pantalla detalle del Cambio.

• **Tipos de coste:**pantalla que recoge la información disponible para el campo “Tipo” de la pestaña de “Costes”.

Nota: si no defines previamente esta información, podrás cumplimentarla al dar de alta un cambio

4.4 Dar de alta un cambio

Dar de alta la petición de un cambio es la primera acción necesaria para poder iniciar el proceso de gestión del cambio.

Para dar de alta un cambio, tienes que realizar los siguientes pasos:

Paso 1: accede al módulo de “Gestión del cambio” | apartado de “Cambios” | clica “Nuevo”

Paso 2: cumplimenta los datos generales del cambio en la pantalla detalle del cambio (1) | informa un ámbito en la pestaña de “Ámbito” (2) | Guardar (3)

Nota 1: los campos con asterisco son obligatorios

Nota 2: en el caso de la obligatoriedad de cumplimentación del ámbito, solo es necesario como mínimo, indicar uno de los seis posibles

**Paso 3:**informa de las afectaciones al cambio desde la pestaña de “Afectaciones” si quieres. Clica “Enlazar” | selecciona las que correspondan | selecciona “Aceptar”

Paso 4: informa de las consultas que se les tiene que realizar a cualquier departamento desde la pestaña de “Consultas” si quieres. Clica “Nuevo” | cumplimenta los datos correspondientes | selecciona “Aceptar”

Paso 5: informa de la documentación que aplica al cambio y los responsables que deben proporcionar dicha documentación desde la pestaña de “Documentación”. Clica “Nuevo” | cumplimenta los datos correspondientes | selecciona “Aceptar”

**Paso 6:**informa de los responsables que deben autorizar la planificación, la ejecución y la puesta en marcha del cambio desde la pestaña de “Autorizaciones” (1). Clica “Nuevo” (2) | selecciona la persona que realizará la autorización (3) | marca el tipo de autorización que deberá realizar (4) | selecciona “Aceptar” (5) | Guardar (6)

Nota: debes generar tantas autorizaciones como personas distintas harás que se responsabilicen

Paso 7: informa las comprobaciones que deben realizarse tras la ejecución del cambio y los responsables de las mismas desde la pestaña de “Comprobaciones” (1). Clica “Nuevo” (2) | escoge el tipo de comprobación (3) | selecciona el responsable (4) | selecciona “Aceptar” (5) | Guardar (6)

Paso 8: informa de los costes del cambio desde la pestaña de “Costes” (1) si quieres. Clica “Nuevo” (2) | indica los datos obligatorios (3) (4) | clica “Aceptar” (5) | Guardar (6)

Nota: si el alta del cambio se realiza con todos los pasos seguidos, no es necesario clicar la opción de guardar en cada paso, se puede hacer solo al final

4.5 Enviar la solicitud de autorización para la planificación

Para poder enviar la solicitud de autorización para la planificación, debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1: accede al módulo de “Gestión del cambio” | apartado de “Cambios” | entra dentro del cambio que quieras iniciar el proceso

Paso 2: modifica el campo “Estado” de “Borrador” a “Creado”

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, al cambiar el estado, la aplicación generará en la pestaña “Envíos” tantos registros como responsables con autoriza planificación haya en la pestaña de “Autorizaciones”

4.5.1 Cómo forzar envío diferido

Si no quieres esperar a mañana para que se envíen los correos electrónicos con la solicitud de autorización de planificación, debes seguir las siguientes acciones:

Desde el cambio en cuestión | accede a la pestaña de “Envíos” (1) | selecciona el registro que quieres enviar ahora (2) | selecciona “Operaciones” (3) | clica en “Forzar envío diferido ahora” (4)

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de autorizar planificación

4.5.2 Qué recibe un responsable autoriza planificación

El responsable que autoriza planificación recibe como correo electrónico de “Notificaciones SmartOSH” lo siguiente:

4.5.3 Cómo consulta documento un responsable autoriza planificación

El responsable que autoriza planificación debe realizar los siguientes pasos para consultar el documento que le aplica:

Paso 1: accede a su bandeja de entrada al correo con asunto “Notificaciones SmartOSH”

Paso 2: clica el link de “Ver documento”

Paso 3: de forma automática se muestra una página para consultar el documento, descargarlo si es necesario y realizar la acción que precise oportuna

4.5.4 Qué opciones tiene un responsable autoriza planificación

El responsable que autoriza la planificación tiene las siguientes opciones al consultar el documento:

• Autorizar y firmar

En el caso de clicar la opción de “Autorizar y firmar” la planificación, aparecerá una pantalla de firma para firmar y clicar en “Firmar”:

A continuación el programa mostrará el siguiente mensaje:

