Enviar fitxes de riscos per empleat

Com generar i fer arribar per correu la fitxa de riscos a cada treballador a Smartosh. Resumeix el procediment; no enumeris cada variant de plantilla d’informe.

Objectiu

Que cada empleat rebi la seva fitxa de riscos per email (signatura digital segons configuració), bé de forma periòdica automàtica o manual quan ho necessitis.

Condicions bàsiques (abans d’enviar)

Àmbit	Requisit
Empleats	Assignats a llocs de treball i amb correu electrònic a la fitxa.
Llocs de treball	Avaluació de riscos amb factors de risc definits.
Riscos / mesures	En les mesures aplicables, marcat Informació al treballador.

Enviament automàtic

Smartosh pot generar i enviar fitxes de forma programada.

Comprova que es compleixen les condicions anteriors.
Obre Ajustos → pestanya Fitxes de riscos per empleat i configura el que s’indica a la secció següent.
Assegura’t que l’enviament automàtic d’email està actiu si vols que els empleats rebin el correu.

Què configurar a Ajustos (fitxes per empleat)

Plantilla d’informe: obligatori; defineix quin model de fitxa es genera.
Periodicitat i interval: obligatoris junts; defineixen cada quant es generen les fitxes automàticament.
Enviament d’un email després de la generació: marca-ho si els empleats han de rebre el correu amb la fitxa.
Desactivar el procés de generació automàtica: si està marcat, no es generaran fitxes automàticament. Deixa-ho sense marcar perquè el cicle automàtic funcioni.

Provar sense escriure als empleats (sobreescriure correu)

Ajustos → Enviaments → General.
Marca Sobreescriure l’adreça de correu electrònic en els enviaments de correus i indica l’adreça de prova a Adreça de correu electrònic que s’utilitza quan es sobreescriu l’adreça.
Guardar.

Enviament manual: generar la fitxa

Tens dues entrades (tria la que tinguis disponible segons mòduls).

Opció A — Organització → Empleats

Organització → Empleats.
A Veure, tria la vista Fitxa de riscos per empleat.
Selecciona un o més empleats → Generar informe.
Tria el model d’informe → Acceptar.

Opció B — Formació i informació (si està contractat)

Formació i informació → Fitxes de risc per empleat.
Selecciona els empleats → Generar informe → tria model → Acceptar.

Opcions habituals a la pantalla de generació

El model ha de coincidir amb el configurat a Ajustos → Fitxes de riscos per empleat (excepte si vols una excepció puntual).
Les opcions surten de Configuració → Plantilles d’informe; les pots ajustar abans de Acceptar.
Perquè l’empleat rebi el PDF/document per correu: marca Signar l’informe digitalment i Enviar l’informe via email.
Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat: avís a l’usuari que llança la generació.
Signatures: amb un sol empleat es completen soles; amb diversos seleccionats el bloc pot semblar buit, però el sistema assigna signatura per informe.
Àmbits de distribució: només si vols notificar altres destinataris després que l’empleat hagi signat (correu informatiu).

Després de generar: Estat de la fitxa de riscos sol ser Generat i Estat de l’enviament Enviament diferit. El correu no surt a l’instant: va amb el procés nocturn.

Forçar l’enviament sense esperar el procés nocturn

Si acabes de generar la fitxa i vols el correu ja:

Organització → Empleats → vista Fitxa de riscos per empleat → selecciona registres → Operacions → Forçar enviament diferit ara (s’utilitza just després de generar).

O bé:

Documentació → Enviaments de document → selecciona l’enviament → Operacions → Forçar enviament diferit ara (admet diversos a la vegada). L’estat passa a Enviat (no llegit).

O, amb el mòdul de formació:

Formació i informació → Fitxes de risc per empleat → selecció → Operacions → Forçar enviament diferit ara (diversos a la vegada; estat Enviat (no llegit)).

La generació de l’informe pot trigar uns minuts segons el volum de dades.

Font: DM-SO-22-064 «Com enviar fitxes de riscos per empleat», versió 1.1, 20/05/2024.