Gestione delle autorizzazioni dei dipendenti con tipi configurabili

Panoramica

La funzionalità di gestione delle autorizzazioni dei dipendenti con tipi configurabili consente di amministrare in modo strutturato le autorizzazioni associate a ciascun dipendente, sostituendo il modello precedente basato su testo libero con un sistema configurabile, tracciabile e orientato alla generazione documentale.

Con questo miglioramento, Smart OSH incorpora:

• Un master dei tipi di autorizzazione configurabile.
• La gestione delle autorizzazioni individuali per dipendente.
• Una schermata globale per consultare e mantenere le autorizzazioni di tutta l’organizzazione.
• La generazione di report collegati a ogni autorizzazione.
• Il collegamento documentale tra l’autorizzazione e la scheda del dipendente.
• Supporto per il caricamento massivo tramite Excel nel master dei tipi.

A cosa serve

Questa funzionalità è pensata per:

• Standardizzare la gestione delle autorizzazioni.
• Controllare la validità di ogni autorizzazione tramite date.
• Consentire più autorizzazioni dello stesso tipo per uno stesso dipendente.
• Generare documentazione utilizzando modelli associati al tipo di autorizzazione.
• Consultare le autorizzazioni trasversalmente da un elenco globale.
• Mantenere la tracciabilità documentale dall’autorizzazione e dal dipendente.

Tipi di autorizzazione disponibili

Oltre ai tipi già esistenti, vengono introdotti nuovi tipi di autorizzazione per l’uso nel sistema.

Tra i nuovi tipi contemplati si includono:

• Autorizzazione per lavori in spazi confinati
• Autorizzazione per lavori in quota
• Autorizzazione per la manipolazione di prodotti chimici

Nota

Il sistema parte da un insieme iniziale di tipi già esistenti e permette di creare nuovi tipi dal master, senza necessità di sviluppo aggiuntivo.

Requisiti e considerazioni preliminari

Prima di utilizzare questa funzionalità, è opportuno considerare quanto segue:

• Devono esistere tipi di autorizzazione configurati nel master.
• Per generare report, il tipo di autorizzazione deve avere un modello di report associato.
• La visibilità di menu e operazioni dipende dai permessi dell’utente.
• La gestione delle autorizzazioni si effettua sia dalla scheda del dipendente sia da un menu globale.
• La data di fine non può essere antecedente alla data di inizio.
• Non è consentito eliminare un tipo di autorizzazione se è utilizzato da qualche autorizzazione.

Attenzione

Se un utente non dispone dei permessi, non vedrà il menu né le operazioni correlate a questa funzionalità.

Master dei tipi di autorizzazione

Cos’è

Il master dei tipi di autorizzazione è la configurazione base da cui si definiscono i diversi modelli di autorizzazione disponibili sulla piattaforma.

Permette di parametrizzare:

• Il codice del tipo.
• Il nome dell’autorizzazione.
• Il titolo dell’autorizzazione.
• Il modello di report associato.
• Le condizioni e osservazioni.
• La descrizione dell’autorizzazione.

Dove si trova

Percorso menu:

Organizzazione | Configurazione | Tipi di autorizzazione

Cosa si può fare

In questa schermata sono disponibili operazioni standard:

• Nuovo
• Modifica
• Elimina

Campi del dettaglio

Ogni tipo di autorizzazione può includere i seguenti campi:

• Codice: obbligatorio e unico.
• NomeAutorizzazione: obbligatorio.
• TitoloAutorizzazione
• Modello di report
• Condizioni e osservazioni
• Descrizione dell’autorizzazione

Come creare un tipo di autorizzazione

1. Accedi a Organizzazione | Configurazione | Tipi di autorizzazione.
2. Premi Nuovo.
3. Inserisci il codice del tipo.
4. Inserisci il nome dell’autorizzazione.
5. Completa, se necessario, il titolo, il modello di report, la descrizione e le condizioni e osservazioni.
6. Salva il record.

Come modificare un tipo esistente

1. Accedi all’elenco di Tipi di autorizzazione.
2. Seleziona il record che desideri modificare.
3. Premi Modifica.
4. Aggiorna i campi necessari.
5. Salva le modifiche.

Come eliminare un tipo

1. Accedi all’elenco di Tipi di autorizzazione.
2. Seleziona il tipo.
3. Premi Elimina.
4. Conferma l’operazione se il sistema lo richiede.

Attenzione

Non è possibile eliminare un tipo di autorizzazione già associato ad autorizzazioni esistenti.

Consiglio

Definisci correttamente il modello, il titolo e i testi base nel master per ridurre le attività manuali nella creazione delle autorizzazioni dei dipendenti.

Gestione delle autorizzazioni nella scheda del dipendente

Cambiamento principale nella scheda

La vecchia scheda Dati per autorizzazioni viene rinominata in Autorizzazioni.

