Flux d'autoritzacions del canvi
Aquesta pàgina descriu, en ordre, el cicle complet que segueix un canvi un cop creat: com es sol·liciten les autoritzacions, què fan els responsables i com gestionar les incidències (anotacions i rebuigs).
1. Sol·licitar l’autorització per a la planificació
Section titled “1. Sol·licitar l’autorització per a la planificació”Quan el canvi disposa de tota la informació, es sol·licita l’autorització de la planificació.
Com iniciar la sol·licitud
Section titled “Com iniciar la sol·licitud”- Accedeix al mòdul Gestió del canvi → Canvis → entra al canvi.
- Modifica el camp Estat de Esborrany a Creat.
Com forçar l’enviament diferit
Section titled “Com forçar l’enviament diferit”Per defecte els correus surten l’endemà. Per enviar-los al moment:
- Des del canvi, accedeix a la pestanya Enviaments.
- Selecciona el registre a enviar.
- Prem Operacions → Forçar enviament diferit ara.
El programa envia de forma immediata el correu als responsables.
Què rep el responsable
Section titled “Què rep el responsable”El responsable rep un correu de Notificacions SmartOSH amb un enllaç Veure document.
Com consultar el document
Section titled “Com consultar el document”- Accedeix a la safata d’entrada i obre el correu Notificacions SmartOSH.
- Fes clic a Veure document.
- Es mostra una pàgina per consultar i descarregar el document, i executar l’acció que correspongui.
Opcions del responsable
Section titled “Opcions del responsable”El responsable d’autoritzar la planificació disposa de tres opcions:
- Autoritzar i signar: obre la pantalla de signatura. Després de signar, el canvi passa a estat Planificació i es genera automàticament l’enviament (en diferit) de la sol·licitud de documentació.
- Afegir anotacions: obre una pantalla per escriure les anotacions. El canvi torna a Esborrany i el responsable del canvi rep un avís per gestionar-les.
- Rebutjar: obre una pantalla per indicar el motiu. El canvi passa a Rebutjat i el programa envia un correu informatiu al responsable del canvi, als responsables d’autoritzar i als empleats de la llista de distribució.
2. Gestionar anotacions
Section titled “2. Gestionar anotacions”Si un responsable d’autoritzar planificació afegeix anotacions, cal resoldre-les per continuar el procés:
- Accedeix al mòdul Gestió del canvi → Canvis → entra al canvi.
- A la pestanya Anotacions, selecciona l’anotació corresponent. Marca el check Aplicades si escau, omple el camp Comentaris aplicació i prem Acceptar.
- Modifica la informació del canvi segons les anotacions, si ho consideres oportú.
- Canvia l’estat del canvi d’Esborrany a Creat perquè es torni a generar automàticament l’enviament de sol·licitud d’autorització per a la planificació.
3. Gestionar rebuigs
Section titled “3. Gestionar rebuigs”Si un responsable rebutja el canvi en qualsevol fase:
- Canvia l’estat del canvi de Rebutjat a Esborrany i modifica la informació segons el motiu del rebuig, si ho consideres oportú.
- Canvia l’estat d’Esborrany a Creat per reiniciar el cicle i tornar a generar automàticament l’enviament de sol·licitud d’autorització que correspongui.
4. Sol·licitar la documentació
Section titled “4. Sol·licitar la documentació”Quan tots els responsables d’autoritzar la planificació han signat, es genera automàticament un enviament (en diferit) de sol·licitud de documentació als responsables que l’han d’aportar.
Com forçar l’enviament diferit
Section titled “Com forçar l’enviament diferit”Des del canvi → pestanya Enviaments → selecciona el registre → Operacions → Forçar enviament diferit ara. El programa envia el correu als responsables de la documentació.
Què rep el responsable de documentació
Section titled “Què rep el responsable de documentació”Un correu de Notificacions SmartOSH amb l’enllaç per adjuntar el document.
Com adjuntar la documentació
Section titled “Com adjuntar la documentació”- Accedeix al correu Notificacions SmartOSH.
- Fes clic a Adjuntar document.
- A la pàgina que s’obre, usa Escollir fitxers a adjuntar i prem Acceptar.
5. Sol·licitar l’autorització per a l’execució
Section titled “5. Sol·licitar l’autorització per a l’execució”L’enviament de la sol·licitud d’autorització per a l’execució es genera automàticament quan tots els responsables han adjuntat la seva documentació. L’aplicació crea a Enviaments tants registres com responsables d’autoritzar execució hi hagi.
