Convocatòries actes i recordatoris

Smart OSH permet gestionar tots els comunicats associats a una reunió o xerrada: la convocatòria, els recordatoris automàtics i l’enviament de l’acta.

Enviar la convocatòria de reunió/xerrada

1. Accedeix a Lideratge i participació dels empleats → Reunions i xerrades.
2. Selecciona la reunió i prem Operacions → Enviar convocatòria de reunió/xerrada ara.

Consell

Aquesta operació també està disponible des de dins de la pròpia reunió/xerrada.

Nota

• Si algun assistent no té email, el programa t’ho informa.
• Els assistents no integrats a l’empresa (registrats lliurement) també reben el correu.
• El correu s’envia en el mateix moment d’executar l’operació.
• Tot i que no es completi Descripció, Lloc o Ordre del dia, aquests camps apareixen en el contingut del correu (en blanc si no hi ha dades).
• Els adjunts afegits a la reunió no s’envien en aquest correu de convocatòria.
• Els assistents registrats de forma lliure reben el mateix correu que la resta, però sense l’apartat d’accés a Smart OSH.

Avisos del programa en enviar la convocatòria

En executar l’operació, el programa pot mostrar-te:

• Canvis guardats correctament: els canvis pendents s’han guardat de forma automàtica.
• Convocatòria enviada: la convocatòria s’ha enviat correctament als assistents.
• Convocatòria no enviada: un o diversos assistents no tenen email completat i no han rebut la convocatòria.

Enviar els emails de l’acta de reunió/xerrada

1. Accedeix a Lideratge i participació dels empleats → Reunions i xerrades.
2. Selecciona la reunió i prem Operacions → Enviar tots els emails de l’acta de reunió/xerrada ara.

Consell

Aquesta operació també està disponible des de dins de la pròpia reunió/xerrada.

Nota

• Si algun assistent no té email, el programa t’ho informa.
• Els assistents no integrats a l’empresa també reben el correu.
• El correu s’envia en el mateix moment d’executar l’operació.
• Només el reben els assistents que hagin assistit a la reunió.
• Els adjunts afegits a la reunió sí s’inclouen en aquest correu.
• Els assistents registrats de forma lliure reben el correu sense l’apartat «Documents a signar»: en el seu lloc reben un enllaç a l’acta dins de l’apartat Documents adjunts.

Avisos del programa en enviar l’acta

• Canvis guardats correctament: els canvis pendents s’han guardat de forma automàtica.
• Acta enviada: els emails de l’acta s’han enviat correctament als assistents.
• Acta no enviada: un o diversos assistents no tenen email completat i no han rebut l’acta.

Configurar el correu recordatori automàtic

El correu recordatori s’envia automàticament sense necessitat d’executar cap operació, sempre que s’hagi configurat l’antelació.

1. Accedeix a Lideratge i participació dels empleats → Reunions i xerrades.
2. Entra a la reunió i obre la pestanya Opcions configuració.
3. Indica el nombre d’hores a Antelació recordatori (en hores).
4. Prem Guardar.

Nota

Exemple: si la reunió és a les 09:00 h i configures una antelació de 24 hores, el programa enviarà un recordatori 24 h abans (09:00 h del dia anterior) i un altre 12 h abans (21:00 h). Si la reunió cau en dilluns, el recordatori s’enviarà diumenge.

---

Font: M-SO-20-12-01 «Manual d’ús – Lideratge i participació dels empleats», versió 1, 08/09/2020.