Com generar i signar un informe
SmartOSH permet generar i signar informes des de diversos mòduls seguint un flux comú: generar l’informe des del llistat o detall, configurar signants i distribució, i signar des del correu electrònic que reben els destinataris.
Aquesta pàgina cobreix el flux per a Qüestionaris i Accidents, que és pràcticament idèntic, i indica què fer per a Formació i informació.
Flux comú per generar un informe
Section titled “Flux comú per generar un informe”El procés de generació és el mateix en tots els mòduls. El que varia és on s’inicia i quines plantilles d’informe hi ha disponibles.
Passos
Section titled “Passos”- Accedeix al mòdul corresponent i selecciona el registre del qual vols generar l’informe.
- Fes clic a Generar informe.
- Selecciona el model d’informe que desitges generar.
- Revisa els camps del formulari i ajusta’ls si cal.
- Fes clic a Acceptar.
Camps del formulari de generació
Section titled “Camps del formulari de generació”| Camp | Descripció |
|---|---|
| Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat | En marcar-lo, el programa et notifica per correu electrònic quan l’informe estigui generat. |
| Signar l’informe digitalment | Ha d’estar sempre marcat perquè l’informe s’enviï a les persones que signen. |
| Enviar l’informe via email | Ha d’estar sempre marcat perquè l’informe s’enviï a les persones que signen. |
| Signatures | Persones que han de signar l’informe. Es complimenta automàticament si la plantilla seleccionada disposa d’aquesta informació; en cas contrari, cal afegir-les manualment. |
| Àmbits de distribució | Persones que han de rebre l’acusament de rebuda un cop l’informe estigui signat per tots els signants. Es complimenta automàticament si la plantilla ho preveu. |
Com afegir persones a l’apartat «Signatures»
Section titled “Com afegir persones a l’apartat «Signatures»”Si l’apartat Signatures no es complimenta automàticament:
- Fes clic a Nou.
- Al camp Nom, indica el títol que vols que aparegui davant del nom del signant (per exemple «Aprovat per», «Signat per»).
- Cerca i selecciona la persona al camp Persona.
- Fes clic a Acceptar.
Com configurar els àmbits de distribució
Section titled “Com configurar els àmbits de distribució”En afegir contingut a Àmbits de distribució (un àmbit, equip / instal·lació, activitat, càrrec o empleat), el programa enviarà l’informe en diferit a qui correspongui quan estigui signat per totes les persones indicades a Signatures.
Flux comú per signar un informe
Section titled “Flux comú per signar un informe”Un cop generat l’informe, els signants el reben per correu electrònic i segueixen aquests passos:
- Entra a la bústia de correu electrònic i fes clic a Veure document.
- Fes clic a Acceptar i signar.
- Realitza la signatura directament al requadre i fes clic a Signar.
SmartOSH mostrarà un avís indicant que l’operació ha quedat registrada.
Particularitats per mòdul
Section titled “Particularitats per mòdul”Els següents apartats destaquen únicament les diferències específiques de cada mòdul respecte al flux comú descrit més amunt.
Qüestionaris
Section titled “Qüestionaris”Accés: Qüestionaris > Qüestionaris > [seleccionar el qüestionari] > Generar informe.
Models d’informe disponibles:
- Impressió de qüestionari amb accions.
- Impressió de qüestionari amb portada.
- Informe d’Avaluació de riscos per qüestionari.
Accidents
Section titled “Accidents”Accés: Accidents > Investigacions d’accident / incident > [seleccionar la investigació] > Generar informe.
Model d’informe disponible:
- Investigació d’accident / incident (és l’únic model).
Formació i informació
Section titled “Formació i informació”Per signar el certificat de realització d’una acció formativa, el flux es gestiona des del mòdul de Formació i informació, que té el seu propi procediment específic.
Font: DM-SO-23-008 «Com generar i signar un informe», versió 1, 14/04/2023.