**Nota:**el cambio pasará a estado “Planificación” y se generará automáticamente un envío (en diferido) de solicitud de documentación

• Añadir anotaciones

En el caso de clicar la opción de “Añadir anotaciones” en la planificación, aparecerá una pantalla para escribir las anotaciones pertinentes y clicar en “Añadir anotaciones”:

**Nota:**el cambio pasará a estado “Borrador” y el responsable del mismo recibirá un aviso para gestionar dichas anotaciones

• Rechazar

En el caso de clicar la opción de “Rechazar” en la planificación, aparecerá una pantalla para indicar el motivo del rechazo y clicar en “Rechazar”:

**Nota:**el cambio pasará a estado “Rechazado” y el programa enviará un email informativo a todos los empleados implicados hasta el momento (responsable del cambio + los responsables de autorizar) + los empleados de la lista de distribución

4.6 Gestionar anotaciones

En el caso de que un responsable de autoriza planificación indique una anotación, podrás indicar la aplicación al respecto para poder continuar con el proceso de gestión del cambio con los siguientes pasos:

**Paso 1:**accede al módulo de “Gestión del cambio” | apartado de “Cambios” | entra dentro del cambio que quieras iniciar el proceso

**Paso 2:**pestaña de “Anotaciones” (1) | selecciona la anotación correspondiente (2) | marca si es necesario el check de “Aplicadas” (3) | cumplimenta el campo “Comentarios aplicación” (4) | Aceptar (5)

**Paso 3:**modifica la información del cambio según las anotaciones correspondientes si lo consideras oportuno

**Paso 4:**cambia el estado del cambio de “Borrador” a “Creado” para que se vuelva a generar automáticamente un envío (en diferido) de solicitud de autorización para la planificación

4.7 Gestionar rechazos

En el caso de que un responsable, en cualquiera de los procesos, realice la opción de “Rechazar”, debes seguir los siguientes pasos:

**Paso 1:**cambia el estado del cambio de “Rechazado” a “Borrador”__y modifica la información del cambio según el motivo del rechazo, si lo consideras oportuno

**Paso 2:**cambia el estado del cambio de “Borrador” a “Creado” para que se vuelva a iniciar el ciclo y que se genere automáticamente un envío (en diferido) de solicitud de autorización que aplique

4.8 Enviar la solicitud de documentación

Para poder enviar la solicitud de documentación, todos los responsables de autorizar la planificación del cambio deberán haber aceptado y firmado. De esta forma, se genera de forma automática un envío (en diferido) de solicitud de documentación.

4.8.1 Cómo forzar envío diferido

Si no quieres esperar a mañana para que se envíen los correos electrónicos con la solicitud de documentación, debes seguir las siguientes acciones:

Desde el cambio en cuestión | accede a la pestaña de “Envíos” (1) | selecciona el registro que quieres enviar ahora (2) | selecciona “Operaciones” (3) | clica en “Forzar envío diferido ahora” (4)

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de la documentación

4.8.2 Qué recibe un responsable documentación

El responsable documentación recibe como correo electrónico de “Notificaciones SmartOSH” lo siguiente:

4.8.3 Cómo adjunta documento un responsable documentación

El responsable documentación debe realizar los siguientes pasos para adjuntar la documentación que le aplica:

Paso 1: accede a su bandeja de entrada al correo con asunto “Notificaciones SmartOSH”

Paso 2: clica el link de “Adjuntar documento”

Paso 3: de forma automática se muestra una página para adjuntar el documento desde la opción de “Escoger ficheros a adjuntar” y clicar “Aceptar”

Nota: a continuación el programa mostrará el siguiente mensaje:

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de autorizar ejecución

4.9 Enviar la solicitud de autorización para la ejecución

El envío de la solicitud de autorización para la ejecución, se realiza****de forma inmediata cuando todos los responsables adjuntan la documentación del cambio requerida.

En ese mismo momento, la aplicación genera en la pestaña de “Envíos” tantos registros como responsables con autoriza ejecución haya en la pestaña de “Autorizaciones”

**Nota:**el envío de solicitud de autorización para la ejecución generado será en diferido

4.9.1 Cómo forzar envío diferido

Si no quieres esperar a mañana para que se envíen los correos electrónicos con la solicitud de autorización de ejecución, debes seguir las siguientes acciones:

Desde el cambio en cuestión | accede a la pestaña de “Envíos” | selecciona el registro que quieres enviar ahora | selecciona “Operaciones” | clica en “Forzar envío diferido ahora”

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de autorizar ejecución

4.9.2 Qué recibe un responsable autoriza ejecución

El responsable que autoriza ejecución recibe como correo electrónico de “Notificaciones SmartOSH” lo siguiente:

