Circuit d'aprovació i verificació de l'eficàcia de mesures

Circuit de aprovació d’una mesura

Determinades mesures requereixen l’aprovació d’una persona específica abans de la seva posada en marxa. Tens dues opcions per activar-lo: manual o parametritzada.

Activar l’aprovació manualment

1. Accedeix a la pantalla detall de la mesura i marca Activar circuit d’aprovació mesura. S’activaran el camp Estat aprovació i la pestanya Aprovació.
2. A la pestanya Aprovació, indica el càrrec i el nom de l’empleat responsable d’aprovar la mesura.
3. El responsable indicarà l’Estat aprovació: Esborrany, Pendent aprovació, Aprovat o Rebutjat.
4. El responsable indicarà la data d’aprovació o la data de rebuig, juntament amb observacions si ho desitja.
5. Fes clic a Desar.

Consell

Pots indicar únicament el camp Responsable aprovació sense haver de seleccionar el Càrrec. El programa enviarà una notificació a l’empleat per gestionar l’aprovació.

Precaució

• Quan el circuit està actiu, no es podrà tancar la mesura fins que l’estat d’aprovació sigui Aprovat.
• Només si la mesura està Aprovada es notifica el canvi d’estat d’implantació als seus responsables.
• En passar a Aprovat, la Data aprovació es completa automàticament amb la data actual.

Parametritzar l’aprovació per defecte

1. Accedeix als Ajustos de Smartosh.
2. Entra a la pestanya Mesures i marca els checks dels tipus de mesures on vulguis que s’activi el circuit per defecte.
3. Fes clic a Desar.

Nota

• Cada vegada que creïs una mesura del tipus configurat, el check d’aprovació es marcarà automàticament.
• Tot i que tinguis preestablert que no estigui actiu, sempre pots activar-lo manualment des de la pantalla detall de la mesura.

Canviar l’estat d’aprovació en bloc

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona els registres.
2. Obre Operacions > Canviar estat aprovació en bloc i tria l’estat.

Conseqüències per estat

Estat	Conseqüència
Esborrany	No canvia si l’estat d’implantació no és No iniciat. Els responsables d’aprovació no podran gestionar-les.
Pendent aprovació	No canvia si l’estat d’implantació no és No iniciat.
Aprovat	No canvia si l’estat d’implantació no és No iniciat. Esborra data de rebuig i omple data d’aprovació amb el dia actual. Activa l’estat d’implantació i permet la gestió als responsables.
Rebutjat	No canvia si l’estat d’implantació no és No iniciat. Esborra data d’aprovació i omple data de rebuig. L’estat d’implantació de mesures i tasques passa a Anulat i els responsables no poden gestionar-les.

Precaució

• Si es canvia a Esborrany o Pendent aprovació, s’inactiva l’estat d’implantació de mesures i tasques.
• Qualsevol canvi d’estat, si el circuit de verificació de l’eficàcia està actiu, inactiva el seu estat i els responsables no podran gestionar-lo.

Verificació de l’eficàcia d’una mesura

Algunes mesures, abans del seu tancament, han de sotmetre’s a una avaluació d’eficàcia.

Activar el circuit de verificació manualment

1. A la pantalla detall de la mesura, marca Activar circuit de verificació eficàcia mesura. S’activaran el camp Estat verificació eficàcia i la pestanya Verificació Eficàcia.
2. A la pestanya Verificació Eficàcia, indica el càrrec i el nom de l’empleat responsable.
3. El responsable indicarà l’Estat verificació eficàcia: No iniciat, Pendent verificació eficàcia, Verificat: eficaç, Verificat: ineficaç, Verificat: ineficaç amb nova mesura.
4. El responsable indicarà la data de verificació de l’eficàcia i, si ho desitja, observacions.
5. Fes clic a Desar.

Nota

• Si l’estat d’implantació de la mesura està En curs, el camp Estat verificació eficàcia romandrà inactiu fins que s’iniciï el circuit.
• El circuit s’activa quan la mesura passa a estat d’implantació Tancat.
• Només si la mesura és l’única o última tancada i la verificació és Verificat: eficaç, el factor de risc, no conformitat, oportunitat o objectiu associat passarà automàticament a Pendent tancament.
• Si es completa la Data verificació eficàcia i es desa, l’estat passa automàticament a Verificat: eficaç si no ho està.

Parametritzar el circuit de verificació

1. Accedeix als Ajustos de Smartosh.
2. Marca els tipus de mesures on vulguis que s’activi el circuit per defecte.
3. Fes clic a Desar.

Nota

La configuració s’aplica només als registres nous que es generin a partir del moment de la seva configuració.

Canviar l’estat de verificació en bloc

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona els registres.
2. Obre Operacions > Canviar estat verificació de l’eficàcia en bloc i tria l’estat.

Conseqüències per estat

Estat	Conseqüència
No iniciat	Activa l’estat d’implantació de mesures i tasques. Els responsables poden gestionar-les.
Pendent verificació eficàcia	Esborra la data de verificació si estava completada.
Verificat: ineficaç (amb nova mesura)	S’ha de donar d’alta una nova mesura que, en verificar-se, sigui eficaç.

Precaució

• L’estat només canvia si la implantació és Tancat.
• En passar a No iniciat o Pendent verificació eficàcia, s’esborra la data de verificació.
• En passar a Verificat: eficaç o Verificat: ineficaç, es completa la data amb el dia actual.
• En passar a Verificat: eficaç o Verificat: ineficaç, els factors, no conformitats, oportunitats o objectius associats passen a Pendent tancament (si la mesura és única o l’última que es tanca).