Importacions ràpides

Les importacions ràpides et permeten carregar informació de l’estructura organitzativa a Smart OSH sense haver de fer-ho per KB020 ni pel sistema general d’importacions de dades.

Des d’aquest apartat pots importar de forma ràpida els registres d’Empreses, Centres, Seccions, Puestos, Empleats i Assignacions a llocs de treball de l’empleat.

Precaució

Aquest procés afecta a dades directes de l’estructura organitzativa i dels empleats. Revisa sempre amb cura les dades que carregaràs abans d’executar la importació.

Flux general

Qualsevol importació ràpida segueix sempre els mateixos tres passos:

1. Descarrega l’Excel de plantilla que necessitis.
2. Completa l’Excel amb les dades que vulguis importar.
3. Carrega l’Excel a l’apartat d’importacions ràpides i espera que el programa acabi de processar-lo.

Dues plantilles, dos casos d’ús

Smart OSH ofereix dues plantilles segons el que vagis a carregar:

Plantilla buida

És la plantilla completa. Usa-la quan vulguis carregar estructura organitzativa (empreses, centres, seccions, llocs de treball) i, opcionalment, també empleats i les seves assignacions. Conté sis pestanyes: Empreses, Centres, Seccions, Puestos, Empleats i Assignacions.

Plantilla càrrega empleats

Plantilla simplificada per quan només necessites carregar empleats i les seves assignacions sobre una estructura organitzativa que ja existeix a Smart OSH. Conté dues pestanyes: Empleats i Assignacions (aquesta última es completa automàticament des de la pestanya Empleats).

Consell

Si carregaràs empleats, carrega sempre Empleats i Assignacions en la mateixa importació. Les assignacions a lloc de treball són el que dóna sentit a l’empleat dins de l’estructura organitzativa.

Com descarregar una plantilla

Les tres opcions de descàrrega estan a Configuració > Importacions ràpides > Operacions.

Plantilla buida

1. Accedeix a Configuració > Importacions ràpides.
2. Fes clic a Operacions > Exportar plantilla buida.
3. Obre el document Excel descarregat.

Plantilla de càrrega d’empleats

1. Accedeix a Configuració > Importacions ràpides.
2. Fes clic a Operacions > Exportar plantilla càrrega empleats.
3. Obre el document Excel descarregat.

Plantilla amb dades d’exemple

Si vols veure un exemple de com es completa l’Excel:

1. Accedeix a Configuració > Importacions ràpides.
2. Fes clic a Operacions > Exportar plantilla amb dades d’exemple.
3. Obre el document Excel descarregat.

Consell

És la mateixa plantilla buida però amb files d’exemple completades. Útil com a referència visual quan estàs aprenent a usar l’eina.

Com completar l’Excel

1. Obre l’Excel de la plantilla que vulguis completar. Si la descàrrega es realitza amb vista protegida, fes clic a Habilitar edició.
2. Completa les dades a les pestanyes que vulguis importar.
3. Desa l’Excel al teu equip.

Regles generals de complimentació

Aquestes regles apliquen a totes les pestanyes i són la causa més freqüent d’errors quan s’ometen:

Precaució

Els camps en blanc també modifiquen dades. Si deixes un camp en blanc per a un registre que ja existeix a Smart OSH i aquest camp sí estava completat al programa, la importació esborra el contingut existent, deixant-lo buit.

Recomanació: quan modifiquis un registre existent, completa el màxim nombre de camps opcionals que ja tingués, encara que no vulguis canviar-los.

Nota

• Les pestanyes que no vulguis importar i no siguin obligatòries les pots eliminar o deixar en blanc.
• Les columnes obligatòries estan indicades en color blau fosc a la plantilla.
• Les columnes opcionals estan indicades en color blau clar.
• Algunes columnes tenen notes integrades a la pròpia plantilla amb el detall de com completar-les.