4.9.3 Cómo consulta documento un responsable autoriza ejecución

El responsable que autoriza ejecución debe realizar los siguientes pasos para autorizar el documento que le aplica:

Paso 1: accede a su bandeja de entrada al correo con asunto “Notificaciones SmartOSH”

Paso 2: clica el link de “Ver documento”

Paso 3: de forma automática se muestra una página para autorizar el documento, descargarlo si es necesario y realizar la acción que precise oportuna

4.9.4 Qué opciones tiene un responsable autoriza ejecución

El responsable que autoriza la ejecución tiene las siguientes opciones al consultar el documento:

• Autorizar y firmar

En el caso de clicar la opción de “Autorizar y firmar” la planificación, aparecerá una pantalla de firma para firmar y clicar en “Firmar”:

A continuación el programa mostrará el siguiente mensaje:

**Nota:**el cambio pasará a estado “Ejecución” y se generará automáticamente un envío (en diferido) de comprobaciones

• Rechazar

En el caso de clicar la opción de “Rechazar” en la ejecución, aparecerá una pantalla para indicar el motivo del rechazo y clicar en “Rechazar”:

**Nota:**el cambio pasará a estado “Rechazado” y el programa enviará un email informativo a todos los empleados implicados hasta el momento (responsable del cambio + los responsables de autorizar) + los empleados de la lista de distribución

4.9.5 Autorizar el cambio desde Smart OSH

Como responsable de autorizar la ejecución también puedes autorizar el cambio desde la pestaña “Autorizaciones” con los siguientes pasos:

Paso 1:__accede al módulo de “Gestión del cambio” | apartado de “Cambios” | entra dentro del cambio que quieras iniciar el proceso | pestaña de “Autorizaciones”

**Paso 2:**selecciona el empleado correspondiente | clica “Operaciones” | selecciona__“Autorizar cambio”

**Paso 3:**a continuación podrás clicar “Autorizar y firmar” o “Rechazar”

4.10 Enviar la solicitud de comprobaciones

El envío de la solicitud de gestión de comprobaciones, se realiza****de forma inmediata cuando todos los responsables den su autorización a la ejecución del cambio requerida.

En ese mismo momento, la aplicación genera en la pestaña de “Envíos” tantos registros como responsables con comprobaciones haya en la pestaña de “Autorizaciones”

**Nota:**el envío de gestión de comprobación generado será en diferido

4.10.1 Cómo forzar envío diferido

Si no quieres esperar a mañana para que se envíen los correos electrónicos con la gestión de comprobación, debes seguir las siguientes acciones:

Desde el cambio en cuestión | accede a la pestaña de “Envíos” | selecciona el registro que quieres enviar ahora | selecciona “Operaciones” | clica en “Forzar envío diferido ahora”

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de realizar las comprobaciones

4.10.2 Qué recibe un responsable de comprobación

El responsable que gestiona las comprobaciones recibe como correo electrónico de “Notificaciones SmartOSH” lo siguiente:

4.10.3 Cómo consulta documento un responsable de gestionar comprobaciones

El responsable que gestiona las comprobaciones debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1: accede a su bandeja de entrada al correo con asunto “Notificaciones SmartOSH”

Paso 2: clica el link de “Gestionar comprobaciones”

Paso 3: de forma automática se muestra una página para aceptar las comprobaciones pertinentes

4.10.4 Qué acciones tiene un responsable que gestiona comprobaciones

El responsable que gestiona las comprobaciones tiene las siguientes acciones:

• Escoger fichero a adjuntar

En el caso de desear aportar algún documento, puede realizar la acción al clicar en la opción de “Escoger fichero a adjuntar”

• Check “Realizada”

En el caso de considerar que la comprobación al respecto se ha realizado, puede marcar el check de “Realizada”

• Aceptar

En el caso de considerar que ya ha realizado la comprobación pertinente, puede marcar la opción de “Aceptar”

• Cancelar

En el caso de no querer realizar ninguna acción

**Nota:**cuando todas las comprobaciones estén realizadas, se generará automáticamente un envío (en diferido) de solicitud de puesta en marcha

4.10.5 Gestionar comprobaciones desde Smart OSH

Como responsable de gestionar comprobaciones también puedes realizar la acción desde la pestaña “Comprobaciones” con los siguientes pasos:

Paso 1:__accede al módulo de “Gestión del cambio” | apartado de “Cambios” | entra dentro del cambio que quieras iniciar el proceso | pestaña de “Comprobaciones”

**Paso 2:**selecciona la comprobación correspondiente | clica “Operaciones” | selecciona__“Gestionar comprobaciones”

**Paso 3:**a continuación podrás realizar las mismas acciones que desde el correo electrónico

4.11 Enviar la solicitud de autorización para la puesta en marcha

El envío de la solicitud de puesta en marcha, se realiza****de forma inmediata cuando todos los responsables acepten las comprobaciones del cambio requerida.

