Signar, distribuir i descarregar informes

Signar un informe

Des de l’opció Generar informe pots configurar la signatura de qualsevol informe perquè es signi abans de la seva distribució.

1. Obre la pantalla Generar informe des de Riscos o Organització.
2. Fes clic a la pestanya Firmes i selecciona Nou.
3. A la pantalla Firmes completa els camps necessaris: Nom, Càrrec, Persona (entre d’altres).
4. Fes clic a Acceptar i a continuació Acceptar a Generar informe.
5. Fes clic a Guardar a la pantalla del registre pertinent.

Camps del bloc “Firmes”

• Nom: epígraf que apareixerà a l’apartat de signatura de l’informe (per exemple, Aprovat per, Elaborat per, Signat per).
• Càrrec: càrrec de la persona que signa. Apareix al camp de la signatura.
• Persona: nom i cognoms de qui signa. Si està marcada l’opció Signar l’informe digitalment, l’informe s’enviarà al correu electrònic d’aquesta persona.
• Ordre: ordre en què apareixerà cada signatura a l’informe i ordre d’enviament per a la signatura digital.
• Signatura amb acceptació/rebuig: permet a la persona Acceptar i signar o Rebutjar el document i indicar el motiu.

Consell

Perquè totes les persones rebin l’informe alhora, deixa un “1” al camp Ordre. Per enviaments seqüencials, indica “1”, “2”, “3”, etc.

Precaució

Si un document es rebutja, l’aplicació cancel·la les properes signatures, inactiva l’informe i genera un avís SmartStatus al responsable per resoldre la incidència.

Nota

• En marcar Signar l’informe digitalment, l’informe s’envia a les persones seleccionades per a la seva signatura. Si no es marca, l’informe es generarà igualment i podrà signar-se a mà.
• Si afegeixes contingut a la pestanya Firmes, les caselles Signar l’informe digitalment i Enviar l’informe via email es marquen automàticament.

Distribuir un informe

1. Configura prèviament les signatures de l’informe.
2. Des de la pantalla Generar informe, fes clic a la pestanya Àmbits de distribució i selecciona Nou.
3. A la nova pantalla Àmbit completa els camps i fes clic a Acceptar.
4. Fes clic a Acceptar a Generar informe i a continuació Guardar a la pantalla del registre.

Nota

• El programa enviarà el document a les persones que apliquin un cop s’hagi signat per tots els indicats a Firmes.
• Perquè l’enviament automàtic funcioni, els correus electrònics de cada persona han d’estar registrats prèviament des del mòdul Organització.
• La casella Distribuir per a empleats futurs distribueix automàticament el document als nous empleats (un nou empleat es considera tal quan se li assigna un lloc de treball).

Consultar i descarregar informes

La consulta i descàrrega es realitzen des del mòdul Smart, amb dues opcions: pantalla Informes o pantalla Adjunts.

Des de “Informes”

1. Accedeix al mòdul Smart i obre la pestanya Informes.
2. Fes clic a la icona Descarregar del registre desitjat.
3. Per descarregar diversos informes alhora, selecciona els registres, obre Operacions i tria Descarregar informes en bloc.

Des de “Adjunts”

1. Accedeix al mòdul Smart i obre la pestanya Adjunts.
2. Fes clic a la icona del registre desitjat per descarregar un únic informe.
3. Per descarregar-ne diversos alhora, selecciona els registres, obre Operacions i tria Descarregar els adjunts en bloc.