Com forçar l’enviament diferit
Section titled “Com forçar l’enviament diferit”Des del canvi → pestanya Enviaments → selecciona el registre → Operacions → Forçar enviament diferit ara.
Què rep el responsable
Section titled “Què rep el responsable”Un correu de Notificacions SmartOSH amb l’enllaç Veure document.
Com consultar el document
Section titled “Com consultar el document”- Accedeix al correu Notificacions SmartOSH.
- Fes clic a Veure document.
- Es mostra la pàgina per autoritzar el document, descarregar-lo si cal i executar l’acció corresponent.
Opcions del responsable
Section titled “Opcions del responsable”- Autoritzar i signar: obre la pantalla de signatura. Després de signar, el canvi passa a estat Execució i es genera automàticament l’enviament (en diferit) de comprovacions.
- Rebutjar: obre una pantalla per indicar el motiu. El canvi passa a Rebutjat i el programa envia un correu informatiu a tots els implicats (responsable del canvi + responsables d’autoritzar + llista de distribució).
Autoritzar el canvi des de Smart OSH
Section titled “Autoritzar el canvi des de Smart OSH”Com a responsable també pots autoritzar l’execució directament des de l’aplicació, sense passar pel correu:
- Accedeix al mòdul Gestió del canvi → Canvis → entra al canvi → pestanya Autoritzacions.
- Selecciona l’empleat corresponent, fes clic a Operacions → Autoritzar canvi.
- Prem Autoritzar i signar o Rebutjar.
6. Sol·licitar les comprovacions
Section titled “6. Sol·licitar les comprovacions”L’enviament de la sol·licitud de comprovacions es genera automàticament quan tots els responsables han autoritzat l’execució. L’aplicació crea a Enviaments tants registres com responsables de comprovacions hi hagi a la pestanya Autoritzacions.
Com forçar l’enviament diferit
Section titled “Com forçar l’enviament diferit”Des del canvi → pestanya Enviaments → selecciona el registre → Operacions → Forçar enviament diferit ara.
Què rep el responsable
Section titled “Què rep el responsable”Un correu de Notificacions SmartOSH amb l’enllaç Gestionar comprovacions.
Com consultar les comprovacions
Section titled “Com consultar les comprovacions”- Accedeix al correu Notificacions SmartOSH.
- Fes clic a Gestionar comprovacions.
- Es mostra una pàgina per acceptar les comprovacions pertinents.
Accions disponibles
Section titled “Accions disponibles”- Escollir fitxer a adjuntar: per aportar un document de suport.
- Check Realitzada: marca la comprovació com a executada.
- Acceptar: confirma la gestió de la comprovació.
- Cancel·lar: surt sense realitzar cap acció.
Gestionar comprovacions des de Smart OSH
Section titled “Gestionar comprovacions des de Smart OSH”Com a responsable també pots gestionar les comprovacions directament a l’aplicació:
- Accedeix al mòdul Gestió del canvi → Canvis → entra al canvi → pestanya Comprovacions.
- Selecciona la comprovació, fes clic a Operacions → Gestionar comprovacions.
- Realitza les mateixes accions que des del correu electrònic.
7. Sol·licitar l’autorització per a la posada en marxa
Section titled “7. Sol·licitar l’autorització per a la posada en marxa”L’enviament de la sol·licitud de posada en marxa es genera automàticament quan tots els responsables han acceptat les comprovacions. L’aplicació crea a Enviaments tants registres com responsables d’autorització de posada en marxa hi hagi.
Com forçar l’enviament diferit
Section titled “Com forçar l’enviament diferit”Des del canvi → pestanya Enviaments → selecciona el registre → Operacions → Forçar enviament diferit ara.
Què rep el responsable
Section titled “Què rep el responsable”Un correu de Notificacions SmartOSH amb l’enllaç Veure document.
Com consultar el document
Section titled “Com consultar el document”- Accedeix al correu Notificacions SmartOSH.
- Fes clic a Veure document.
- Es mostra la pàgina per Autoritzar i signar o Rebutjar la posada en marxa.
Opcions del responsable
Section titled “Opcions del responsable”- Autoritzar i signar: el responsable autoritza la posada en marxa i signa.
- Rebutjar: el canvi passa a estat Rebutjat i el programa envia un correu informatiu a tots els implicats (responsable del canvi + responsables d’autoritzar + llista de distribució).
Font: M-SO-20-16-01 «Manual d’ús Gestió del canvi», versió v.1, 18/05/2020.