Saltar al contingut
Smart OSH Smart OSH docs

Gestió d’autoritzacions d’empleat amb tipus configurables

Visió general

Section titled “Visió general”

La funcionalitat de gestió d’autoritzacions d’empleat amb tipus configurables permet administrar de forma estructurada les autoritzacions associades a cada empleat, substituint el model anterior basat en text lliure per un sistema configurable, traçable i orientat a la generació documental.

Amb aquesta millora, Smart OSH incorpora:

  • Un mestre de tipus d’autorització configurable.
  • La gestió de autoritzacions individuals per empleat.
  • Una pantalla global per consultar i mantenir autoritzacions de tota l’organització.
  • La generació d’informes vinculats a cada autorització.
  • La vinculació documental entre l’autorització i la fitxa de l’empleat.
  • Suport per a càrrega massiva mitjançant Excel en el mestre de tipus.

Per a què serveix

Section titled “Per a què serveix”

Aquesta funcionalitat està pensada per a:

  • Estandarditzar la gestió d’autoritzacions.
  • Controlar la vigència de cada autorització mitjançant dates.
  • Permetre múltiples autoritzacions del mateix tipus per a un mateix empleat.
  • Generar documentació usant plantilles associades al tipus d’autorització.
  • Consultar autoritzacions transversalment des d’un llistat global.
  • Mantenir traçabilitat documental des de l’autorització i des de l’empleat.

Tipus d’autorització disponibles

Section titled “Tipus d’autorització disponibles”

A més dels tipus ja existents, s’incorporen nous tipus d’autorització per al seu ús en el sistema.

Entre els nous tipus contemplats s’inclouen:

  • Autorització per a treballs en espais confinats
  • Autorització per a treballs en altura
  • Autorització per a manipulació de productes químics

Requisits i consideracions prèvies

Section titled “Requisits i consideracions prèvies”

Abans d’utilitzar aquesta funcionalitat, convé tenir en compte el següent:

  • Han d’existir tipus d’autorització configurats en el mestre.
  • Per generar informes, el tipus d’autorització ha de tenir una plantilla d’informe associada.
  • La visibilitat de menús i operacions depèn dels permisos de l’usuari.
  • La gestió d’autoritzacions es realitza tant des de la fitxa de l’empleat com des d’un menú global.
  • La data fi no pot ser anterior a la data inici.
  • No es permet eliminar un tipus d’autorització si està sent utilitzat per alguna autorització.

Mestre de tipus d’autorització

Section titled “Mestre de tipus d’autorització”

Què és

Section titled “Què és”

El mestre de tipus d’autorització és la configuració base des de la qual es defineixen els diferents models d’autorització disponibles a la plataforma.

Permet parametritzar:

  • El codi del tipus.
  • El nom de l’autorització.
  • El títol de l’autorització.
  • La plantilla d’informe associada.
  • Les condicions i observacions.
  • La descripció de l’autorització.

On es troba

Section titled “On es troba”

Ruta de menú:

Organització | Configuració | Tipus d’autorització

Què es pot fer

Section titled “Què es pot fer”

En aquesta pantalla es disposa d’operacions estàndard:

  • Nou
  • Editar
  • Eliminar

Camps del detall

Section titled “Camps del detall”

Cada tipus d’autorització pot incloure els següents camps:

  • Codi: obligatori i únic.
  • NomAutorización: obligatori.
  • TituloAutorizacion
  • Plantilla d’informe
  • Condicions i observacions
  • Descripció de l’autorització

Com crear un tipus d’autorització

Section titled “Com crear un tipus d’autorització”
  1. Accedeix a Organització | Configuració | Tipus d’autorització.
  2. Prem Nou.
  3. Informa el codi del tipus.
  4. Informa el nom de l’autorització.
  5. Completa, si escau, el títol, la plantilla d’informe, la descripció i les condicions i observacions.
  6. Desa el registre.

Com editar un tipus existent

Section titled “Com editar un tipus existent”
  1. Accedeix al llistat de Tipus d’autorització.
  2. Selecciona el registre que vols modificar.
  3. Prem Editar.
  4. Actualitza els camps necessaris.
  5. Desa els canvis.

Com eliminar un tipus

Section titled “Com eliminar un tipus”
  1. Accedeix al llistat de Tipus d’autorització.
  2. Selecciona el tipus.
  3. Prem Eliminar.
  4. Confirma l’operació si el sistema ho sol·licita.

Gestió d’autoritzacions a la fitxa de l’empleat

Section titled “Gestió d’autoritzacions a la fitxa de l’empleat”

Canvi principal a la fitxa

Section titled “Canvi principal a la fitxa”

L’antiga pestanya Dades per a autoritzacions passa a denominar-se Autoritzacions.

El canvi funcional més important és que desapareixen els camps de text lliure i es substitueixen per una grid estructurada.

