Quadre de comandament de Coordinacions
El quadre de comandament de Coordinacions t’ofereix una visió global de la coordinació d’activitats empresarials (CAE) de la teva organització: quantes coordinacions actives tens amb empreses externes, quina documentació se’ls exigeix, en quin estat està cada document i quin nivell de compliment hi ha per empresa i per tipus de document.
Només veuràs les dades de les empreses i centres als quals tens accés segons el teu perfil d’usuari. Dues persones diferents poden veure xifres diferents en el mateix quadre de comandament, i això és l’esperat.
Conceptes clau
Section titled “Conceptes clau”Abans de repassar cada element, convé tenir clars diversos conceptes que s’usen a tot el quadre de comandament.
Coordinació. Una coordinació és la relació de coordinació d’activitats empresarials entre la teva empresa i una empresa externa (contrata o subcontracta), normalment associada a un centre de treball. És la unitat que compta la targeta d’indicador i la columna Coordinacions de la taula. Cada coordinació es compta una sola vegada, encara que tingui molts documents associats.
Document. Dins de cada coordinació s’exigeix una sèrie de documents (la necessitat de document). Cada document és la unitat que compten els gràfics d’anell i les columnes de necessitats. Un mateix document es compta una sola vegada. Cada document té un tipus (per exemple, una assegurança, un certificat, una avaluació de riscos…) i un estat.
Estats del document. Cada document es troba en un d’aquests estats:
| Estat | Significat |
|---|---|
| Sol·licitat | S’ha demanat el document i s’està a l’espera de rebre’l. |
| Pendent d’acceptar | El document s’ha rebut i està pendent de revisió o acceptació. |
| Enviat pendent de signatura | El document s’ha enviat i està pendent de signatura. |
| Acceptat | El document s’ha revisat i acceptat. |
| No aplica | El document no és necessari per a aquesta coordinació (inclou els pendents de sol·licitar i els anul·lats). |
| Estat no definit | El document està en un estat no contemplat pel quadre de comandament. |
Document OK, NO OK o N/A. Per mesurar el compliment, cada document es classifica de forma simplificada:
- OK: únicament els documents acceptats.
- NO OK: els documents sol·licitats, pendents d’acceptar o enviats pendents de signatura; és a dir, els que encara requereixen gestió.
- N/A: els documents que no apliquen.
Origen del document (a qui se li demana). Cada document se sol·licita a un origen concret. El quadre de comandament els agrupa en: documents d’empresa (principal o externa), documents d’empreses subcontractades, documents d’empleats i documents de centre.
% de compliment. El percentatge de compliment es calcula com els documents acceptats dividits entre el total de documents. Tingues en compte que el total inclou també els documents marcats com a No aplica, que poden fer baixar el percentatge.
Només elements actius. El quadre de comandament mostra únicament les coordinacions i documents actius, i els elements d’estructura (empresa, centre, empresa externa) actius.
Permisos d’àmbit. El quadre de comandament només inclou les coordinacions de les empreses i centres als quals tens accés. Per això dos usuaris amb permisos diferents poden veure xifres diferents.
Filtres encadenats. Tots els filtres s’apliquen alhora sobre tots els gràfics, targetes i taules. Si selecciones un centre i un tipus de document, tot el que veus a la pantalla es recalcula només amb aquests documents.
Filtres
Section titled “Filtres”A la banda esquerra trobaràs els filtres. La majoria permet selecció múltiple i inclou un cercador.
| Filtre | Què permet acotar |
|---|---|
| Àmbit | L’estructura organitzativa, en forma d’arbre: empresa → centre. Només es mostren els elements actius. |
| Coordinació | Les coordinacions concretes pel seu nom. |
| Empresa externa | Els documents de determinades empreses externes (contrates o subcontractes). |
| Tipus de document | Els documents de determinats tipus. |
| Estat del document | Els documents en un determinat estat (sol·licitat, pendent d’acceptar, acceptat…). |
| Origen | Els documents segons a qui se li demanen (empresa, empleats, subcontractes, centre). |
Targeta d’indicador
Section titled “Targeta d’indicador”Coordinacions actives
Section titled “Coordinacions actives”Mostra el nombre de coordinacions actives del període i els filtres seleccionats. És el recompte de coordinacions diferents, comptades una sola vegada encara que tinguin molts documents associats.
