Gestionar una participació

Un cop creada una participació, els responsables designats reben un correu amb la informació bàsica. A partir d’aquest moment pots revisar-la, completar informació, canviar el seu estat i respondre al notificator.

Informació disponible a la pantalla detall

A la part superior es mostren els camps de Categoria, Títol, Data, Descripció, Descripció de la ubicació, Observacions i millores proposades, Responsable, Estat, Data d’aprovació i Data de tancament.

A través de les diferents pestanyes pots consultar i enriquir la informació:

• Àmbit: àmbit al qual pertany la participació.
• Respostes: alta de respostes al notificator.
• Adjunts: adjunts manuals i els generats amb l’informe de participació.
• Responsables: responsables assignats automàticament; pots afegir-ne altres.
• Dades notificator: dades bàsiques de qui va donar d’alta la participació.
• Factors de risc: crear o enllaçar un factor de risc existent.
• Informes: veure l’informe de la participació o enllaçar-ne altres de l’àmbit.
• No conformitats / Oportunitats: crear o enllaçar registres existents de l’àmbit.
• Reunions: enllaçar la participació a una reunió/xerrada.
• SmartStatus: avisos generats automàticament per a aquesta participació.

Assignar el responsable

El camp Responsable s’ha de complimentar manualment i només permet seleccionar persones que estiguin enllaçades a la pestanya Responsables.

Nota

Tot i que la pestanya Responsables es complimenta automàticament, el camp Responsable de la pantalla detall no: pot haver-hi més d’un responsable per al mateix àmbit i has d’escollir explícitament qui s’ocupa de la gestió.

Canviar l’estat

Per defecte, en crear-se la participació, l’estat és Pendent de revisar. Pots canviar-lo manualment entre els següents valors:

• Pendent de revisar: estat per defecte. Encara no s’ha realitzat cap acció.
• En curs: la participació s’està gestionant.
• Aprovada: la participació està aprovada.
• Anulada: la participació ha estat rebutjada.
• Tancat: la participació ja ha estat gestionada.

Enviar resposta al notificator

1. Accedeix a la participació a la qual vulguis respondre.
2. Entra a la pestanya Respostes i prem Nou.
3. Complimenta l’apartat Resposta i indica la Data d’enviament.
4. Prem Acceptar i després Desar.
5. Prem Operacions → Enviar resposta al notificator.

Nota

El notificator rep el correu electrònic a l’instant. La data que apareix en aquest correu és la data d’enviament de la participació, no la data d’enviament de la resposta.

---

Font: M-SO-20-12-01 «Manual d’ús – Lideratge i participació dels empleats», versió 1, 08/09/2020.