Il cambiamento funzionale più importante è che scompaiono i campi di testo libero e vengono sostituiti da una griglia strutturata.

Cosa mostra la scheda Autorizzazioni

La griglia delle autorizzazioni del dipendente include queste colonne:

• Codice
• Titolo autorizzazione
• Data inizio autorizzazione
• Data fine autorizzazione

Operazioni disponibili:

• Nuovo
• Elimina
• Genera report

Inserimento o modifica di un’autorizzazione

Quando si crea o modifica un’autorizzazione si apre un modulo con questi campi:

• Tipo di autorizzazione
• Titolo autorizzazione
• Data inizio
• Data fine
• Modello di report
• Descrizione dell’autorizzazione
• Condizioni e osservazioni

Inoltre, è presente una scheda aggiuntiva:

• Report e allegati

In essa si può:

• Consultare il report generato.
• Archiviare un file allegato associato.

Completamento automatico dal tipo di autorizzazione

Selezionando un tipo di autorizzazione, il sistema compila automaticamente:

• Titolo autorizzazione
• Modello di report
• Descrizione
• Condizioni e osservazioni

Questi valori sono ottenuti dal master dei tipi di autorizzazione.

Come creare un’autorizzazione per un dipendente

1. Accedi alla scheda del dipendente.
2. Entra nella scheda Autorizzazioni.
3. Premi Nuovo.
4. Seleziona il tipo di autorizzazione.
5. Controlla i campi compilati automaticamente.
6. Inserisci o modifica le date di inizio e fine.
7. Completa o correggi, se necessario, il titolo, la descrizione, il modello o le condizioni.
8. Salva il record.

Come modificare un’autorizzazione del dipendente

1. Accedi alla scheda del dipendente.
2. Entra in Autorizzazioni.
3. Apri l’autorizzazione che desideri modificare.
4. Effettua le modifiche necessarie.
5. Salva.

Come eliminare un’autorizzazione del dipendente

1. Accedi alla scheda Autorizzazioni del dipendente.
2. Seleziona il record corrispondente.
3. Premi Elimina.
4. Conferma l’operazione.

Come generare il report di un’autorizzazione

1. Accedi all’autorizzazione del dipendente.
2. Premi Genera report.
3. Il sistema utilizzerà il modello associato all’autorizzazione.
4. Il documento generato sarà collegato all’autorizzazione e al dipendente.

Nota

È possibile creare più autorizzazioni dello stesso tipo per uno stesso dipendente. Non esiste restrizione per tipi ripetuti.

Attenzione

Se l’autorizzazione non dispone di modello associato, la generazione del report mostrerà un messaggio controllato e non potrà essere completata.

Gestione globale delle autorizzazioni

Cos’è

Oltre alla gestione dalla scheda del dipendente, Smart OSH incorpora una vista centralizzata per consultare e mantenere tutte le autorizzazioni dell’organizzazione.

Dove si trova

Percorso menu:

Organizzazione | Autorizzazioni dei dipendenti

Cosa mostra l’elenco globale

La schermata globale mostra le autorizzazioni di tutti i dipendenti con colonne principali come:

• Codice
• Identificazione
• Dipendente
• Tipo autorizzazione
• Data inizio autorizzazione
• Data fine autorizzazione

Filtri disponibili

La griglia permette di filtrare per:

• Ambito
• Attivo
• Tipo di dipendente
• Ruolo

Operazioni disponibili

Da questa schermata si può:

• Nuovo
• Elimina
• Genera report

Il funzionamento è equivalente a quello della scheda autorizzazioni del dipendente, con la differenza che qui l’autorizzazione si gestisce da una vista trasversale.

Dettaglio dell’autorizzazione globale

La schermata di dettaglio contiene:

• Gli stessi campi dell’autorizzazione del dipendente.
• Un campo aggiuntivo obbligatorio di relazione con il dipendente.

Come creare un’autorizzazione dall’elenco globale

1. Accedi a Organizzazione | Autorizzazioni dei dipendenti.
2. Premi Nuovo.
3. Seleziona il dipendente.
4. Seleziona il tipo di autorizzazione.
5. Controlla i campi compilati automaticamente.
6. Inserisci le date e gli altri dati necessari.
7. Salva il record.

Come localizzare autorizzazioni specifiche

1. Accedi all’elenco globale.
2. Usa i filtri disponibili secondo le tue necessità.
3. Esegui la ricerca.
4. Controlla i record risultanti.
5. Accedi al dettaglio o genera report se necessario.

Consiglio

Usa la schermata globale per localizzare rapidamente quali dipendenti dispongono di una determinata autorizzazione o quali hanno autorizzazioni entro un intervallo di validità specifico.