En ese mismo momento, la aplicación genera en la pestaña de “Envíos” tantos registros como responsables con autorización puesta en marcha haya en la pestaña de “Autorizaciones”

**Nota:**el envío de solicitud de puesta en marcha generado será en diferido

4.11.1 Cómo forzar envío diferido

Si no quieres esperar a mañana para que se envíen los correos electrónicos con la autorización de la puesta en marcha, debes seguir las siguientes acciones:

Desde el cambio en cuestión | accede a la pestaña de “Envíos” | selecciona el registro que quieres enviar ahora | selecciona “Operaciones” | clica en “Forzar envío diferido ahora”

Paso AUTOMÁTICO: de forma inmediata, el programa enviará un correo electrónico a los responsables de realizar la autorización puesta en marcha

4.11.2 Qué recibe un responsable de puesta en marcha

El responsable que autoriza la puesta en marcha recibe como correo electrónico de “Notificaciones SmartOSH” lo siguiente:

4.11.3 Cómo consulta documento un responsable de puesta en marcha

El responsable que autoriza la puesta en marcha debe realizar los siguientes pasos:

Paso 1: accede a su bandeja de entrada al correo con asunto “Notificaciones SmartOSH”

Paso 2: clica el link de “Ver documento”

Paso 3: de forma automática se muestra una página para “Autorizar y firmar” o “Rechazar” la puesta en marcha

4.11.4 Qué acciones tiene un responsable de puesta en marcha

El responsable de puesta en marcha tiene las siguientes acciones:

• Autorizar y firmar

En el caso de que se autorice la puesta en marcha, el responsable marcará la opción de “Autorizar y firmar” y realizará la acción

• Rechazar

En el caso de “Rechazar”, el cambio pasará a estado “Rechazado” y se enviará un email informativo a todos los empleados implicados hasta el momento (responsable del cambio + los responsables de autorizar) + los empleados de la lista de distribución

**Nota:**cuando todos los responsables de la puesta en marcha autoricen el cambio, el estado pasará a “Puesta en marcha”

Preguntas frecuentes

5 Preguntas más frecuentes

Recopilatorio de las preguntas más frecuentes en el módulo de “Gestión del cambio”.

Nº	Pregunta y respuesta
01	GENERAL: ¿Por qué algunas pantallas tienen un check de “Activo”?
Todas las pantallas detalle que tengan el check de “Activo”, sirve para identificar si ese registro está vigente o no. Puedes determinar si un registro ya no está activo desmarcando dicho check en la pantalla pertinente. De esta forma siempre lo podrás consultar con los filtros de “Estado inactivo” para disponer del histórico de datos.
02	CAMBIO: ¿Para qué sirven los campos “Emplazamiento” y “Ubicación”?
Sirven para identificar de forma más concreta dónde aplica el cambio. Por ejemplo: el emplazamiento puede ser la oficina X y la ubicación la planta X donde se realiza el cambio.
03	CAMBIO: ¿Para qué sirve la lista de distribución?
La lista de distribución sirve para enviar una notificación a los empleados que consten en esta lista cuando: - El “Cambio” pasa al estado "Planificación". - El “Cambio” pasa al estado “Puesta en marcha”.
04	CAMBIO: ¿Es obligatorio indicar todos los ámbitos de un cambio?
En la pestaña de “Ámbito” de un cambio siempre tendrás disponible las siguientes opciones: Empresa, Centro, Sección, Puesto, Actividad, Equipo/Instalación. Únicamente seleccionando una de las seis opciones, el registro del cambio ya se genera.
05	CAMBIO:¿Para qué sirve la pestaña de consultas?
Sirve para anotar cualquier consulta que se haya tenido que realizar para la gestión de este cambio. En este caso el programa no envía ningún correo electrónico.
06	CAMBIO: ¿Cómo se puede cumplimentar el campo de “Persona de contacto principal?
Al enlazar cualquier empleado desde la pestaña de “Persona” de forma inmediata ya te aparecerán en la lista seleccionable del campo “Persona de contacto principal”.
07	CAMBIO: ¿Qué sucede si un responsable no tiene correo electrónico?
En ese caso el envío se queda como “Pendiente de envío manual”

Nº	Pregunta y respuesta
08	CAMBIO: ¿Cómo se le envía nuevamente el correo a un responsable que no tenía correo electrónico?
Al tener indicado su correo electrónico en la pantalla detalle del empleado, debes volver a forzar el envío en diferido. El correo electrónico se enviará al momento.