Informes i adjunts del mòdul d’EPIS

El mòdul d’EPIS disposa de tres informes i d’un sistema comú d’adjunts amb signatura i distribució que es reutilitza a totes les pantalles que l’incorporen.

Tipus d’informe

Justificant de lliurament d’EPI

Es genera automàticament en canviar l’estat de la necessitat d’EPI a «Lliurat». Conté la informació bàsica de l’empleat i els seus llocs de treball, de l’EPI lliurat i de les condicions d’ús i particulars.

Hi apareix per defecte l’apartat de signatura de l’empleat: no cal crear la signatura manualment. Pot signar-se:

• Via correu electrònic.
• Via web, mitjançant l’operació Signar justificant de lliurament.
• En paper.

Justificant de lliurament d’EPI (taula)

Idèntic a l’anterior pel que fa al moment de generació i a les opcions de signatura, però amb la informació presentada en format de taula i sense les condicions d’ús i particulars.

Justificant de lliurament d’EPIS per empleat

Es genera manualment des de la pantalla detall o llistat d’Empleats del mòdul d’Organització. Recull la informació bàsica de l’empleat, els seus llocs de treball i tots els EPIs lliurats i signats fins al moment (en les seves versions més actuals). Recupera les signatures digitalitzades de l’empleat.

Com generar un informe

Els tres informes comparteixen el mateix flux de generació.

Justificant de lliurament d’EPI / Justificant de lliurament d’EPI (taula)

El pots generar des de dos llocs:

• Pantalla llistat «Necessitats d’EPI»: selecciona el registre i fes clic a Generar informe.
• Pantalla detall «Necessitat d’EPI»: fes clic a Generar informe.

Les opcions disponibles en generar són:

• Model d’informe: selecciona Justificant de lliurament d’EPI o Justificant de lliurament d’EPI (taula) segons correspongui.
• Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat: rebràs un correu quan l’informe s’hagi generat.
• Signar l’informe digitalment: permet que l’informe es signi digitalment.
• Enviar l’informe via email: el programa realitza un enviament en diferit de l’informe a l’empleat.
• Àmbits de distribució i Signatures: no apliquen per a aquests informes.

Justificant de lliurament d’EPIS per empleat

Es genera des del mòdul d’Organització:

• Pantalla llistat «Empleats»: selecciona un o diversos empleats i fes clic a Generar informe.
• Pantalla detall «Empleat»: fes clic a Generar informe.

Només apliquen les opcions Model d’informe i Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat. L’aplicació recupera les signatures de l’empleat per a les necessitats amb estat «Completat» més actuals.

Comportament dels adjunts

Des de qualsevol pestanya Adjunts del mòdul pots:

• Adjuntar imatges i/o documents que aportin informació al registre.
• Consultar adjunts generats automàticament o afegits manualment.
• Crear signatures i àmbits de distribució sobre qualsevol adjunt en format PDF.

Com adjuntar imatges o documents

1. Accedeix a la pestanya Adjunts i fes clic a Nou.
2. Indica el Nom descriptiu i selecciona l’arxiu des de Examinar.
3. Fes clic a Acceptar i després a Guardar.

Nota

Per a l’acció d’adjuntar, la resta de camps no són obligatoris.

Com consultar adjunts

1. Accedeix a la pestanya Adjunts.
2. Fes clic a la icona de descarregar del registre corresponent.

L’arxiu es descarrega automàticament al teu equip.

Com crear signatures sobre un adjunt PDF

1. Accedeix a la pestanya Adjunts i fes clic a Nou.
2. Indica el Nom descriptiu i selecciona el document PDF des de Examinar.
3. Un cop adjuntat, fes clic a Signatures > Nou.
4. Completa el camp Nom (títol de la persona que signarà: «Aprovat per», «Elaborat per», «Signat per», etc.) i indica qui signa. Fes clic a Acceptar.
5. Fes clic a Guardar a la pantalla del registre.

Consell

• El camp Càrrec envia el document a signar a tots els empleats amb aquest càrrec.
• El camp Persona envia el document a l’empleat seleccionat.
• El camp Ordre (autocompletat a 1) defineix l’ordre de signatura. Perquè tots els signants el rebin alhora, deixa el valor a 1.
• En indicar les persones que han de signar, el programa marca automàticament Signar l’informe digitalment i Enviar l’informe via email, i genera un enviament en diferit.

Precaució

El check Signatura amb acceptació/rebuig permet al signant acceptar i signar o rebutjar el document indicant un motiu. Si es rebutja:

• Es cancel·len les signatures següents.
• S’inactiva l’adjunt.
• Es genera un avís SmartStatus a qui va adjuntar el document perquè en torni a adjuntar un de nou.

Com distribuir un document signat

Un cop configurades les signatures:

1. Fes clic a Àmbits de distribució > Nou.
2. Completa l’àmbit de distribució i fes clic a Acceptar.
3. Fes clic a Guardar.

El programa enviarà el document automàticament a les persones de l’àmbit un cop s’hagi signat per tots els indicats.

Consell

El check Distribuir per a empleats futurs distribueix el document automàticament als nous empleats (l’aplicació considera nou empleat aquell que s’assigna a un lloc de treball).

Com seleccionar un circuit de signatures

Si la teva organització té circuits de signatura predefinits:

1. A Adjunts > Nou, indica Nom descriptiu i selecciona el document PDF.
2. Fes clic a Signatures i selecciona el Circuit de signatures que vulguis usar.
3. Fes clic a Acceptar i després a Guardar.

El programa completarà automàticament les pestanyes Signatures i Àmbits de distribució.

Composició dels adjunts

Cada pestanya Adjunts conté els següents apartats:

• Tipus de document: classifica l’adjunt, també per a ús al mòdul CAE.
• Nom descriptiu: títol de l’adjunt.
• Arxiu: la imatge o document.
• Notes: comentaris sobre l’adjunt.
• Signar l’informe digitalment i Enviar l’informe via email: checks d’acció.
• Pestanyes Detalls, Sol·licituds, Enviaments, CAE, Signatures, Plantilles on incloure, Informes, Audit, Àmbits de distribució, Persones a les quals s’ha de distribuir.
• SmartStatus: avisos generats automàticament per a aquest adjunt.

---

Font: M-SO-20-19-01 «Manual d’ús EPIS», versió 1, 21/12/2020.