Com signar el justificant de lliurament d’EPI

Un cop entregat l’EPI, la necessitat queda en estat «Entregat» i es genera automàticament el justificant. Perquè la necessitat passi a «Completat» cal que l’empleat signi el justificant. SmartOSH ofereix quatre formes de fer-ho.

Qui pot signar

Precaució

Només poden signar el justificant d’entrega:

• L’empleat que rep l’EPI.
• El Supervisor PRL de l’empleat (sempre que estigui correctament configurat).
• L’empleat previst que ha de realitzar l’entrega de l’EPI.

L’operació Signar justificant d’entrega només s’activa en seleccionar necessitats en estat «Entregat» i quan l’usuari connectat coincideix amb alguna d’aquestes tres figures.

Comportament comú en signar

Independentment del mètode, en signar passa el següent de forma automàtica:

• L’estat de la necessitat canvia a «Completat».
• S’insereix la signatura de l’empleat a l’informe.
• A la pestanya Enviaments de la necessitat, l’estat de l’enviament canvia a «Acceptat».
• Si l’enviament en diferit del justificant encara no s’havia produït, es cancel·la.

Signar des de la pantalla llistat de Necessitats d’EPI

Útil per signar una o diverses necessitats del mateix empleat en una sola sessió.

1. Accedeix a la pantalla llistat de Necessitats d’EPI.
2. Selecciona una o diverses necessitats en estat «Entregat» que comparteixin el mateix empleat.
3. Fes clic a Operacions > Signar justificant d’entrega.
4. Fes que l’empleat signi i fes clic a Signar.
5. Tanca el pop-up de signatura.

Signar des de la pantalla detall de la necessitat

Útil per a signatures individuals.

1. Accedeix a la pantalla llistat de Necessitats d’EPI i entra dins la necessitat.
2. Fes clic a Operacions > Signar justificant d’entrega.
3. Fes que l’empleat signi i fes clic a Signar.
4. Tanca el pop-up de signatura.

Signar des del correu electrònic

En entregar un EPI, el sistema genera un enviament en diferit del justificant a l’empleat o al seu supervisor PRL perquè el signi per correu.

1. L’empleat (o el seu Supervisor PRL) fa clic a Veure document al correu rebut.
2. Fa clic a Acceptar i signar.
3. Realitza la seva rúbrica i fa clic a Signar.
4. Tanca la finestra.

Precaució

El justificant s’envia en diferit, no de forma immediata. Si necessites que l’empleat el rebi al moment, executa l’operació Forçar enviament diferit ara des de la pantalla llistat de Necessitats d’EPI.

Signar manualment en paper

Quan no és viable signar digitalment, pots imprimir el justificant, recollir la signatura manuscrita i registrar l’acús.

Opció A: descarregar l’informe de la pròpia necessitat

1. A la pantalla detall de la necessitat, fes clic a la icona Descarregar de la pestanya Informes.
2. Imprimeix l’informe i, un cop signat per l’empleat, escaneja’l.
3. A la pantalla llistat de Necessitats d’EPI, selecciona la necessitat i fes clic a Operacions > Registrar acús justificant d’entrega.

Opció B: generar justificants en blanc per a diverses necessitats

1. A la pantalla llistat de Necessitats d’EPI, selecciona una o diverses necessitats en estat «No iniciat» i/o «Entregat».
2. Fes clic a Operacions > Generar i enviar al meu email justificants d’entrega (en blanc).
3. Al correu rebut, fes clic a l’enllaç del Document adjunt i imprimeix els informes.
4. Un cop signats pels empleats, escaneja’ls.
5. Selecciona la necessitat corresponent a la pantalla llistat i fes clic a Operacions > Registrar acús justificant d’entrega.

Nota

En registrar l’acús, automàticament:

• L’estat de la necessitat canvia a «Completat».
• S’insereix el nou justificant (escanejat) a l’informe.
• A la pestanya Enviaments, l’estat canvia a «Acceptat».

---

Font: M-SO-20-19-01 «Manual d’ús EPIS», versió 1, 21/12/2020.