Conceptes del mòdul

Accedir a Smart OSH

Per entrar a la plataforma, l’usuari administrador ha de facilitar-te: enllaç, usuari i contrasenya (o link per establir-la).

Com recuperar la contrasenya

Si disposes d’un usuari i no recordes la contrasenya, usa l’opció He oblidat la contrasenya des de la pantalla d’accés:

1. Accedeix a Smart OSH i fes clic a He oblidat la contrasenya.
2. Completa només un dels dos camps: Usuari o Adreça de correu electrònic.
3. Fes clic a Enviar dades.
4. Si el programa disposa del teu correu, rebràs de forma immediata un email per establir la nova contrasenya.

Consell

Si no reps el correu en els següents 5 minuts, contacta amb el teu responsable.

Estructura del mòdul

Des del mòdul de Gestió del canvi pots donar d’alta els canvis necessaris i concretar totes les intervencions del procés.

Menú principal

El mòdul es compon del següent menú:

• Gestió del canvi: menú principal que dóna accés a Canvis i Configuració.
• Canvis: pantalla principal per donar d’alta els canvis, gestionar-los i consultar els existents.
• Configuració: menú que permet donar d’alta el contingut dels camps configurables.

Tipus de pantalla

• Pantalla detall: pantalla de creació o consulta d’un registre. Conté els camps obligatoris, els no obligatoris i les pestanyes amb informació addicional. Exemples: Canvis, Departaments, Emplaçaments, Ubicacions, Tipus d’afectació, Afectacions, Comprovacions, Llistes de distribució i Tipus de cost.
• Pantalla llistat: mostra tots els registres donats d’alta. També es denomina pantalla de relació. En aquest mòdul disposes de la pantalla llistat de Canvi.
• Pestanya: apartat dins d’una pantalla detall que permet veure més contingut, crear registres nous o enllaçar registres existents. Pestanyes disponibles: Àmbit, Afectacions, Consultes, Documentació, Autoritzacions, Comprovacions, Enviaments, Anotacions, Costos, Informes, Adjuntes i SmartStatus.

Tipus de camps

• Camps de text lliure: es completen lliurement.
• Camps de selecció: selecciones una de les opcions disponibles.
• Camps de cerca: permeten cercar des d’una pantalla llistat.
• Camps calculats: els omple el programa de forma automàtica.

Nota

• Si el títol d’un camp conté un asterisc, el camp és d’ompliment obligatori.
• Si el títol d’un camp apareix subratllat i està omplert, en fer clic et porta a la pantalla detall del registre associat.

Accions més comunes

A les pantalles i pestanyes trobaràs icones d’acció per: donar d’alta, eliminar, desar, desar i sortir, sortir sense desar, actualitzar, generar informe, enllaçar registres, buidar camps, seleccionar d’una llista, mostrar ajuda contextual, accedir a ajustos, descarregar a Excel, exportar a PDF/Excel, desvincular registres i descarregar PDF.

Precaució

Si la icona d’una acció apareix en gris, aquesta acció no està activa i no pot executar-se.

Operacions per pestanya

Algunes pestanyes de la pantalla detall del Canvi disposen d’operacions específiques:

Pestanya	Operació
Documentació	Adjuntar document
Autoritzacions	Autoritzar canvi
Comprovacions	Gestionar comprovacions
Enviaments	Forçar enviament diferit ara · Registrar acuse fitxa de riscos
Informes	Actualitzar informe · Descarregar informes en bloc
Adjuntes	Descarregar adjunts en bloc · Signar adjunt · Canviar dates en bloc · Registrar acuse fitxa de riscos
SmartStatus	Obrir · Ignorar

Per executar una operació: selecciona el registre, fes clic a Operacions i tria l’operació que necessitis.

Informes

El mòdul disposa de l’Informe de gestió del canvi, que el programa genera i actualitza automàticament en funció de les accions dels responsables.

Precaució

No es recomana generar-lo manualment excepte que necessitis signar-lo a mà.

Per generar-lo manualment:

• Des de la pantalla llistat: selecciona el registre i fes clic a Generar informe.
• Des de la pantalla detall: fes clic a Generar informe.

En generar-lo apareixen les següents opcions:

• Model de l’informe: model a generar.
• Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat: envia avís en finalitzar.
• Signar l’informe digitalment: habilita la signatura digital.
• Enviar l’informe via email: enviament diferit a qui correspongui.
• Àmbits de distribució: destinataris quan l’informe estigui signat per tothom.
• Signatures: persones a qui s’enviarà per signar.

Estats de la gestió del canvi

Tota gestió del canvi recorre cinc estats diferenciats, encadenats segons les accions dels responsables:

#	Estat	Etapa	Acció principal
1	Esborrany	Inici	Es dona d’alta la petició; els responsables reben el correu per autoritzar el canvi.
2	Creat	Decisió	Els responsables reben la sol·licitud d’autorització de planificació i poden autoritzar i signar o rebutjar (torna a Esborrany).
3	Planificació	Planificació	Els responsables reben el document a validar i la sol·licitud d’autorització d’execució.
4	Execució	Execució	Els responsables reben la sol·licitud de comprovacions i la de posada en marxa.
5	Posada en marxa	Realització	Els responsables reben el correu per autoritzar la posada en marxa.

Nota

• A excepció del pas d’Esborrany a Creat, totes les transicions d’estat són automàtiques: no es recomana modificar-les manualment.
• Tots els enviaments de correu es realitzen en enviament diferit.

Font: M-SO-20-16-01 «Manual d’ús Gestió del canvi», versió v.1, 18/05/2020.