Crear una reunió o xerrada
L’alta d’una reunió o xerrada a Smart OSH es compon de diversos passos: el registre principal, els assistents, l’ordre del dia i, opcionalment, els acords i la periodicitat de futures reunions.
Passos per crear una reunió/xerrada
Section titled “Passos per crear una reunió/xerrada”- Accedeix a Lideratge i participació dels empleats → Reunions i xerrades i prem Nou.
- Completa les dades generals de la reunió.
- Informa d’un àmbit a la pestanya Àmbit.
- Assigna els assistents que hi hagin d’assistir.
- Defineix l’ordre del dia que es tractarà.
- Prem Desar.
Aspectes importants a tenir en compte
Section titled “Aspectes importants a tenir en compte”- L’informe Acta de reunió/xerrada es genera automàticament en enviar el correu de l’acta als assistents.
- Quan tots els assistents han signat l’acta, el programa envia un nou correu amb el document ja signat per tots com a acuse de rebut.
- Qualsevol ordre del dia tancat no s’inclourà a la propera reunió generada automàticament.
- Qualsevol acord tancat no s’inclourà a la propera reunió generada automàticament.
- Per informar els assistents de la convocatòria pots optar per: l’enviament manual del correu de convocatòria o el correu recordatori automàtic (configurable).
Camps que apareixen a cada correu
Section titled “Camps que apareixen a cada correu”| Tipus de correu | Camps que apareixen |
|---|---|
| Convocatòria | Nom assistent a la salutació, títol Reunió, codi i títol de la reunió, data, hora, descripció, lloc, assistents, ordre del dia, enllaç d’accés a Smart OSH. |
| Recordatori de convocatòria | Nom assistent a la salutació, títol Convocatòria de reunió/xerrada, codi i títol de la reunió, data, lloc, hora. |
| Acta de reunió | Nom assistent a la salutació, títol Acta de reunió, codi i títol de la reunió, data, hora, enllaç al document per acceptar/signar, enllaç als documents adjunts. |
Assignar assistents
Section titled “Assignar assistents”Assistents registrats a Smart OSH
Section titled “Assistents registrats a Smart OSH”- Accedeix a la reunió i entra a la pestanya Assistents.
- Prem Assignar assistents.
- Selecciona els empleats que vulguis convocar i prem Acceptar.
- Prem Desar.
Assistents no registrats (lliures)
Section titled “Assistents no registrats (lliures)”Si necessites convocar algú que no està registrat a Smart OSH:
- Accedeix a la reunió i entra a la pestanya Assistents.
- Prem Nou.
- Completa les dades de l’assistent no registrat i prem Acceptar.
- Prem Desar a la pantalla detall de la reunió.
Donar d’alta l’ordre del dia
Section titled “Donar d’alta l’ordre del dia”- Accedeix a la reunió i entra a la pestanya Ordre del dia.
- Prem Nou.
- Completa les dades del punt a tractar i prem Acceptar.
- Prem Desar.
Donar d’alta acords
Section titled “Donar d’alta acords”Tens dues formes de registrar un acord:
Des de la pestanya «Ordre del dia»
Section titled “Des de la pestanya «Ordre del dia»”- Accedeix a la pestanya Ordre del dia i entra al punt al qual vulguis afegir l’acord.
- Prem Nou.
- Completa el Títol i les Observacions de l’acord.
- Prem Acceptar a la pantalla de l’acord, Acceptar a la de l’ordre del dia i Desar a la pantalla principal.
Des de la pestanya «Acords»
Section titled “Des de la pestanya «Acords»”- Accedeix a la pestanya Acords i prem Nou.
- Selecciona l’Ordre del dia del qual depèn i completa Títol i Observacions.
- Prem Acceptar i després Desar.
Indicar la periodicitat
Section titled “Indicar la periodicitat”Si la reunió es repeteix cada cert temps, pots parametrar la periodicitat:
- Accedeix a la reunió i completa els camps Periodicitat per a la generació i Interval.
- Prem Acceptar.
Font: M-SO-20-12-01 «Manual d’ús – Lideratge i participació dels empleats», versió 1, 08/09/2020.