Per què els correus de Smart OSH arriben com a spam?

Quan els correus que envia SmartOSH (notificacions, exportacions a Excel, autoritzacions, etc.) arriben a la safata de spam o queden retinguts en quarantena pel filtre del client, gairebé sempre es deu a un únic motiu: el tenant té configurat un remitent amb un domini propi que no ha autoritzat el nostre proveïdor de correu a enviar en nom seu.

Causa

SmartOSH envia els correus a través del seu proveïdor de correu (SendGrid). Si el tenant configura com a remitent un domini propi (per exemple @miempresa.com) sense haver autoritzat aquest proveïdor, els missatges no queden alineats amb SPF, DKIM i DMARC respecte a aquest domini.

El resultat és que els filtres del client (i els de qualsevol destinatari extern) detecten una incoherència entre el domini visible del remitent i la infraestructura real d’enviament, ho interpreten com un possible spoofing (suplantació d’identitat) i, correctament, marquen el correu com a spam o l’envien a quarantena.

Nota

No és un error de SmartOSH ni del proveïdor de correu en si. És el comportament esperat dels sistemes antispam davant un domini remitent que no ha autoritzat la infraestructura des de la qual s’envia.

On es configura el remitent

El remitent dels enviaments es defineix en els ajustos del tenant:

Ajustos >> Enviaments >> Remitent dels enviaments de correus electrònics

Solucions

Hi ha dues opcions per resoldre-ho d’arrel.

Opció 1 — Utilitzar el remitent per defecte ([email protected])

Configurant l’enviament amb el nostre propi domini (smartosh.com), els correus surten ja correctament autenticats per la nostra part i deixen de marcar-se com a spam.

• És l’opció més ràpida i sense dependències de l’equip d’IT del client.
• Contrapartida: el remitent visible deixa de ser el domini del client i passa a ser @smartosh.com.

Opció 2 — Mantenir el domini propi i autenticar-lo

Si el client prefereix conservar el seu propi domini com a remitent (per exemple @miempresa.com, o un subdomini dedicat com @notificaciones.miempresa.com), cal autoritzar el nostre proveïdor de correu a enviar en nom d’aquest domini mitjançant autenticació de domini (Domain Authentication).

El procés és:

1. El client confirma quin domini o subdomini vol autenticar.
2. Des de SmartOSH li proporcionem un conjunt de registres DNS (CNAME per DKIM i ajust de SPF).
3. L’equip de sistemes del client publica aquests registres a la zona DNS del domini corresponent.
4. Un cop propagats, els correus queden signats amb DKIM i alineats amb SPF i DMARC, i desapareix el motiu pel qual es marcaven com a spam.

Recomanació

Quan s’opta per mantenir el domini propi, és bona pràctica utilitzar un subdomini dedicat a notificacions (per exemple notificaciones.miempresa.com) en lloc del domini principal. Aïlla la reputació dels enviaments automàtics del correu corporatiu habitual.

Què NO resol el problema

Afegir les IPs de sortida del nostre proveïdor de correu a la llista blanca del client no soluciona la incidència. La causa de fons és la desalineació de DKIM/DMARC respecte al domini remitent, no la reputació de la IP. Tot i que els servidors interns del client acceptessin els correus saltant-se el filtre, els destinataris externs (altres empreses, ciutadans amb Gmail, Outlook, etc.) continuarien rebent-los com a sospitosos.

Tampoc és viable migrar a un altre proveïdor SMTP: SmartOSH utilitza SendGrid mitjançant una integració que permet el seguiment de l’estat dels enviaments (entregues, obertures, rebots, bounces), funcionalitat necessària per al correcte funcionament de l’aplicació.