Quadre de comandament de Tasques
El quadre de comandament de Tasques t’ofereix una visió global de l’estat de totes les tasques de la teva organització: quantes n’hi ha, quantes encara estan pendents, quines han vençut i com evoluciona la càrrega de treball al llarg del temps.
Només veuràs les tasques a les quals tens accés segons el teu perfil d’usuari. Dues persones diferents poden veure xifres diferents en el mateix quadre de comandament, i això és l’esperat.
Conceptes clau
Section titled “Conceptes clau”Abans de repassar cada element, convé tenir clars tres conceptes que s’usen a tot el quadre de comandament:
Tasques obertes i tasques tancades. Cada estat de tasca de la teva organització, encara que tingui un nom personalitzat, equival a un dels sis estats oficials del sistema: No iniciat, En curs, Pausat, En espera, Tancat o Anulat. El quadre de comandament considera tancada tota tasca el cui estat equival a Tancat o Anulat; els altres quatre compten com a oberta.
Tasques vençudes. Una tasca està vençuda quan segueix oberta i la seva data prevista de finalització ja ha passat (és anterior a avui). Les tasques tancades mai compten com a vençudes, encara que s’haguessin tancat tard. Les tasques sense data prevista de finalització tampoc compten com a vençudes.
Filtres encadenats. Tots els filtres del quadre de comandament s’apliquen a la vegada sobre tots els gràfics i taules. Si selecciones un centre i un responsable, tot el que veus a la pantalla es recalcula només amb les tasques d’aquest centre i aquest responsable.
Filtres
Section titled “Filtres”A la part superior i al lateral esquerre trobaràs els filtres. Tots permeten selecció múltiple i la majoria inclouen un cercador per localitzar valors ràpidament.
| Filtro | Què permet acotar |
|---|---|
| Estat de la tasca | Un o diversos estats concrets (pendent, en curs, finalitzada…). |
| Data | El període de temps, segons la data d’inici de les tasques. |
| Responsable | Les tasques assignades a determinades persones. |
| Observador | Les tasques en què determinades persones figuren com a observadores. |
| Empleat observat | Les tasques associades a determinats empleats observats. |
| Projecte | Les tasques que pertanyen a determinats projectes. |
| Àmbit | L’estructura organitzativa, en forma d’arbre: empresa → centre → secció → lloc. Pots seleccionar qualsevol nivell; per exemple, un centre complet o un lloc concret. Només es mostren els elements actius de l’organització. |
| Activitat | Les tasques associades a determinades activitats (només activitats actives). |
| Equip | Les tasques associades a determinats equips de treball (només equips actius). |
| Empresa externa | Les tasques relacionades amb determinades empreses externes (només empreses actives). |
| Etiqueta i Etiqueta de tasca | Les tasques marcades amb determinades etiquetes. |
| Tipus d’origen | L’element que va generar la tasca: una reunió, un qüestionari, un estudi ergonòmic, una investigació d’accidents, un simulacre, un pla d’emergència o una mesura (il·luminació, soroll o temperatura). |
Targetes d’indicadors
Section titled “Targetes d’indicadors”A la zona central hi ha tres targetes amb els indicadors principals. Cada una mostra un valor gran i, a sota, les dades de referència amb què es compara.
Tasques obertes vs. totals
Section titled “Tasques obertes vs. totals”Mostra quantes tasques segueixen obertes enfront del total de tasques del període i els filtres seleccionats.
- Valor principal: nombre de tasques obertes (totes les que no estan finalitzades ni anul·lades).
- Valor de referència: nombre total de tasques, obertes i tancades.
- Percentatge: quina proporció del total segueix oberta.
Cada tasca es compta una sola vegada, encara que tingui diversos participants o aparegui en diversos contextos.
Tasques vençudes vs. obertes
Section titled “Tasques vençudes vs. obertes”Mostra quantes de les tasques obertes ja han superat la seva data prevista de finalització.
- Valor principal: tasques obertes la data prevista de finalització de les quals és anterior a avui.
- Valor de referència: total de tasques obertes.
- Percentatge: quina proporció del que està obert es troba vençut.
És l’indicador d’alerta del quadre de comandament: un percentatge alt significa que s’està acumulant feina fora de termini.
Durada mitjana
Section titled “Durada mitjana”Mostra quants dies es tarda, de mitjana, a completar una tasca.
- Es calcula només amb les tasques en estat equivalent a Tancat (les anul·lades no es tenen en compte).
- Per a cada tasca es compten els dies transcorreguts entre la seva data d’inici i la seva data de finalització, i es calcula la mitjana de totes elles.
El resultat es mostra arrodonit en dies.
