Non conformità e opportunità

In Smart OSH puoi registrare Non conformità e Opportunità dalla schermata principale di Sistemi di gestione o da altri moduli che le generano in base alla loro attività. La procedura di compilazione è la stessa in tutti i casi: cambia solo il punto di accesso.

Origini da cui possono essere create

Una Non conformità o Opportunità può essere creata da uno di questi punti:

• Sistemi di gestione → Non conformità/Opportunità (registrazione diretta).
• Questionari → Questionari.
• Rischi → Visite di sicurezza.
• Leadership e partecipazione dei dipendenti → Partecipazioni.
• Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e incontri.
• Sistemi di gestione → Audit.
• Incidenti → Indagini su incidente/accidente.

Come creare una Non conformità o Opportunità (procedura generale)

Premi Nuovo in uno qualsiasi dei punti di accesso e segui questi passaggi:

1. Compila i campi relativi alla Non conformità/Opportunità. Al minimo, i campi obbligatori contrassegnati con asterisco.
2. Aggiungi i dettagli tramite le schede disponibili:
   • Misure: crea e collega misure preventive alla Non conformità/Opportunità.
   • Allegati: aggiungi documenti per ampliare le informazioni della registrazione.
   • Origine: consulta da quale registro è stata creata la Non conformità/Opportunità.
   • Dipendenti con accesso: aggiungi dipendenti che potranno vedere le informazioni.
   • Dipendenti con permesso speciale: collega dipendenti con permesso di lettura o scrittura. Si consiglia di indicare il motivo dell’accesso.
3. Premi Salva.

Nota

• Nel campo ambito è sufficiente compilare almeno uno degli ambiti disponibili.
• Nella scheda SmartStatus vengono mostrati gli avvisi automatici generati dal sistema quando rileva un problema o un’azione in sospeso.

Come creare una Non conformità/Opportunità da altri moduli

Da qui in poi, i passaggi per i dati della registrazione sono sempre gli stessi (quelli della procedura generale). Cambia solo la navigazione precedente fino ad arrivare al pulsante Nuovo.

Da Questionari

1. Accedi a Questionari → Questionari e apri il questionario.
2. Entra nella scheda Non conformità e premi Nuovo.

Da Visite di sicurezza

1. Accedi a Rischi → Visite di sicurezza e apri la visita.
2. Entra nella scheda Non conformità e premi Nuovo.

Da Riunioni e incontri

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e incontri e apri la riunione.
2. Entra nella scheda Azioni → Non conformità e premi Nuovo.

Da Audit

1. Accedi a Sistemi di gestione → Audit e apri l’audit.
2. Entra nella scheda Non conformità e premi Nuovo.

Da Indagini su incidente/accidente

1. Accedi a Incidenti → Indagini su incidente/accidente e apri l’indagine.
2. Entra nella scheda Non conformità e premi Nuovo.

Come creare una Non conformità/Opportunità da una Partecipazione

Le partecipazioni sono un caso speciale: possono essere create da tre canali diversi.

Da Smart OSH

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Partecipazioni e premi Nuovo.
2. Compila i dati generali. I campi con asterisco sono obbligatori.
3. Aggiungi informazioni complementari nelle schede disponibili. Nella scheda Non conformità/Opportunità potrai creare le Non conformità e Opportunità correlate seguendo la procedura generale descritta sopra.

Nota

• I dati del notificatore vengono compilati automaticamente con l’utente loggato al momento della partecipazione.
• In SmartStatus vedrai gli avvisi automatici del sistema.

Dalla pagina anonima di partecipazione

1. Accedi alla pagina anonima di partecipazione.
2. Scegli la categoria della partecipazione.
3. Compila almeno i dati obbligatori e premi Invia.

Attenzione

• Scegliendo le categorie Non conformità o Opportunità, i campi Nome, Cognome e Identificazione (lettere e/o cifre) diventano obbligatori.
• Se la categoria è Non conformità, il responsabile che riceve la partecipazione potrà approvarla o rifiutarla. Se la approva, potrà creare la Non conformità a partire da quella partecipazione.
• Nelle partecipazioni, le email ai responsabili vengono inviate immediatamente (non in differita).

Dall’App

1. Accedi all’app e seleziona il tile Partecipazione del dipendente.
2. Premi il simbolo +.
3. Scegli come categoria Non conformità o Opportunità.
4. Compila tutti i campi.
5. Invia la partecipazione.

Fonte: M-SO-19-04-02 «Manuale d’uso Sistemi di gestione», versione v.2, 08/04/2020.