Generazione di report

Come funziona

Ogni autorizzazione può avere un modello di report associato. Quando si genera il report, il sistema usa automaticamente il modello collegato al tipo o all’autorizzazione specifica, secondo la configurazione disponibile.

Quali dati utilizza

Il report generato prende i dati da:

• L’autorizzazione
• Il dipendente
• Il modello associato

Collegamento documentale

Cosa succede alla generazione di un report

Quando si genera un report da un’autorizzazione, il sistema:

• Lo archivia nella stessa autorizzazione.
• Lo archivia anche in report e allegati del dipendente.

Cosa apporta questo collegamento

• Tracciabilità completa
• Accesso da entrambi i contesti
• Conservazione documentale centralizzata

Allegati

Oltre al report generato, l’autorizzazione permette di archiviare file allegati correlati.

Caricamento massivo tramite Excel

Cosa permette

Il master Tipi di autorizzazione viene incluso nei processi di caricamento massivo tramite Excel.

Questo consente di:

• Inserire nuovi tipi
• Aggiornare tipi esistenti
• Validare i campi obbligatori

Obiettivo del caricamento massivo

• Facilitare la parametrizzazione iniziale
• Ridurre attività manuali ripetitive
• Mantenere il master in modo più efficiente

Come utilizzarlo

1. Scarica il modello di caricamento massivo corrispondente.
2. Aggiungi nuovi tipi o modifica quelli esistenti.
3. Verifica che i campi obbligatori siano compilati.
4. Esegui il caricamento in Smart OSH.
5. Controlla il risultato e correggi eventuali errori di validazione.

Attenzione

Se l’Excel contiene codici duplicati o mancano campi obbligatori, il sistema restituirà errori di validazione e non completerà il caricamento di quei record.

Regole funzionali chiave

Ripetizione dei tipi

• È consentito registrare più autorizzazioni dello stesso tipo per uno stesso dipendente.

Validità

• La validità dell’autorizzazione è delimitata da data di inizio e data di fine.

Integrità del master

• Non si può salvare un tipo con codice duplicato.
• Non si può eliminare un tipo già in uso.

Relazione obbligatoria con il dipendente

• Nella gestione globale, non si può salvare un’autorizzazione senza associarla a un dipendente.

Validazione delle date

• Non è consentita una data di fine antecedente alla data di inizio.

Casi d’uso abituali

Emettere un’autorizzazione standard a un dipendente

1. Si configura preventivamente il tipo di autorizzazione nel master.
2. Si accede alla scheda del dipendente.
3. Si crea una nuova autorizzazione selezionando quel tipo.
4. Il sistema completa automaticamente i testi base e il modello.
5. Si salvano le date.
6. Si genera il report.

Risultato: l’autorizzazione viene registrata e documentata con tracciabilità.

Consultare quali dipendenti hanno una specifica autorizzazione

1. Accedi a Organizzazione | Autorizzazioni dei dipendenti.
2. Filtra per il tipo di autorizzazione che desideri consultare.
3. Controlla l’elenco risultante.

Risultato: ottieni una visione globale dei dipendenti e della validità delle loro autorizzazioni.

Mantenere uno storico delle rinnovazioni

1. Crea un’autorizzazione iniziale per il dipendente.
2. Quando necessario, crea una nuova autorizzazione dello stesso tipo con nuove date.
3. Conserva entrambe nel sistema.

Risultato: si mantiene uno storico delle autorizzazioni senza sovrascrivere i record precedenti.

Considerazioni su permessi, audit e prestazioni

La funzionalità contempla:

• Controllo dei permessi per ruolo
• Audit di creazione, modifica ed eliminazione
• Validazioni omogenee tra popup e dettaglio
• Compatibilità con l’esportazione standard delle griglie

Nota

Se nel tuo ambiente osservi differenze in qualche campo o filtro rispetto a questa documentazione, prevarrà la configurazione e versione implementata in quell’ambiente.

Benefici principali

Questa funzionalità apporta:

• Autonomia di configurazione
• Standardizzazione documentale
• Controllo storico
• Gestione strutturata
• Ricerca trasversale
• Scalabilità futura
• Migliore tracciabilità e audit

Riassunto

La gestione delle autorizzazioni dei dipendenti con tipi configurabili trasforma l’amministrazione delle autorizzazioni in Smart OSH verso un modello più solido e mantenibile.

Permette di:

• Configurare tipi da un master
• Gestire autorizzazioni dal dipendente o da una vista globale
• Generare e archiviare report
• Associare documentazione a ogni record
• Controllare la validità e mantenere lo storico

Si tratta di un miglioramento chiave per organizzazioni che necessitano di un controllo formale, auditabile e scalabile delle autorizzazioni associate ai propri dipendenti.

Ref. SO-3423