Consell

• Per a les pestanyes Empleats i Assignacions, carrega-les sempre en la mateixa importació. Si no carregaràs aquesta informació, elimina ambdues pestanyes de l’Excel.
• Quan una pestanya depengui d’altres (per exemple, Assignacions fa referència a empreses, centres, seccions, llocs de treball i empleats), copia i enganxa els codis identificatius de les altres pestanyes per evitar discrepàncies per errors tipogràfics.

El camp «Operacion»

Gairebé totes les pestanyes inclouen una columna Operacion amb dos possibles valors:

• Modificació: afegeix el registre si no existeix o el modifica si ja existia.
• Eliminar o Baixa (segons pestanya): elimina definitivament el registre.

Precaució

Per als empleats, si vols marcar-los com a inactius sense eliminar-los, indica Modificació al camp Operacion i completa el camp FechaBaja a la pestanya Assignacions.

El camp «Codigo»

Quan una columna es diu Codigo, CodigoEmpresa, CodigoCentro, etc., el valor ha de ser idèntic al ja existent a Smart OSH si el registre ja està donat d’alta.

Precaució

El codi distingeix caràcters exactes. Per exemple, si a Smart OSH el codi està donat d’alta com 01, indicar 1 es considera un codi diferent i la importació crearà un registre nou en lloc d’actualitzar l’existent.

Pestanya «Empreses»

Columna	Descripció
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Eliminar per esborrar definitivament.
Codigo	Codi del registre. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH si l’empresa ja existeix.
Nombre	Raó social o nom identificatiu de l’empresa.
TipoIdentificacion	0 (CIF), 1 (NIF), 2 (NRT), 99 (Altres).
Identificador	Número identificador corresponent al tipus (CIF, NIF, NRT o Altres).
Observaciones	Observacions a incloure a la pantalla detall de l’empresa.
EMail	Correu electrònic de la pantalla detall.
DescripcionActividad	Activitats que s’inclouran a Descripció i classificació.
DescripcionInstalaciones	Instal·lacions que s’inclouran a Descripció i classificació.
Telefono	Telèfon que s’inclourà a la pestanya Telèfons.
Activo	X per mantenir l’empresa activa.
Etiquetas	Etiquetes a afegir a la pantalla detall.
CodigoCNAE	Codi de la Classificació Nacional d’Activitats Econòmiques que s’inclourà a Descripció i classificació.

Pestanya «Centres»

Columna	Descripció
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Baixa per eliminar definitivament.
CodigoEmpresa	Codi de l’empresa a la qual pertany el centre. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH.
CodigoCentro	Codi del centre. Ha de coincidir exactament si ja existeix.
Nombre	Nom identificatiu del centre.
Activo	X per mantenir el centre actiu.
Direccion	S’inclourà al camp Carrer de la pantalla detall.
Ciudad	S’inclourà al camp Població.
Pais	S’inclourà dins del camp Adreça.
Telefono	Telèfon que s’inclourà a la pestanya Telèfons.
DescripcionActividad	Activitats a incloure a Descripció i classificació.
DescripcionInstalaciones	Instal·lacions a incloure a Descripció i classificació.
CNAE	Codi CNAE a incloure a Descripció i classificació.
CCSS	Compte de Cotització a la Seguretat Social a incloure a Descripció i classificació.
Email	Correu electrònic de la pantalla detall del centre.
Etiquetas	Etiquetes a afegir a la pantalla detall.
Latitud	Latitud a afegir a Descripció i classificació.
Longitud	Longitud a afegir a Descripció i classificació.
TecnicoPRL	Identificador de l’empleat que s’afegirà com a Tècnic PRL principal a la pestanya Modalitats preventives.
ListaTecnicosPRL	Identificadors addicionals de tècnics PRL. Separa diversos empleats amb ;.
Observaciones	Observacions a incloure a la pantalla detall del centre.

