Introduzione al modulo

Il modulo Leadership e partecipazione dei dipendenti consente di registrare e gestire in modo agile le contributi dei dipendenti, le riunioni e le conferenze dell’organizzazione e altri avvisi programmati, in linea con la clausola 5 della Norma Internazionale ISO 45001.

Obiettivi

Con questo modulo puoi:

• Consentire ai dipendenti di effettuare diversi contributi (comunicazione di rischio, non conformità, opportunità, proposta, suggerimento).
• Rispondere al dipendente in relazione al contributo effettuato.
• Gestire le proposte e le azioni derivanti.
• Disporre di notifiche automatiche via email ai responsabili di ogni partecipazione.
• Organizzare riunioni o conferenze con le loro convocazioni, partecipanti, ordine del giorno, accordi e verbali.
• Stabilire un insieme di temi da trattare come rafforzamento della leadership.

Contenuto del modulo

Il menu principale Leadership e partecipazione del dipendente è composto da quattro sezioni:

• Partecipazioni: inserimento, gestione e consultazione dei contributi dei dipendenti.
• Riunioni e conferenze: inserimento, gestione e consultazione delle riunioni e conferenze.
• Altri avvisi: consultazione degli avvisi generati che si applicano all’utente.
• Configurazione: inserimento del contenuto di alcuni campi delle schermate precedenti (categorie, stati, definizioni, ecc.).

Tipi di report del modulo

Il modulo dispone di due report propri:

• Report di partecipazione del dipendente: report con le informazioni di base di una partecipazione.
• Verbale di riunione/conferenza: report che il programma genera automaticamente all’invio delle email del verbale ai partecipanti.

Attenzione

Se il verbale è già stato inviato ai partecipanti e si rigenera manualmente il report di Verbale di riunione/conferenza, il report precedente scompare e il suo allegato (con le firme eventualmente presenti) viene archiviato. Rimane valido solo il nuovo report, con richieste di firma a tutti i partecipanti.

Per questo motivo, non si consiglia di generare manualmente il verbale di riunione/conferenza: lascia che lo generi il programma all’invio delle email.

Generare il «Report di partecipazione del dipendente»

Puoi generarlo da due posizioni:

• Schermata elenco: seleziona il record e premi Genera report.
• Schermata dettaglio: premi Genera report.

Alla generazione vedrai le seguenti opzioni:

• Modello di report: seleziona Report di partecipazione del dipendente.
• Notificami via email quando il report è generato.
• Firmare digitalmente il report.
• Inviare il report via email.
• Ambiti di distribuzione: aggiungendo un ambito (o team, attività, ruolo, dipendente), il programma invierà il report in differita a chi di competenza. Se sono configurate firme, l’invio avverrà una volta firmato.
• Firme: le persone indicate riceveranno il report per firmarlo.

Generare il report «Scheda di partecipazione»

Il report mostra i dati di base della partecipazione solo a schermo: non viene salvato nell’applicazione. Puoi generarlo da:

• Schermata elenco: seleziona il record e premi Mostra nel report.
• Schermata dettaglio: premi Report.

Sulla generazione automatica del «Verbale di riunione/conferenza»

Il processo è il seguente:

1. Eseguendo l’operazione Invia ora tutte le email del verbale riunione/conferenza, il programma invia una email a ogni partecipante con il documento del verbale e l’opzione di firmarlo.
2. Quando tutti i partecipanti hanno firmato, il programma invia (nella email di notifiche giornaliere) una nuova email per firmare la ricevuta di ritorno: ogni partecipante riceve nuovamente il documento già firmato da tutti e deve firmarlo di nuovo come ricevuta.

Consiglio

Se hai bisogno solo di vedere il verbale come bozza prima di inviarlo, basta selezionare il modello di report e premere Accetta senza selezionare alcuna opzione aggiuntiva.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manuale d’uso – Leadership e partecipazione dei dipendenti», versione 1, 08/09/2020.