Estats de la documentació

Cada document d’una coordinació passa per diferents estats que indiquen quina acció s’espera per part teva o per part de l’empresa principal. Conèixer el significat de cada estat et permet saber què fer en cada moment i mantenir la documentació al dia.

On consultar l’estat

Els estats es consulten des dels apartats de documentació de la coordinació. A cada necessitat de document es mostra un estat que defineix la situació actual del tràmit.

Els quatre estats principals són:

• Sol·licitat
• Pendent d’acceptar / revisar (signar)
• Acceptat
• Anulat / No aplica

Sol·licitat

Un document en estat Sol·licitat indica que l’empresa principal t’està demanant un document i has de pujar-lo.

Les sol·licituds poden originar-se per:

• Documents nous que es demanen per primera vegada.
• Rebuigs previs que requereixen que pugis un nou document.
• Actualitzacions de documents que estan a punt de caducar o que ja han caducat.

Com respondre a una sol·licitud

1. Identifica el document que t’estan demanant.
2. Indica la data d’expedició.
3. Puja el document a l’espai habilitat per a això.
4. Prem Adjuntar per enviar-lo.

Després d’adjuntar-lo, la sol·licitud canviarà a Pendent d’acceptar / revisar i quedarà a l’espera de validació del client. Ja no requereix accions per part teva.

Pendent d’acceptar / revisar (signar)

Un document en estat Pendent d’acceptar / revisar (signar) indica que l’empresa principal t’està enviant un document perquè el acceptis i signin.

Nota

Aquests enviaments solen ser documents informatius i de riscos específics que l’empresa principal t’envia i que és important que coneguis.

Com acceptar i signar el document

1. El sistema et mostrarà una previsualització del document.
2. Revisa el seu contingut.
3. Prem Acceptar i signar per confirmar-ho.

Previsualització ràpida

Si només vols veure el document sense entrar a la pàgina de signatura, pots usar la icona Veure document per obrir una previsualització.

Un cop signat, l’enviament passarà a estat Acceptat i no requerirà més accions per part teva.

Acceptat

Un document en estat Acceptat significa que:

• L’empresa principal ha donat per bo el document que tu havies pujat, o
• Tu has acceptat i signat un document que t’havien enviat.

Accions disponibles

• Veure document: previsualitza el document des de la icona corresponent.
• Descarregar: si vols tenir l’arxiu físicament al teu dispositiu, usa l’opció Descarregar.

En aquest estat no es requereix cap acció addicional.

Anulat / No aplica

De vegades et sol·liciten documents no obligatoris que no apliquen a l’empleat, vehicle o activitat en qüestió. En aquests casos, pots indicar-ho a l’empresa principal en lloc de pujar un document.

Com marcar un document com a “No aplica”

1. A la sol·licitud, prem l’opció No Aplica.
2. Especifica el motiu pel qual el document no aplica, perquè quedi constància.
3. Confirma l’acció.

La sol·licitud passarà a estat Anulat / No aplica i deixarà de requerir accions per part teva.

Validació posterior

Depenent de la configuració del client, és possible que la sol·licitud de No aplica hagi de passar per una validació posterior i ser ratificada per l’empresa principal. En aquest cas:

• La sol·licitud passarà primer a estat Pendent d’acceptar / revisar (signar).
• Si l’empresa principal la accepta, canviarà a Anulat / No aplica.
• Si la rebutja, tornarà a estat Sol·licitat i hauràs d’aportar el document.

Resum ràpid

Estat	Significat	Acció esperada
Sol·licitat	Et demanen un document	Pujar el document
Pendent d’acceptar / revisar (signar)	T’envien un document	Revisar, acceptar i signar
Acceptat	Document validat o signat	Cap (consultar/descarregar)
Anulat / No aplica	El document no aplica al cas	Cap (pot requerir validació posterior)

---

Font: Documentació interna de Smartosh «Estats de la documentació», disponible a Scribe.