Pestanya «Seccions»

Columna	Descripció
CodigoEmpresa	Codi de l’empresa a la qual pertany la secció. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH.
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Baixa per eliminar definitivament.
CodigoCentro	Codi del centre al qual pertany la secció. Ha de coincidir exactament.
CodigoSeccion	Codi de la secció. Ha de coincidir exactament si ja existeix.
Nombre	Nom identificatiu de la secció.
DescripcionActividad	Activitats a incloure a la pestanya Descripció.
DescripcionInstalaciones	Instal·lacions a incloure a la pestanya Descripció.
Etiquetas	Etiquetes a afegir a la pantalla detall.
Activo	X per mantenir la secció activa.
Observaciones	Observacions a incloure a la pantalla detall.

Pestanya «Puestos»

Columna	Descripció
CodigoEmpresa	Codi de l’empresa. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH.
CodigoCentro	Codi del centre. Ha de coincidir exactament.
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Baixa per eliminar definitivament.
CodigoSeccion	Codi de la secció. Ha de coincidir exactament.
CodigoPuesto	Codi del lloc de treball. Ha de coincidir exactament si ja existeix.
Nombre	Nom identificatiu del lloc de treball.
DescripcionFuncion	Descripció de les funcions del lloc, a incloure a la pestanya Descripció.
CNO	Codi de la Classificació Nacional d’Ocupació a incloure a la pestanya Descripció.
Etiquetas	Etiquetes a afegir a la pantalla detall.
Activo	X per mantenir el lloc actiu.

Pestanya «Empleats»

La pestanya Empleats existeix a les dues plantilles amb un comportament lleugerament diferent:

• Plantilla buida: conté les dades personals de l’empleat i es complementa amb la pestanya Assignacions per als llocs.
• Plantilla càrrega empleats: conté les dades personals i les dades d’assignació a lloc al mateix pestanya.

Precaució

Completa el màxim nombre de camps opcionals quan modifiquis un empleat existent. Si deixes un camp buit i aquest camp ja tenia dades a Smart OSH, la importació esborra el contingut.

Columnes comunes a ambdues plantilles

Columna	Descripció
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Baixa per eliminar. Per marcar un empleat com a inactiu sense eliminar-lo, usa Modificació i completa FechaBaja a la pestanya Assignacions (plantilla buida) o a la mateixa pestanya Empleats (plantilla càrrega empleats).
Codigo	Codi del registre. Camp lliure i ha de ser únic.
Nombre	Nom de l’empleat.
Apellido 1	Primer cognom.
Apellido 2	Segon cognom.
TipoIdentificacion	0 (NIF/NIE), 1 (Cass), 99 (Altres).
Identificacion	Número identificador corresponent al tipus.
Email	Correu electrònic de l’empleat.
FechaNacimiento	Data de naixement en format DD/MM/AAAA.
Sexo	M (Masculí) o F (Femení).
Sensibilidad	EM (Embarassada), ES (Especial Sensibilitat), LA (Lactància), MY (Major). Separa diverses sensibilitats amb ;. La sensibilitat «Menor» es calcula automàticament amb la data de naixement.
Direccion	Carrer del camp Adreça de la pantalla detall.
Ciudad	Població del camp Adreça.
Provincia	Província del camp Adreça.
CP	Codi postal del camp Adreça.
Pais	País del camp Adreça.
Telefono	Telèfon que s’inclourà a la pestanya Telèfons.
NASS	Número d’afiliació a la Seguretat Social.
TipoEmpleado	0 (Intern), 1 (Extern), 2 (Autònom), 3 (ETT).

Precaució

La sensibilitat «Menor» (ME) NO s’ha d’afegir manualment: el programa la calcula automàticament a partir de la FechaNacimiento.

