Planificar, assignar tasques i duplicar mesures

Assignar el responsable d’implantació

1. Accedeix a la pantalla detall de la mesura i obre la pestanya Responsable d’implantació.
2. Selecciona el càrrec i busca el nom de la persona responsable.
3. Fes clic a Desar.

Consell

• Pots complimentar Càrrec implantació i Responsable implantació, o només Responsable implantació.
• Si selecciones un càrrec, apareixerà automàticament la persona configurada per a ell en el mòdul Organització.
• Si en un mateix càrrec hi ha diversos empleats, pots triar el que correspongui.

Reassignar el responsable

Tens dues opcions:

Des de qualsevol pestanya “Mesures”:

1. Entra a la pantalla detall del registre pare.
2. A la pestanya Mesures, selecciona els registres i obre Operacions > Reassignar responsable.

Des de la pantalla llistat “Mesures” del mòdul “Riscos”:

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona els registres.
2. Obre Operacions > Reassignar responsable.

En ambdós casos:

3. Marca Reassignar a mi, Canviar càrrec o Canviar empleat i tria el nou responsable.
4. Fes clic a Acceptar.

Precaució

• El responsable no es canvia si la mesura té estat d’implantació Tancat o Anulat.
• Si el nou responsable no té permisos d’usuari per gestionar mesures, apareixerà una notificació.

Assignar i gestionar observadors en una mesura

Assignar observadors

1. Accedeix a Riscos > Mesures i entra al registre.
2. Obre la pestanya Observadors i fes clic a Enllaçar.
3. Selecciona els treballadors i fes clic a Acceptar.
4. Desa els canvis.

Canviar observadors en bloc

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona els registres amb observadors assignats.
2. Obre Operacions > Reassignar observador.
3. Selecciona els observadors a canviar, busca el nou i fes clic a Acceptar.

Eliminar observadors en bloc

1. Selecciona els registres i obre Operacions > Eliminar observadors en bloc.
2. Selecciona els observadors i fes clic a Acceptar.

Com planificar la implantació de les mesures

Perquè les mesures apareguin en els informes de Planificació de l’activitat preventiva i Seguiment de l’activitat preventiva és necessari indicar una Data fi planificada.

1. Accedeix a la pantalla detall de la mesura.
2. Obre la pestanya Planificació i complimenta:
   • Data inici: dia de registre de la mesura.
   • Data venciment: data màxima recomanada per tancar la mesura. Si està associada a un factor de risc, es completa automàticament amb la valoració del risc i la data d’inici.
   • Data fi planificada: data prevista de tancament. Es recomana que sigui anterior o coincideixi amb la de venciment.
   • Data finalització: data real de tancament.

Conseqüències de tancar la mesura

• La data de finalització es completa amb el dia actual a la mesura i les seves tasques (respectant tasques ja tancades).
• El factor de risc, no conformitat, oportunitat o objectiu associat passa a Pendent de tancament (si la mesura és única o l’última que es tanca).
• Es notifica el canvi als responsables.
• Si està actiu el circuit de verificació, l’estat passa a Pendent verificació eficàcia.

Precaució

Si està actiu el circuit d’aprovació, no podràs tancar la mesura fins que el seu estat d’aprovació sigui Aprovat.

Replanificar les dates d’una mesura

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona els registres.
2. Obre Operacions > Canviar dates.
3. Marca el check Canviar data… que correspongui, selecciona la data desitjada i fes clic a Acceptar.
4. (Opcional) Perquè la data fi planificada coincideixi amb la de venciment, marca Canviar data fi planificada i Copiar data de venciment a data fi planificada.

Nota

• La data d’aprovació o rebuig només canvia en mesures amb circuit d’aprovació actiu i estat d’implantació No iniciat.
• La data de verificació de l’eficàcia només canvia en mesures amb circuit actiu i estat Tancat.
• La data fi planificada s’esborra si estava complimentada.
• Els canvis es notifiquen als responsables.

Crear mesures periòdiques

Útil per a accions recurrents (per exemple, simulacres d’emergència).

1. Accedeix a la pantalla detall de la mesura.
2. Marca Mesura periòdica.
3. A la pestanya Planificació, indica la Periodicitat per a la generació i l’Interval (dies, mesos, anys).
4. Fes clic a Desar.

Consell

Per exemple, perquè una mesura es generi anualment, indica periodicitat 1 i interval Anys.

Nota

Un cop creada la nova mesura periòdica, aquesta no s’actualitza si es modifica la mesura anterior.

Gestionar i associar tasques a una mesura

1. Accedeix al registre de la mesura i comprova que Mesura que NO genera tasques estigui desmarcat.
2. Obre la pestanya Tasques i fes clic a Nou o Editar.
3. Complimenta els camps necessaris a la pantalla detall de la tasca.
4. Fes clic a Desar.

Nota

• Si Mesura que NO genera tasques està desmarcat, automàticament es crea una tasca amb el mateix títol de la mesura en crear-la. La tasca hereta títol, data d’inici, data de venciment i àmbit.
• Les tasques que afegeixis comparteixen l’àmbit de la mesura.
• La data d’inici de la tasca no podrà ser superior a la data de venciment de la mesura.
• Cada tasca pot tenir responsables diferents.

Gestionar l’avanç

1. Accedeix al registre de la tasca i dirigeix-te al camp % Compliment.
2. Indica un percentatge del desplegable.

Precaució

En complimentar la Data de finalització de la tasca, canviar l’estat a Tancat o posar el % de compliment al 100 %:

• Es completa la data de finalització amb el dia actual a la mesura i les seves tasques.
• L’estat de la tasca passa a Tancat i el % al 100 %.
• La mesura passa a Pendent de verificar (si la tasca és única o l’última que es tanca).
• Es notifica el canvi als responsables.

Consell

Si una mesura no té tasques, el seu grau d’avanç serà del 100 % quan estigui Tancada.

Com copiar una mesura

1. Accedeix a Riscos > Mesures i selecciona el registre.
2. Fes clic a Duplicar.
3. Modifica i complimenta la informació de la nova mesura.

Precaució

• No és possible duplicar diversos registres a la vegada.
• Per defecte es duplica tota la informació associada (inclosa la tasca associada si Mesura que NO genera tasques no està marcat).
• La nova mesura duplicada no apareixerà associada a cap factor de risc.