Funcionament dels documents de benvinguda

Els documents de benvinguda permeten que els empleats que s’assignen per primera vegada a un àmbit rebin automàticament, per correu electrònic, tota la informació definida com a «Document de benvinguda».

Hi ha dues maneres de configurar-los:

Des de la pestanya Detalls d’un adjunt.
Des de la pestanya Àmbits de distribució (dins de Signatures i distribució) d’un adjunt.

Configuració des de la pestanya «Detalls»

Quan configures el document de benvinguda des de Detalls, has de tenir en compte que:

El correu de lliurament només s’envia a empleats que no tinguin marcat el check Document/s de benvinguda enviat/s a la pestanya Documents de benvinguda de la seva fitxa.
Si desmarques aquest check a la fitxa de l’empleat, el programa li tornarà a enviar un correu amb tots els documents de benvinguda que li apliquin, els hagués rebut abans o no.

Tens dos comportaments possibles segons el tipus de document:

Comportament	Detall
Descarregar el document	L’empleat rep el correu amb el document a mode de descàrrega.
Descarregar i signar el document	L’empleat rep el correu, ha de consultar el document i a més signar-lo.

Configurar un document només de descàrrega

Crea l’adjunt que actuarà com a document de benvinguda. Per exemple: Organització → Centres → [centre] → pestanya Adjunts → Nou.
Completa el camp Nom descriptiu.
Adjunta l’arxiu al camp Arxius mitjançant Examinar.
Marca el check Document de benvinguda.
Prem Acceptar.

Configurar un document de descàrrega i signatura

Crea l’adjunt que actuarà com a document de benvinguda (per exemple, des de Organització → Centres → [centre] → Adjunts → Nou).
Completa el camp Nom descriptiu.
Adjunta l’arxiu al camp Arxius mitjançant Examinar.
Marca els checks Document de benvinguda i Signar el document de benvinguda.
Prem Acceptar.

Configuració des de la pestanya «Àmbits de distribució»

Aquesta opció no és exclusiva de documents de benvinguda: et permet enviar qualsevol adjunt a un àmbit concret i marcar-lo com a document de benvinguda. És útil per reenviar un document de benvinguda sense haver de reenviar també els anteriors.

Crea l’adjunt que vols enviar com a document de benvinguda (per exemple, Organització → Centres → [centre] → Adjunts → Nou).
Completa el camp Nom descriptiu i adjunta l’arxiu mitjançant Examinar.
Accedeix a la pestanya Signatures i distribució i entra a Àmbits de distribució.
Prem Nou.
Selecciona l’àmbit al qual enviar el document (per exemple, Empresa i Centre).
Marca els checks Distribuir per a empleats futurs i Document de benvinguda.
Prem Acceptar.
Torna a prémer Acceptar a la pantalla de l’adjunt i Guardar a la pantalla de l’àmbit on et trobis.

Què rep l’empleat

Quan es configura des de «Detalls»

El destinatari rep l’endemà un correu electrònic amb:

Assumpte: Lliurament de documents de benvinguda a l’empresa «NNNNN».
Cos del missatge: a qui va dirigit, el títol Document de benvinguda, un apartat per als documents només de descàrrega (amb els seus enllaços) i un altre apartat per als documents de descàrrega i signatura (amb els seus enllaços).

Si el document és només de descàrrega:

Accedeix a l’enllaç del document. S’obrirà una nova pàgina amb el contingut.
Visualitza el document i tanca la pàgina un cop consultat.

Si el document requereix signatura:

Accedeix a l’enllaç del document.
Descarrega’l (si ho necessites) o visualitza’l per pantalla i prem Acceptar i signar.
Realitza la signatura i prem Signar.

Quan es configura des de «Àmbits de distribució»

El destinatari rep l’endemà un correu electrònic amb:

Assumpte: Notificacions SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH.
Cos del missatge: a qui va dirigit, el títol Documents pendents d’acceptació i, a continuació, el títol del document amb un enllaç Veure document.

Passos de l’empleat:

Accedeix a l’enllaç Veure document.
Descarrega’l (si ho necessites) o visualitza’l per pantalla i prem Acceptar i signar.
Realitza la signatura i prem Signar.

Diferències entre «Detalls» i «Àmbits de distribució»

Aspecte	Detalls	Àmbits de distribució
Assumpte del correu	Lliurament de documents de benvinguda a l’empresa «NNNNN»	Notificacions SmartOSH - DD-MM-AAAA HH:HH
Queda registrat a la pestanya «Documents de benvinguda» de l’empleat	Sí	No
Interfereix el check «Document/s de benvinguda enviat/s» de l’empleat	Sí	No
Interfereix el camp «Data enviament document/s de benvinguda» de l’empleat	Sí	No
Pestanyes «Enviaments» i «Control de distribució»	Només si es sol·licita signar el document, es podrà veure l’estat de l’enviament.	Sempre es podrà veure l’estat de l’enviament.

Conclusió: ambdós mètodes serveixen per enviar els documents de benvinguda, per primera vegada, a empleats nous o amb una nova assignació. La diferència està en els requisits:

Des de Detalls: l’empleat ha de tenir el check Document/s de benvinguda enviat/s sense marcar. Si el desmarques, el programa reenviarà tots els adjunts marcats com a document de benvinguda.
Des de Àmbits de distribució: és necessari marcar el check Distribuir per a empleats futurs en configurar l’adjunt.

On consultar els documents de benvinguda enviats

Disposes de tres maneres per consultar els documents enviats:

Des del mòdul «Organització»

Accedeix a Organització → Empleats i entra a l’empleat.
Accedeix a la pestanya Formació i informació → Pla d’acollida.

Des del mòdul «Documentació»

Accedeix a Documentació → Enviaments de document i cerca pel nom descriptiu del document.

Des del mòdul «Formació i informació»

Accedeix a Formació i informació → Plans d’acollida.

Font: DM-SO-22-048 «Funcionament dels Documents de benvinguda», versió 2.1, 12/11/2025.