Columnes específiques de la plantilla buida

Aquestes columnes estan només a la pestanya Empleats de la plantilla buida:

Columna	Descripció
Observaciones	Observacions a incloure a la pantalla detall de l’empleat.
IdentificacionResponsable	DNI o identificador de l’empleat supervisor jeràrquic. El supervisor ha d’existir prèviament o haver-se carregat en una fila anterior del mateix Excel.
FechaUltimoReconocimiento	Data de l’últim reconeixement mèdic (format DD/MM/AAAA). S’inclourà a Aptituds mèdiques i renúncies.
CaducidadCertificado	Data de caducitat del certificat mèdic (format DD/MM/AAAA). S’inclourà com a Data pròxim reconeixement mèdic empleat.
Idioma	ca-ES (Català), es-ES (Espanyol), en-GB (Anglès), fr-FR (Francès).
Etiquetas	Etiquetes a afegir a la pantalla detall.
Nacionalidad	Codi de la nacionalitat segons la norma ISO 3166.
EnviarEmailsAlSupervisor	X perquè els correus de l’empleat s’enviïn al seu supervisor PRL. Marca per defecte el check Enviar tots els emails de l’empleat a través del supervisor PRL. Excepció: els correus de formació i vigilància de la salut mai s’envien al supervisor.
DocBienvenidaEnviado	X si NO vols que s’enviïn els correus de documents de benvinguda. Marca el check Document/s de benvinguda enviat/s.
ResumenAptitud	0 (Sense definir), 1 (No apte), 2 (Apte sense restriccions), 3 (Apte amb restriccions), 4 (Apte Parcial), 5 (Renúncia). Completa el camp Resum aptitud mèdica a Aptituds mèdiques i renúncies.
TeleTrabajo	X per marcar l’empleat en modalitat de teletreball.

Columnes específiques de la plantilla càrrega empleats

En aquesta plantilla, la pestanya Empleats inclou les dades d’assignació al lloc, evitant haver de completar la pestanya Assignacions manualment:

Columna	Descripció
CodigoEmpresa	Codi de l’empresa a la qual s’assigna l’empleat. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH.
CodigoCentro	Codi del centre. Ha de coincidir exactament.
CodigoSeccion	Codi de la secció. Ha de coincidir exactament.
CodigoPuesto	Codi del lloc de treball. Ha de coincidir exactament.
FechaAlta	Data inicial de l’assignació al lloc (format DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Data final de l’assignació al lloc (format DD/MM/AAAA).

Consell

La pestanya Assignacions de la plantilla càrrega empleats està protegida i no és editable: es completa automàticament a partir de les dades que indiquis a la pestanya Empleats.

Precaució

Si uses la importació per canviar l’assignació de lloc d’un empleat, la nova assignació no substitueix l’anterior. Ambdues romanen assignades a l’empleat i la més antiga queda marcada amb el check «Lloc principal». Si necessites tancar l’anterior, fes-ho manualment o completant la seva FechaBaja.

Pestanya «Assignacions»

La pestanya Assignacions vincula cada empleat amb el seu lloc de treball dins de l’estructura organitzativa. El seu comportament depèn de la plantilla utilitzada.

Plantilla buida

A la plantilla buida, la pestanya Assignacions és editable i l’has de completar manualment.

Precaució

Aquesta pestanya ha de contenir dades identificatives que coincideixin exactament amb les de les altres pestanyes (Empreses, Centres, Seccions, Puestos, Empleats). Per a més seguretat, copia i enganxa els codis des de les altres pestanyes en lloc de teclejar-los.

Columna	Descripció
Operacion	Modificació per afegir/modificar; Baixa per eliminar. Per marcar l’assignació com a inactiva, usa Modificació i completa FechaBaja.
CodigoEmpresa	Codi de l’empresa. Ha de coincidir exactament amb el de Smart OSH.
CodigoCentro	Codi del centre. Ha de coincidir exactament.
CodigoSeccion	Codi de la secció. Ha de coincidir exactament.
CodigoPuesto	Codi del lloc de treball. Ha de coincidir exactament.
Identificacion	Número identificador de l’empleat (CIF, NIF, NRT o Altres).
FechaAlta	Data inicial de l’assignació (format DD/MM/AAAA).
FechaBaja	Data final de l’assignació (format DD/MM/AAAA).
TipoContrato	Nom del tipus de contracte de l’empleat. S’afegeix a la pestanya Assignacions de la pantalla detall de l’empleat.
SituacionProfesional	Nom de la situació professional de l’empleat.
RegimenSS	Nom del règim de la Seguretat Social.
TextoConvenio	Nom del text conveni aplicable.
CodigoEmpresExterna	Codi de l’empresa externa a la qual pertany l’empleat, si aplica.
HorasTrabajadas	Nombre d’hores treballades per a aquesta assignació.
Principal	X per marcar aquesta assignació com a lloc principal de l’empleat.