Què mostra la pestanya Autoritzacions

Section titled “Què mostra la pestanya Autoritzacions”

La grid d’autoritzacions de l’empleat inclou aquestes columnes:

  • Codi
  • Títol autorització
  • Data inici autorització
  • Data fi autorització

Operacions disponibles:

  • Nou
  • Eliminar
  • Generar informe

Alta o edició d’una autorització

Section titled “Alta o edició d’una autorització”

En crear o editar una autorització s’obre un formulari amb aquests camps:

  • Tipus d’autorització
  • Títol autorització
  • Data inici
  • Data fi
  • Plantilla d’informe
  • Descripció de l’autorització
  • Condicions i observacions

A més, existeix una pestanya addicional:

  • Informes i adjunts

En ella es pot:

  • Consultar l’informe generat.
  • Emmagatzemar un fitxer adjunt associat.

Autocompletat des del tipus d’autorització

Section titled “Autocompletat des del tipus d’autorització”

En seleccionar un tipus d’autorització, el sistema omple automàticament:

  • Títol autorització
  • Plantilla d’informe
  • Descripció
  • Condicions i observacions

Aquests valors s’obtenen del mestre de tipus d’autorització.

Com crear una autorització per a un empleat

Section titled “Com crear una autorització per a un empleat”
  1. Accedeix a la fitxa de l’empleat.
  2. Entra a la pestanya Autoritzacions.
  3. Prem Nou.
  4. Selecciona el tipus d’autorització.
  5. Revisa els camps autocompletats.
  6. Informa o ajusta les dates d’inici i fi.
  7. Completa o corregeix, si escau, el títol, la descripció, la plantilla o les condicions.
  8. Desa el registre.

Com editar una autorització d’empleat

Section titled “Com editar una autorització d’empleat”
  1. Accedeix a la fitxa de l’empleat.
  2. Entra a Autoritzacions.
  3. Obre l’autorització que vols modificar.
  4. Realitza els canvis necessaris.
  5. Desa.

Com eliminar una autorització d’empleat

Section titled “Com eliminar una autorització d’empleat”
  1. Accedeix a la pestanya Autoritzacions de l’empleat.
  2. Selecciona el registre corresponent.
  3. Prem Eliminar.
  4. Confirma l’operació.

Com generar l’informe d’una autorització

Section titled “Com generar l’informe d’una autorització”
  1. Accedeix a l’autorització de l’empleat.
  2. Prem Generar informe.
  3. El sistema utilitzarà la plantilla associada a l’autorització.
  4. El document generat quedarà vinculat a l’autorització i a l’empleat.

Gestió global d’autoritzacions

Section titled “Gestió global d’autoritzacions”

Què és

Section titled “Què és”

A més de la gestió des de la fitxa de l’empleat, Smart OSH incorpora una vista centralitzada per consultar i mantenir totes les autoritzacions de l’organització.

On es troba

Section titled “On es troba”

Ruta de menú:

Organització | Autoritzacions d’empleat

Què mostra el llistat global

Section titled “Què mostra el llistat global”

La pantalla global mostra autoritzacions de tots els empleats amb columnes principals com:

  • Codi
  • Identificació
  • Empleat
  • Tipus autorització
  • Data inici autorització
  • Data final autorització

Filtres disponibles

Section titled “Filtres disponibles”

La grid permet filtrar per:

  • Àmbit
  • Actiu
  • Tipus d’empleat
  • Càrrec

Operacions disponibles

Section titled “Operacions disponibles”

Des d’aquesta pantalla es pot:

  • Nou
  • Eliminar
  • Generar informe

El seu funcionament és equivalent al de la pestanya d’autoritzacions de l’empleat, amb la diferència que aquí l’autorització es gestiona des d’una vista transversal.

Detall de l’autorització global

Section titled “Detall de l’autorització global”

La pantalla de detall conté:

  • Els mateixos camps que l’autorització d’empleat.
  • Un camp addicional obligatori de relació amb l’empleat.

Com crear una autorització des del llistat global

Section titled “Com crear una autorització des del llistat global”
  1. Accedeix a Organització | Autoritzacions d’empleat.
  2. Prem Nou.
  3. Selecciona l’empleat.
  4. Selecciona el tipus d’autorització.
  5. Revisa els camps autocompletats.
  6. Informa les dates i la resta de dades necessàries.
  7. Desa el registre.

Com localitzar autoritzacions concretes

Section titled “Com localitzar autoritzacions concretes”
  1. Accedeix al llistat global.
  2. Utilitza els filtres disponibles segons la teva necessitat.
  3. Executa la cerca.
  4. Revisa els registres resultants.
  5. Accedeix al detall o genera informes si escau.

Generació d’informes

Section titled “Generació d’informes”

Com funciona

Section titled “Com funciona”

Cada autorització pot tenir una plantilla d’informe associada. Quan es genera l’informe, el sistema usa automàticament la plantilla vinculada al tipus o a l’autorització concreta, segons la configuració disponible.

