Com donar d'alta una convocatòria de formació avançada

La convocatòria de formació avançada permet registrar formacions més completes, amb un responsable, enviament de correu de convocatòria, sessions i possibilitat d’incloure empresa formadora principal i externa. Si només necessites un registre ràpid sense aquestes opcions, utilitza la convocatòria bàsica.

Passos per donar d’alta la convocatòria

1. Accedeix a Formació i informació > Convocatòries de formació i fes clic a Nova avançada.
2. Completa els camps de la convocatòria i fes clic a Desar.
3. Des de la pestanya Cursos, fes clic a Nou per enllaçar el curs (o diversos) a la convocatòria i, si cal, la seva plantilla de qüestionari d’avaluació.
4. Des de la pestanya Assistents, enllaça les necessitats de formació a la convocatòria.
5. Des de la pestanya Sessions, crea la sessió o sessions de la convocatòria.
6. Des de la pestanya Informes i adjunts > Informes, obtén el llistat d’assistents i els certificats de formació.

Nota

Com a mínim, has de completar Títol i Responsable per poder desar el registre.

Precaució

• Si en una mateixa convocatòria informes més d’un curs, només apareixeran les necessitats de formació dels empleats a qui apliquin TOTS els cursos.
• Només apareixen les necessitats de formació amb estat «No iniciat». Si esperes veure una necessitat i no apareix, consulta els motius pels quals no apareixen.
• El nombre d’hores de les sessions ha de coincidir amb el nombre d’hores del curs.

Consell

• Per marcar l’assistència dels empleats, des de la pestanya Sessions pots seleccionar la sessió i fer clic a Marcar assistència sessió en bloc.
• També pots accedir a l’alta des d’una convocatòria existent.

Camps de la pantalla detall

Camp	Descripció
Codi	Text lliure per identificar la convocatòria amb un codi específic.
Títol	Text lliure amb el títol de la convocatòria.
Bonificada	Check que indica que la convocatòria s’ha gestionat amb bonificació. En marcar-lo, es mostra la pestanya Grups de bonificació. Si està marcat, en enllaçar les necessitats de formació, aquestes apareixeran amb el check Bonificada marcat per defecte.
Codi de bonificació	Text lliure amb un codi específic per a la bonificació.
Online	Check que indica que la convocatòria és online. En el camp Convocatòria online de Configuració > Connexió moodle només apareixen les convocatòries amb aquest check marcat.
Plantilla de qüestionari de valoració	Plantilla de l’enquesta de satisfacció que els empleats realitzaran. Es crea com a plantilla de qüestionari al mòdul de Qüestionaris.
Empresa formadora principal	Seleccionable que indica l’empresa formadora principal.
Empresa formadora externa	Seleccionable que indica l’empresa formadora externa.
Formador	Seleccionable que indica el formador. Tot i que no és obligatori, es recomana completar-lo perquè apareix en els informes de Llista d’assistents per convocatòria, Llista d’assistents per sessió i Certificat de realització d’acció formativa.
Càrrec del formador	Text lliure amb el càrrec del formador. Es recomana completar-lo perquè apareix en els mateixos informes que el camp Formador.
Responsable	Seleccionable que identifica l’empleat que gestionarà la convocatòria. També rebrà els avisos SmartStatus relacionats amb la convocatòria.
Data (de les sessions)	Es completa automàticament amb Des de 31/12/9999 fins a 01/01/0001 i s’actualitza en donar d’alta una sessió.
Lloc (de les sessions)	Es completa automàticament en donar d’alta una sessió.
Estat	Fase en què es troba la convocatòria. Veure comportament de l’estat.
Total hores convocatòria	Nombre d’hores necessàries per realitzar la formació. Es completa automàticament en donar d’alta les sessions.
Data de tancament	Data manual en què es va tancar la convocatòria.
Mitjans i documentació	Text lliure amb la relació de recursos materials necessaris per impartir la formació. Apareix en els informes de Recepció de documentació del curs Prevencontrol i Llista d’assistents per sessió.
Observacions	Text lliure amb observacions rellevants.
Etiquetes	Etiquetes per agrupar convocatòries per criteris sense un camp propi.

Nota

SmartOSH afegeix automàticament un número a la convocatòria quan disposa de data de la sessió, amb el format CVF + dos dígits de l’any de la sessió + 5 dígits correlatius. Per exemple, una sessió del 27/02/2022 generaria alguna cosa com CVF2200001.

Comportament del camp «Estat»

L’estat de la convocatòria evoluciona automàticament en la majoria dels casos:

• Pendent de planificar: estat inicial en crear la convocatòria.
• En curs: s’aplica automàticament en donar d’alta les sessions i desar.
• Finalitzada / gestionada: es modifica manualment.

Precaució

En canviar la convocatòria a l’estat Finalitzada / gestionada, es crea automàticament una nova necessitat amb estat «No iniciat» per a les necessitats de formació que tinguin com a estat «En curs», «No s’ha avaluat», «Suspès» o «No ha assistit».

Motius pels quals no apareixen les necessitats de formació

Si en anar a enllaçar assistents no apareixen les necessitats de formació que esperaves, pot ser degut a:

• No s’ha creat la necessitat de formació (no s’ha enllaçat el curs amb l’àmbit o entitat).
• La necessitat encara no s’ha generat: si has enllaçat el curs amb l’àmbit o entitat avui, fins l’endemà no es creen les necessitats, tret que les recalculis amb l’operació corresponent.
• La necessitat anterior està en estat «En curs», «No s’ha avaluat», «Suspès» o «No ha assistit» i està enllaçada a una convocatòria que NO està en estat «Finalitzada / Gestionada», per la qual cosa no s’ha creat la nova necessitat.
• La necessitat anterior està en estat «Completat» i la seva data de venciment encara no ha vençut.

Accions relacionades

• Si necessites corregir una assistència marcada erròniament, consulta Com treure l’assistència d’un empleat a una convocatòria.

---

Font: DM-SO-23-002 «Com donar d’alta convocatòries de formació de tipus avançada», versió 1, 24/01/2023.