Gràfics d’anell
Section titled “Gràfics d’anell”Tasques per estat
Section titled “Tasques per estat”Reparteix totes les tasques (obertes i tancades) segons el seu estat actual. Cada porció de l’anell és un estat, i l’etiqueta indica el nom de l’estat, el nombre de tasques i el percentatge que representa sobre el total.
Serveix per veure d’un cop d’ull com es distribueix la feina: quant està pendent, quant en curs i quant ja acabat.
També funciona com a filtre: en fer clic en una porció, la resta del quadre de comandament s’acota a les tasques d’aquest estat.
Tasques vençudes per estat
Section titled “Tasques vençudes per estat”És el mateix tipus de gràfic, però només amb les tasques vençudes (obertes i amb la data prevista de finalització ja superada). Reparteix aquestes tasques vençudes segons l’estat en què es troben.
Permet identificar en quin punt del flux de treball s’estan quedant encallades les tasques fora de termini: per exemple, si la majoria de les vençudes segueixen en estat “pendent” o si estan “en curs”.
Taula: Tasques per centre
Section titled “Taula: Tasques per centre”És un rànquing dels centres de treball segons el seu percentatge de tancament de tasques. Les tasques que no tenen centre assignat s’agrupen en una fila pròpia anomenada “Tasques sense centre”.
| Columna | Què mostra | Com es calcula |
|---|---|---|
| Posició | La posició del centre en el rànquing. | S’ordena de major a menor percentatge de tancament. Si dos centres empaten, comparteixen posició. |
| Centre | El nom del centre de treball. | — |
| % Tancament | El percentatge de tasques completades. | Tasques tancades del centre dividides entre el total de tasques del centre. S’acompanya d’una barra de progrés: com més plena, millor va el centre. |
| Totals | Totes les tasques del centre. | Recompte de tasques, obertes i tancades. |
| Obertes | Les tasques encara sense tancar. | Recompte de tasques que no estan finalitzades ni anul·lades. |
| Vençudes | Les tasques obertes fora de termini. | Recompte de tasques obertes amb data prevista de finalització anterior a avui. |
La taula també és interactiva: pots seleccionar una o diverses files per acotar la resta del quadre de comandament a aquests centres.
Gràfics d’evolució temporal
Section titled “Gràfics d’evolució temporal”Els dos gràfics de la dreta mostren com evoluciona la feina mes a mes. En ambdós, la sèrie d’un color representa les tasques obertes (segons la seva data d’inici) i la de l’altre les tasques tancades (segons la seva data de finalització). Només es mostren mesos fins al mes actual; no es projecten dades a futur.
Tasques obertes i tancades acumulades
Section titled “Tasques obertes i tancades acumulades”Mostra, per a cada mes, el total acumulat des del principi del període:
- La línia de obertes acumulades suma totes les tasques iniciades fins a aquest mes inclòs.
- La línia de tancades acumulades suma totes les tasques finalitzades fins a aquest mes inclòs.
La lectura és senzilla: la distància vertical entre les dues línies és la feina pendent en cada moment. Si les línies s’allunyen, s’està obrint feina més ràpidament del que es tanca; si s’apropen, s’està recuperant terreny.
Tasques obertes i tancades per mes
Section titled “Tasques obertes i tancades per mes”Mostra el mateix però mes a mes, sense acumular:
- Quantes tasques es van iniciar en cada mes.
- Quantes tasques es van tancar en cada mes.
Serveix per detectar pics d’activitat, mesos amb molta obertura de tasques o períodes en què el ritme de tancament va caure.
Preguntes freqüents
Section titled “Preguntes freqüents”Per què la suma de les porcions d’un anell no coincideix amb la targeta de totals? Comprova els filtres actius. Cada gràfic respon a tots els filtres a la vegada, inclosos els clics fets sobre altres gràfics o sobre la taula.
Per què una tasca tancada amb retard no apareix com a vençuda? Perquè “vençuda” descriu una situació actual: només compta el que segueix obert i fora de termini. Un cop tancada, la tasca deixa de ser vençuda.
Per què veig “Tasques sense centre” a la taula? Són tasques que no tenen un centre de treball assignat. S’agrupen en aquesta fila perquè no desapareguin de l’anàlisi.
Per què les meves xifres no coincideixen amb les d’un company? El quadre de comandament aplica els permisos d’àmbit de cada usuari: només s’inclouen les tasques de les empreses, centres o seccions a les quals tens accés. Dos usuaris amb permisos diferents veuran xifres diferents.
Una tasca amb diversos observadors o diverses etiquetes compta diverses vegades? No. Internament la tasca apareix associada a cadascun dels seus observadors i etiquetes (perquè els filtres funcionin), però tots els recompte del quadre de comandament compten tasques úniques, així que cada tasca suma una sola vegada.