CAE com a empresa externa

Guia operativa per a responsables CAE de empresa externa a Smartosh. Resumeix el manual oficial; no substitueix tots els matisos ni filtres avançats.

Objectiu

Gestionar en un sol lloc la coordinació d’activitats empresarials (CAE): dades de la teva empresa, empleats i vehicles/màquines, assignació a coordinacions, intercanvi de documentació (sol·licitada, pendent de validar, caducitats) i notificacions CAE davant l’empresa principal.

Primer accés

1. Rebràs un correu de benvinguda amb la URL, l’usuari i un enllaç per a canviar la contrasenya.
2. Crea la contrasenya en aquest enllaç (el sistema confirmarà el canvi).
3. Entra per Accés a SmartOSH i inicia sessió amb usuari i contrasenya.

Panell CAE (accessos ràpids)

Des del menú superior, Panell CAE concentra l’habitual:

Accés	Per a què serveix
Documents pendents d’acceptar o revisar	Revisar i, si toca, acceptar i signar com a responsable CAE. El número sota el títol indica pendents.
Documents sol·licitats	Documents que la contracta ha demanat; aquí adjuntes arxius.
Tots els documents	Veure documentació ja acceptada i la resta si canvies filtres (p. ex. estat).
Empreses externes	Revisar dades de la teva empresa i donar d’alta empleats per assignar-los a coordinacions.
Coordinacions	Consulta (sense editar capçalera): participants, estat documental, Notificacions CAE cap a l’empresa principal.
Subcontractes	Veure empreses subcontractades que pengen de la teva organització.
Manual CAE	Enllaç al manual complet en document.
Notificacions CAE	Veure i respondre avisos amb l’empresa principal.

Control d’accessos (des de Inici): comprovar l’estat de la documentació de treballadors d’empreses externes; l’empleat és criteri obligatori de cerca.

Rutes alternatives

Moltes pantalles es repeteixen des del mòdul CAE (per exemple CAE → Empreses externes en lloc de Panell CAE).

1. Revisar o editar dades de la teva empresa

1. Panell CAE → Empreses externes (o CAE → Empreses externes).
2. Prem els tres punts al costat del nom de la teva empresa i obre el detall.
3. Verifica o corregeix dades; si canvies alguna cosa, usa Desar i tancar.

Per donar d’alta empreses subcontractades has de coordinar-ho amb l’administrador CAE de l’empresa principal (no és un alta lliure des d’aquí).

2. Empleats: alta, dades opcionals i baixa

1. Mateixa ruta fins al detall d’Empresa externa.
2. Pestanya Empleats → Nou.
3. Completa com a mínim Nom, Cognom 1 i Identificació (DNI/NIE, etc.); confirma amb Acceptar i Desar a la pantalla anterior. Els obligatoris van marcats amb asterisc.
4. Autònoms: marca Autònom si no són plantilla; convé omplir NASS quan s’apliqui.
5. Dates d’alta/baixa a l’empresa externa: obre l’empleat, completa el pop-up i Acceptar + Desar (encara no implica estar assignat a una coordinació).

Precaució

No donis de baixa l’usuari responsable amb què entreu a la plataforma: l’usuari queda inhabilitat i es perd l’accés.

Baixa d’empleat: a la pestanya Empleats, selecció → Donar de baixa empleats (data proposada editable). Això desassigna l’empleat de totes les coordinacions i inactiva les necessitats de document lligades a ell. Només podràs donar de baixa en coordinacions on siguis responsable.

Reactivar un empleat inactiu: pestanya Empleats → Enllaçar → buscar persona → Acceptar → comprovar dates → Desar. Després has de tornar a assignar-lo a les coordinacions que corresponguin.

3. Assignar o treure empleats d’una coordinació

Sense sortir d’Empresa externa | Empleats:

• Assignar: selecciona l’empleat → Assignar/Desassignar → Assignar a coordinacions → marca coordinacions → Acceptar → Desar a empresa externa.
• Desassignar: mateix menú → Desassignar de coordinacions → marcar → Acceptar → Desar i tancar a empresa externa.

Quan els empleats quedin associats, començaran a generar-se sol·licituds de documentació segons la configuració de la coordinació.

