Perché le email di Smart OSH arrivano come spam

Quando le email inviate da Smart OSH (notifiche, esportazioni in Excel, autorizzazioni, ecc.) finiscono nella cartella spam o vengono trattenute in quarantena dal filtro del cliente, quasi sempre è dovuto a un unico motivo: il tenant ha configurato un mittente con un dominio proprio che non ha autorizzato il nostro provider di posta a inviare a suo nome.

Causa

Smart OSH invia le email tramite il suo provider di posta (SendGrid). Se il tenant configura come mittente un dominio proprio (ad esempio @miazienda.com) senza aver autorizzato quel provider, i messaggi non risultano allineati con SPF, DKIM e DMARC rispetto a quel dominio.

Il risultato è che i filtri del cliente (e quelli di qualsiasi destinatario esterno) rilevano una incoerenza tra il dominio visibile del mittente e l’infrastruttura reale di invio, lo interpretano come un possibile spoofing (frode di identità) e, correttamente, marcano l’email come spam o la inviano in quarantena.

Nota

Non è un errore di Smart OSH né del provider di posta in sé. È il comportamento previsto dei sistemi antispam di fronte a un dominio mittente che non ha autorizzato l’infrastruttura da cui viene inviato.

Dove si configura il mittente

Il mittente delle spedizioni si definisce nelle impostazioni del tenant:

Impostazioni >> Spedizioni >> Mittente delle email inviate

Soluzioni

Esistono due opzioni per risolvere il problema alla radice.

Opzione 1 — Usare il mittente predefinito ([email protected])

Configurando l’invio con il nostro dominio (smartosh.com), le email escono già correttamente autenticate da parte nostra e smettono di essere contrassegnate come spam.

• È l’opzione più veloce e senza dipendenze dal team IT del cliente.
• Controparte: il mittente visibile non sarà più il dominio del cliente ma @smartosh.com.

Opzione 2 — Mantenere il dominio proprio e autenticarlo

Se il cliente preferisce mantenere il proprio dominio come mittente (ad esempio @miazienda.com, o un sottodominio dedicato come @notifiche.miazienda.com), è necessario autorizzare il nostro provider di posta a inviare a nome di quel dominio tramite autenticazione del dominio (Domain Authentication).

Il processo è:

1. Il cliente conferma quale dominio o sottodominio vuole autenticare.
2. Da Smart OSH forniamo un insieme di record DNS (CNAME per DKIM e configurazione SPF).
3. Il team di sistemi del cliente pubblica questi record nella zona DNS del dominio corrispondente.
4. Una volta propagati, le email vengono firmate con DKIM e allineate con SPF e DMARC, e scompare il motivo per cui venivano contrassegnate come spam.

Raccomandazione

Quando si sceglie di mantenere il dominio proprio, è buona pratica utilizzare un sottodominio dedicato alle notifiche (ad esempio notifiche.miazienda.com) invece del dominio principale. Isola la reputazione delle spedizioni automatiche dalla posta aziendale abituale.

Cosa NON risolve il problema

Aggiungere le IP di uscita del nostro provider di posta alla whitelist del cliente non risolve l’incidente. La causa principale è la disallineamento di DKIM/DMARC rispetto al dominio mittente, non la reputazione dell’IP. Anche se i server interni del cliente accettassero le email bypassando il filtro, i destinatari esterni (altre aziende, cittadini con Gmail, Outlook, ecc.) continuerebbero a riceverle come sospette.

Non è neanche fattibile migrare a un altro provider SMTP: Smart OSH utilizza SendGrid tramite un’integrazione che permette il monitoraggio dello stato delle spedizioni (consegne, aperture, rimbalzi, bounces), funzionalità necessaria per il corretto funzionamento dell’applicazione.