Gràfic d’anell
Section titled “Gràfic d’anell”Documents per estat
Section titled “Documents per estat”Distribueix els documents segons el seu estat (sol·licitat, pendent d’acceptar, acceptat, no aplica…). Cada porció indica el nombre de documents i el percentatge sobre el total. Serveix per veure d’un cop d’ull quanta documentació queda pendent de gestionar i quanta està ja acceptada.
Estat de documents (compliment)
Section titled “Estat de documents (compliment)”Aquest bloc agrupa tres gràfics d’anell que distribueixen els documents segons el seu nivell de compliment (OK, NO OK i N/A), però cadascun sobre un conjunt diferent de documents:
Documents totals
Section titled “Documents totals”Distribueix tots els documents segons estiguin OK, NO OK o N/A. Dona la fotografia global del compliment documental.
Documents d’empresa i centre
Section titled “Documents d’empresa i centre”Distribueix només els documents que se sol·liciten a empreses (principal, externa o subcontractes) i a centres. Serveix per veure el compliment de la documentació de tipus empresarial.
Documents d’empleats
Section titled “Documents d’empleats”Distribueix només els documents que se sol·liciten a empleats. Serveix per veure el compliment de la documentació dels treballadors.
Taula: Coordinacions per empresa
Section titled “Taula: Coordinacions per empresa”Llista les empreses amb les seves coordinacions i el seu nivell de compliment documental.
| Columna | Què mostra | Com es calcula |
|---|---|---|
| Empresa | El nom de l’empresa. | — |
| Coordinacions | Nombre de coordinacions de l’empresa. | Recompte de coordinacions úniques. |
| Necessitats totals | Nombre total de documents exigits. | Recompte de documents únics. |
| Necessitats OK | Nombre de documents acceptats. | Recompte de documents en estat Acceptat. |
| % Necessitats OK | Percentatge de documents acceptats sobre el total. | Documents acceptats dividits entre el total de documents. S’acompanya d’una barra de progrés. |
La taula és interactiva: pots seleccionar una o diverses files per acotar la resta del quadre de comandament a aquestes empreses.
Taula: Compliment per tipus de document
Section titled “Taula: Compliment per tipus de document”Llista els tipus de document amb el seu percentatge de compliment.
| Columna | Què mostra | Com es calcula |
|---|---|---|
| Tipus de document | El nom del tipus de document. | — |
| % Necessitats OK | Percentatge de documents acceptats d’aquest tipus. | Documents acceptats d’aquest tipus dividits entre el total d’aquest tipus. S’acompanya d’una barra de progrés. |
Preguntes freqüents
Section titled “Preguntes freqüents”Què compta com a document “OK”?
Només els documents acceptats. Els documents sol·licitats, pendents d’acceptar o enviats pendents de signatura es consideren NO OK perquè encara requereixen gestió, i els que no apliquen es consideren N/A.
Per què el % de compliment és més baix del que esperava?
El percentatge es calcula sobre el total de documents, inclosos els marcats com a No aplica. Si una empresa té molts documents que no apliquen, el percentatge d’acceptats sobre el total pot sortir més baix del que s’esperaria.
Per què el nombre de documents no coincideix amb el de coordinacions?
Perquè cada coordinació exigeix diversos documents. L’indicador de coordinacions compta coordinacions, mentre que els anells i les columnes de necessitats compten documents.
Quina diferència hi ha entre els tres anells d’“Estat de documents”?
Els tres mostren la mateixa distribució (OK / NO OK / N/A), però sobre conjunts diferents: un amb tots els documents, un altre només amb els d’empresa i centre, i un altre només amb els d’empleats.
Per què les meves xifres no coincideixen amb les d’un company?
El quadre de comandament aplica els permisos d’àmbit de cada usuari: només s’inclouen les coordinacions de les empreses i centres als quals tens accés. Dos usuaris amb permisos diferents veuran xifres diferents.