Plantilla càrrega empleats

A la plantilla càrrega empleats, la pestanya Assignacions està protegida i no és editable.

Consell

La pestanya es completa automàticament a partir de les dades de CodigoEmpresa, CodigoCentro, CodigoSeccion, CodigoPuesto, FechaAlta i FechaBaja que hagis indicat a la pestanya Empleats d’aquesta mateixa plantilla.

Si necessites controlar camps avançats de l’assignació (tipus de contracte, situació professional, hores treballades, etc.), utilitza la plantilla buida, que sí permet completar totes les columnes.

Com carregar l’Excel

Un cop tinguis l’Excel completat, l’últim pas és pujar-lo a Smart OSH i supervisar el resultat.

Passos

1. Accedeix a Configuració > Importacions ràpides.
2. Fes clic a Nou i completa els camps del registre.
3. Fes clic a Desar.
4. Fes clic a Importar.

Camps del registre d’importació

Camp	Descripció
Nombre	Nom identificatiu de la importació. Per exemple: «Empleats desembre 2021».
Archivo	Document Excel amb les dades a importar.
Estado	Per defecte No iniciat. El programa el modifica automàticament a mesura que avança el procés.
Fecha última carga (o reintento)	Buit inicialment. El programa el completa automàticament en executar la importació.
Usuario	El completa el programa automàticament amb l’usuari que crea el registre.

Precaució

El format de l’Excel ha de ser .xls o .xlsx. Si puges qualsevol altre format, encara que el sistema indiqui que s’ha carregat correctament, no es realitzarà cap importació.

Com monitoritzar el progrés

Després de fer clic a Importar, el sistema gestiona la importació en segon pla:

1. L’Estado canvia a Iniciada en el moment d’iniciar.
2. La Fecha última carga (o reintento) es completa al moment.
3. Espera un temps prudencial i actualitza la pàgina per veure el progrés.
4. Quan acabi, l’Estado passarà a un d’aquests dos valors:
   • Finalitzada correctament: tots els registres s’han carregat sense errors.
   • Finalitzada amb errors: hi ha hagut almenys un problema amb algun registre.

Consell

Si tens molts registres per carregar, no et quedis pendent de la pantalla. La importació pot trigar i la pàgina s’actualitza només en recarregar-la manualment.

Comportament en cas d’errors

Nota

Si la importació conté múltiples registres i es troba un error, el programa sí carrega els registres correctes que hagi processat fins aquell moment. No revoca els canvis anteriors a l’error.

Tens dues maneres d’obtenir el detall de l’error:

• Des del correu electrònic que envia el sistema quan la importació finalitza amb errors: conté un enllaç al log d’errors.
• Des del log de la pròpia importació ràpida a Smart OSH.

Consell

Quan una importació falla, el log indica la fila concreta i el motiu de l’error, cosa que et permet corregir només el necessari i tornar a carregar l’Excel.

Recordatori final

Precaució

Les importacions ràpides afecten a dades directes de l’estructura organitzativa i dels empleats. Abans de fer clic a Importar:

• Revisa les dades de l’Excel.
• Verifica que els codis coincideixin amb els de Smart OSH.
• Comprova que no has deixat camps buits en registres existents que ja tenien dades.
• Assegura’t del format de l’arxiu (.xls o .xlsx).

---

Font: PR-SO-21-023 «Importacions ràpides», versió 1.1, 12/04/2022.