Come generare e firmare un rapporto

SmartOSH permette di generare e firmare rapporti da vari moduli seguendo un flusso comune: generare il rapporto dall’elenco o dal dettaglio, configurare i firmatari e la distribuzione, e firmare dall’email che ricevono i destinatari.

Questa pagina copre il flusso per Questionari e Incidenti, che è praticamente identico, e indica cosa fare per Formazione e informazione.

Flusso comune per generare un rapporto

Il processo di generazione è lo stesso in tutti i moduli. Ciò che varia è dove si avvia e quali modelli di rapporto sono disponibili.

Passaggi

1. Accedi al modulo corrispondente e seleziona il record per cui vuoi generare il rapporto.
2. Clicca su Genera rapporto.
3. Seleziona il modello di rapporto che desideri generare.
4. Controlla i campi del modulo e modificali se necessario.
5. Clicca su Accetta.

Consiglio

L’azione di Genera rapporto può essere eseguita sia dalla schermata elenco del modulo (selezionando il record) sia dall’interno del record stesso.

Nota

La prima volta che generi un rapporto, i campi appaiono compilati con quanto parametrizzato in Configurazione > Modelli di rapporto. Dalla seconda volta che generi lo stesso rapporto sullo stesso record, il programma recupera le condizioni della generazione precedente.

Campi del modulo di generazione

Campo	Descrizione
Notificami via email quando il rapporto è generato	Se selezionato, il programma ti notifica via email quando il rapporto è generato.
Firmare digitalmente il rapporto	Deve essere sempre selezionato affinché il rapporto venga inviato alle persone che firmano.
Inviare il rapporto via email	Deve essere sempre selezionato affinché il rapporto venga inviato alle persone che firmano.
Firme	Persone che devono firmare il rapporto. Viene compilato automaticamente se il modello selezionato dispone di queste informazioni; altrimenti, devi aggiungerle manualmente.
Ambiti di distribuzione	Persone che devono ricevere l’avviso di ricezione una volta che il rapporto è firmato da tutti i firmatari. Viene compilato automaticamente se previsto dal modello.

Attenzione

Le caselle Firmare digitalmente il rapporto e Inviare il rapporto via email devono essere sempre selezionate. Se non lo sono, il rapporto non viene inviato alle persone coinvolte.

Come aggiungere persone alla sezione «Firme»

Se la sezione Firme non si compila automaticamente:

1. Clicca su Nuovo.
2. Nel campo Nome, indica il titolo che vuoi appaia davanti al nome del firmatario (per esempio «Approvato da», «Firmato da»).
3. Cerca e seleziona la persona nel campo Persona.
4. Clicca su Accetta.

Consiglio

Se compili il campo Carica, devi comunque selezionare il dipendente specifico affinché il rapporto venga inviato. Selezionando la carica, appariranno solo i dipendenti che ricoprono quella carica, e nel rapporto verrà incluso il nome della carica nella sezione della firma.

Come configurare gli ambiti di distribuzione

Aggiungendo contenuti in Ambiti di distribuzione (un ambito, team / impianto, attività, carica o dipendente), il programma invierà il rapporto in differita a chi corrisponde quando sarà firmato da tutte le persone indicate in Firme.

Attenzione

Le email con i rapporti vengono generate in differita: non vengono inviate immediatamente, ma dopo il processo notturno. I destinatari le riceveranno il giorno successivo alla generazione del rapporto.

Flusso comune per firmare un rapporto

Una volta generato il rapporto, i firmatari lo ricevono via email e seguono questi passaggi:

1. Accedi alla casella email e clicca su Visualizza documento.
2. Clicca su Accetta e firma.
3. Firma direttamente nel riquadro e clicca su Firma.

SmartOSH mostrerà un avviso che indica che l’operazione è stata registrata.

Consiglio

Nella schermata di firma puoi anche visualizzare il documento dalla stessa schermata o scaricarlo prima di firmarlo.

Particolarità per modulo

Le sezioni seguenti evidenziano solo le differenze specifiche di ogni modulo rispetto al flusso comune descritto sopra.

Questionari

Accesso: Questionari > Questionari > [seleziona il questionario] > Genera rapporto.

Modelli di rapporto disponibili:

• Stampa questionario con azioni.
• Stampa questionario con copertina.
• Rapporto di Valutazione dei rischi per questionario.

Consiglio

Configurazione abituale di un rapporto di questionario: nella sezione Firme si includono le persone che hanno interagito nella gestione del questionario (incluso il responsabile), e in Ambiti di distribuzione solo il responsabile.

Incidenti

Accesso: Incidenti > Indagini di incidente / infortunio > [seleziona l’indagine] > Genera rapporto.

Modello di rapporto disponibile:

• Indagine di incidente / infortunio (è l’unico modello).

Consiglio

Configurazione abituale di un rapporto di indagine: nella sezione Firme si includono le persone che hanno partecipato alla gestione dell’indagine (per esempio, la persona che ha condotto l’indagine e la persona coinvolta), e in Ambiti di distribuzione solo la persona che ha effettuato l’indagine.

Formazione e informazione

Per firmare il certificato di completamento di un’azione formativa, il flusso si gestisce dal modulo di Formazione e informazione, che ha una procedura specifica propria.

Nota

Consulta la documentazione del modulo Formazione e informazione per i passaggi dettagliati del certificato di completamento di azione formativa.

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Fonte: DM-SO-23-008 «Come generare e firmare un rapporto», versione 1, 14/04/2023.