Introducció al mòdul
El mòdul Lideratge i participació dels empleats permet registrar i gestionar de manera àgil les aportacions dels empleats, les reunions i xerrades de l’organització i altres avisos programats, alineat amb la clàusula 5 de la Norma Internacional ISO 45001.
Objectius
Section titled “Objectius”Amb aquest mòdul pots:
- Permetre que els empleats facin diferents aportacions (comunicat de risc, no conformitat, oportunitat, proposta, suggeriment).
- Respondre a l’empleat en relació amb l’aportació realitzada.
- Gestionar les propostes i accions derivades.
- Disposar de notificacions automàtiques per correu als responsables de cada participació.
- Organitzar reunions o xerrades amb les seves convocatòries, assistents, ordre del dia, acords i actes.
- Establir un conjunt de temes a tractar a mode de reforç de lideratge.
Contingut del mòdul
Section titled “Contingut del mòdul”El menú principal Lideratge i participació de l’empleat es compon de quatre apartats:
- Participacions: alta, gestió i consulta de les aportacions dels empleats.
- Reunions i xerrades: alta, gestió i consulta de les reunions i xerrades.
- Altres avisos: consulta dels avisos generats que apliquin a l’usuari.
- Configuració: alta del contingut d’alguns camps de les pantalles anteriors (categories, estats, definicions, etc.).
Tipus d’informe del mòdul
Section titled “Tipus d’informe del mòdul”El mòdul disposa de dos informes propis:
- Informe de participació de l’empleat: informe amb la informació bàsica d’una participació.
- Acta de reunió/xerrada: informe que el programa genera automàticament en enviar els emails de l’acta als assistents.
Generar l’«Informe de participació de l’empleat»
Section titled “Generar l’«Informe de participació de l’empleat»”Pots generar-lo des de dos llocs:
- Pantalla llistat: selecciona el registre i prem Generar informe.
- Pantalla detall: prem Generar informe.
En generar-lo veuràs les següents opcions:
- Model d’informe: selecciona Informe de participació de l’empleat.
- Notificar-me per correu quan l’informe estigui generat.
- Signar l’informe digitalment.
- Enviar l’informe via email.
- Àmbits de distribució: en afegir un àmbit (o equip, activitat, càrrec, empleat), el programa enviarà l’informe en diferit a qui correspongui. Si hi ha signatures configurades, l’enviament es farà un cop signat.
- Signatures: les persones indicades rebran l’informe per signar-lo.
Generar l’informe «Fitxa de participació»
Section titled “Generar l’informe «Fitxa de participació»”L’informe mostra les dades bàsiques de la participació només per pantalla: no es desa a l’aplicació. Pots generar-lo des de:
- Pantalla llistat: selecciona el registre i prem Mostrar a l’informe.
- Pantalla detall: prem Informe.
Sobre la generació automàtica de l’«Acta de reunió/xerrada»
Section titled “Sobre la generació automàtica de l’«Acta de reunió/xerrada»”El procés és el següent:
- En executar l’operació Enviar tots els emails de l’acta reunió/xerrada ara, el programa envia un correu a cada assistent amb el document de l’acta i l’opció de signar-lo.
- Quan tots els assistents han signat, el programa envia (en el correu de notificacions diàries) un nou correu per signar l’acuse de rebut: cada assistent torna a rebre el document ja signat per tots i l’ha de signar de nou com a acuse.
Font: M-SO-20-12-01 «Manual d’ús – Lideratge i participació dels empleats», versió 1, 08/09/2020.