Quins dades utilitza

Section titled “Quins dades utilitza”

L’informe generat pren les dades de:

  • L’autorització
  • L’empleat
  • La plantilla associada

Vinculació documental

Section titled “Vinculació documental”

Què passa en generar un informe

Section titled “Què passa en generar un informe”

Quan es genera un informe des d’una autorització, el sistema:

  • L’emmagatzema a la pròpia autorització.
  • L’emmagatzema també a informes i adjunts de l’empleat.

Què aporta aquesta vinculació

Section titled “Què aporta aquesta vinculació”
  • Traçabilitat completa
  • Accés des d’ambdós contextos
  • Conservació documental centralitzada

Adjuntes

Section titled “Adjuntes”

A més de l’informe generat, l’autorització permet emmagatzemar fitxers adjunts relacionats.

Càrrega massiva mitjançant Excel

Section titled “Càrrega massiva mitjançant Excel”

Què permet

Section titled “Què permet”

El mestre Tipus d’autorització s’incorpora als processos de càrrega massiva per Excel.

Això permet:

  • Inserir nous tipus
  • Actualitzar tipus existents
  • Validar camps obligatoris

Objectiu de la càrrega massiva

Section titled “Objectiu de la càrrega massiva”
  • Facilitar la parametrització inicial
  • Reduir tasques manuals repetitives
  • Mantenir el mestre de forma més eficient

Com utilitzar-la

Section titled “Com utilitzar-la”
  1. Descarrega la plantilla de càrrega massiva corresponent.
  2. Afegeix nous tipus o modifica els existents.
  3. Verifica que els camps obligatoris estan informats.
  4. Executa la càrrega a Smart OSH.
  5. Revisa el resultat i corregeix els possibles errors de validació.

Regles funcionals clau

Section titled “Regles funcionals clau”

Repetició de tipus

Section titled “Repetició de tipus”
  • Es permet registrar diverses autoritzacions del mateix tipus per a un mateix empleat.

Vigència

Section titled “Vigència”
  • La vigència de l’autorització queda delimitada per data d’inici i data de fi.

Integritat del mestre

Section titled “Integritat del mestre”
  • No es pot desar un tipus amb codi duplicat.
  • No es pot eliminar un tipus que ja estigui en ús.

Relació obligatòria amb empleat

Section titled “Relació obligatòria amb empleat”
  • En la gestió global, no es pot desar una autorització sense associar-la a un empleat.

Validació de dates

Section titled “Validació de dates”
  • No es permet una data fi anterior a la data inici.

Casos d’ús habituals

Section titled “Casos d’ús habituals”

Emetre una autorització estàndard a un empleat

Section titled “Emetre una autorització estàndard a un empleat”
  1. Es configura prèviament el tipus d’autorització en el mestre.
  2. S’accedeix a la fitxa de l’empleat.
  3. Es crea una nova autorització seleccionant aquest tipus.
  4. El sistema completa automàticament els textos base i la plantilla.
  5. Es guarden les dates.
  6. Es genera l’informe.

Resultat: l’autorització queda registrada i documentada amb traçabilitat.

Consultar quins empleats tenen una autorització concreta

Section titled “Consultar quins empleats tenen una autorització concreta”
  1. Accedeix a Organització | Autoritzacions d’empleat.
  2. Filtra pel tipus d’autorització que vols consultar.
  3. Revisa el llistat resultant.

Resultat: obtens una visió global d’empleats i vigència de les seves autoritzacions.

Mantenir un històric de renovacions

Section titled “Mantenir un històric de renovacions”
  1. Crea una autorització inicial per a l’empleat.
  2. Quan sigui necessari, crea una nova autorització del mateix tipus amb noves dates.
  3. Conserva ambdues al sistema.

Resultat: es manté un històric d’autoritzacions sense sobreescriure registres previs.

Consideracions sobre permisos, auditoria i rendiment

Section titled “Consideracions sobre permisos, auditoria i rendiment”

La funcionalitat contempla:

  • Control de permisos per rol
  • Auditoria de creació, modificació i eliminació
  • Validacions homogènies entre popup i detall
  • Compatibilitat amb l’exportació estàndard de grids

Beneficis principals

Section titled “Beneficis principals”

Aquesta funcionalitat aporta:

  • Autonomia de configuració
  • Estandardització documental
  • Control històric
  • Gestió estructurada
  • Cerca transversal
  • Escalabilitat futura
  • Millor traçabilitat i auditoria

Resum

Section titled “Resum”

La gestió d’autoritzacions d’empleat amb tipus configurables transforma l’administració d’autoritzacions a Smart OSH cap a un model més sòlid i mantenible.

Permet:

  • Configurar tipus des d’un mestre
  • Gestionar autoritzacions des de l’empleat o des d’una vista global
  • Generar i emmagatzemar informes
  • Associar documentació a cada registre
  • Controlar la vigència i mantenir històric

Es tracta d’una millora clau per a organitzacions que necessiten un control formal, auditable i escalable de les autoritzacions associades als seus empleats.

Ref. SO-3423