4. Vehicles i màquines

1. Empresa externa → pestanya Vehicles/màquines → Nou.
2. Mínim: Tipus i Matrícula/Núm. de sèrie; Acceptar i Desar. Si falta un tipus al catàleg, contacta amb l’empresa principal.
3. Assignar/desassignar de coordinacions: igual que amb empleats, des de Assignar/Desassignar en aquesta pestanya.
4. Per eliminar el vincle del vehicle amb la teva empresa externa: seleccionar fila → Eliminar (segons manual).

5. Documentació: pendents, sol·licitats i estats

Pendent d’acceptar o revisar

Panell CAE → Documents pendents… → sobre la fila, Validar el document (o Operacions → Anar a la pàgina de validació). Descarrega l’arxiu, revisa i Acceptar i Signar si procedeix. Si ets validador, podràs indicar caducitat i expedició. La signatura digital es pot fer en un requadre amb el ratolí si el flux ho exigeix.

Si l’ítem no apareix amb vora blava, el responsable del document pot ser una altra empresa externa.

Documents sol·licitats

Panell CAE → Documents sol·licitats → Pujar el document o Operacions → Adjuntar documents. Tries arxiu, Data d’expedició i Acceptar. Només un arxiu per petició: si en van diversos, combina’ls o comprimeix-los en un zip. La data de caducitat indicada condiciona la resol·licitud automàtica; sol haver-hi avisos 14 i 7 dies abans.

Plantilla: si aplica, descarrega la plantilla (plataforma o correu), omple-la, virtualitza-la i puja-la amb Adjuntar document.

Tots els documents

Per defecte veuràs Acceptat; amplia amb el filtre Document per a altres estats.

Estats útils (resum): Sol·licitat (adjuntar o reenviament després de rebuig), Pendent d’acceptar/revisar, Acceptat, Rebutjat, Anulat/No aplica. Si et rebutgen, rebràs correu al responsable CAE amb motiu.

Caducitat i canvi d’adjunt

• A punt de caducar: avisos previs; després de caducar, arribarà una nova sol·licitud per pujar el document renovat. Mentrestant el document anterior pot seguir considerant-se acceptat segons regles del flux (veure manual).
• Canviar adjunt només si l’estat segueix Pendent d’acceptar/revisar a destí: Panell CAE → Tots els documents → filtres segons manual → Operacions → Canviar l’arxiu adjunt actual.

Document «No aplica»

Des de Pujar el document, opció No aplica: motiu i confirmar. Passa a validació de l’empresa principal; si el rebutgen, es torna a sol·licitar. Si valides tu un document entrant i no aplica, el manual preveu flux No aplica des de la validació fins a deixar la necessitat en Anulat/No aplica.

6. Descàrrega massiva

CAE → Documents: selecciona registres → Operacions → Descarregar els documents en bloc (actius, inactius o ambdós; al zip els actius poden anar marcats amb (A) segons el manual).

7. Filtres i llistats (idea general)

A Documents, Coordinacions, Empreses externes, etc. hi ha filtres superiors (estat, caducitat, classe, tipus de coordinació…). Pots afinar amb Selector de columnes (clic dret a capçaleres) i filtre per embut a columnes, o buscador de text. Els filtres de capçalera són d’una opció cadascun; pots combinar diversos filtres diferents.

8. Subcontractes

Si treballa una subcontracta sota la teva responsabilitat, l’empresa principal ha de donar d’alta l’accés després de rebre NIF, raó social i dades del responsable CAE (nom, DNI, correu). A Panell CAE → Subcontractes veus el llistat. Per veure documents de subcontracta en llistats, afegeix la columna Subcontracta (selector de columnes).

9. Notificacions CAE

• Llistat: Panell CAE → Notificacions CAE (el número indica no llegides).
• Crear: Panell CAE → Coordinacions → obre la coordinació → pestanya Notificacions CAE → Nou → completa obligatoris (*).
• Enviar: al llistat de notificacions, selecciona → Operacions → Enviar notificació (només si no està marcat Notificació enviada; per reenviar, desmarca Enviat segons manual). La resposta de l’empresa principal apareix a la columna Resposta.

10. Consultar documentació d’un empleat

Inici → Control d’accessos → criteris (l’empleat és obligatori) → Buscar documents. Els responsables externs i addicionals veuen segons abast la seva empresa i subcontractes (detall al manual).

---

*Font: M-SO-21-09 «Manual d’ús CAE per a empresa externa», versió 17.1, 19/05/2025.