CAE come azienda esterna

Guida operativa per responsabili CAE di azienda esterna in Smartosh. Riassume il manuale ufficiale; non sostituisce tutte le sfumature né i filtri avanzati.

Obiettivo

Gestire in un unico luogo la coordinazione delle attività aziendali (CAE): dati della tua azienda, dipendenti e veicoli/macchine, assegnazione a coordinamenti, scambio di documentazione (richiesta, in attesa di validazione, scadenze) e notifiche CAE verso l’azienda principale.

Primo accesso

Riceverai una mail di benvenuto con la URL, l’utente e un link per cambiare la password.
Crea la password tramite quel link (il sistema confermerà la modifica).
Accedi tramite Accesso a SmartOSH e fai login con utente e password.

Pannello CAE (accessi rapidi)

Dal menu superiore, Pannello CAE concentra le funzioni abituali:

Accesso	A cosa serve
Documenti in attesa di accettazione o revisione	Revisionare e, se necessario, accettare e firmare come responsabile CAE. Il numero sotto il titolo indica i documenti in sospeso.
Documenti richiesti	Documenti richiesti dall’appaltatore; qui allegare file.
Tutti i documenti	Visualizzare la documentazione già accettata e le altre cambiando i filtri (es. stato).
Aziende esterne	Verificare i dati della tua azienda e registrare dipendenti per assegnarli ai coordinamenti.
Coordinamenti	Consultare (senza modificare l’intestazione): partecipanti, stato documentale, Notifiche CAE verso l’azienda principale.
Subappaltatori	Visualizzare le aziende subappaltatrici collegate alla tua organizzazione.
Manuale CAE	Link al manuale completo in documento.
Notifiche CAE	Visualizzare e rispondere agli avvisi con l’azienda principale.

Controllo accessi (da Inizio): verificare lo stato della documentazione dei lavoratori di aziende esterne; il dipendente è criterio obbligatorio di ricerca.

Percorsi alternativi

Molte schermate si ripetono dal modulo CAE (per esempio CAE → Aziende esterne invece di Pannello CAE).

1. Revisionare o modificare i dati della tua azienda

Pannello CAE → Aziende esterne (o CAE → Aziende esterne).
Premi i tre puntini accanto al nome della tua azienda e apri il dettaglio.
Verifica o correggi i dati; se modifichi qualcosa, usa Salva e chiudi.

Per registrare aziende subappaltatrici devi coordinarti con l’amministratore CAE dell’azienda principale (non è una registrazione libera da qui).

2. Dipendenti: registrazione, dati opzionali e cessazione

Stesso percorso fino al dettaglio di Azienda esterna.
Scheda Dipendenti → Nuovo.
Compila almeno Nome, Cognome 1 e Identificazione (DNI/NIE, ecc.); conferma con Accetta e Salva nella schermata precedente. I campi obbligatori sono contrassegnati da asterisco.
Autonomi: seleziona Autonomo se non sono dipendenti; è consigliabile compilare NASS quando applicabile.
Date di inizio/fine nell’azienda esterna: apri il dipendente, completa il pop-up e Accetta + Salva (non implica ancora l’assegnazione a un coordinamento).

Cessazione dipendente: nella scheda Dipendenti, selezione → Dare cessazione dipendenti (data proposta modificabile). Questo deseleziona il dipendente da tutti i coordinamenti e disattiva le necessità documentali legate a lui. Potrai cessare solo nei coordinamenti di cui sei responsabile.

Riattivare un dipendente inattivo: scheda Dipendenti → Collega → cerca persona → Accetta → verifica date → Salva. Poi devi riassegnarlo ai coordinamenti corrispondenti.

3. Assegnare o rimuovere dipendenti da un coordinamento

Senza uscire da Azienda esterna | Dipendenti:

Assegnare: seleziona il dipendente → Assegna/Rimuovi → Assegna a coordinamenti → seleziona coordinamenti → Accetta → Salva in azienda esterna.
Rimuovere: stesso menu → Rimuovi da coordinamenti → seleziona → Accetta → Salva e chiudi in azienda esterna.

Quando i dipendenti sono associati, inizieranno a generarsi richieste di documentazione secondo la configurazione del coordinamento.

4. Veicoli e macchine

Azienda esterna → scheda Veicoli/macchine → Nuovo.
Minimo: Tipo e Targa/N° di serie; Accetta e Salva. Se manca un tipo nel catalogo, contatta l’azienda principale.
Assegnare/rimuovere da coordinamenti: come per i dipendenti, da Assegna/Rimuovi in quella scheda.
Per eliminare il collegamento del veicolo con la tua azienda esterna: seleziona riga → Elimina (secondo manuale).

5. Documentazione: in sospeso, richiesta e stati

In attesa di accettazione o revisione

Pannello CAE → Documenti in sospeso… → sulla riga, Valida documento (o Operazioni → Vai alla pagina di validazione). Scarica il file, verifica e Accetta e Firma se necessario. Se sei validatore, potrai indicare scadenza e rilascio. La firma digitale può essere fatta in un riquadro con il mouse se il flusso lo richiede.

Se l’elemento non appare con bordo blu, il responsabile del documento può essere un’altra azienda esterna.

Documenti richiesti

Pannello CAE → Documenti richiesti → Carica documento o Operazioni → Allega documenti. Scegli file, Data di rilascio e Accetta. Solo un file per richiesta: se sono più, uniscili o comprimi in uno zip. La data di scadenza indicata condiziona la nuova richiesta automatica; di solito ci sono avvisi 14 e 7 giorni prima.

Modello: se applicabile, scarica il modello (piattaforma o mail), compilalo, digitalizzalo e caricalo con Allega documento.

Tutti i documenti

Di default vedrai Accettato; amplia con il filtro Documento per altri stati.

Stati utili (riassunto): Richiesto (allegare o rinviare dopo rifiuto), In attesa di accettazione/revisione, Accettato, Rifiutato, Annullato/Non applicabile. Se ti rifiutano, riceverai mail al responsabile CAE con motivo.

Scadenza e cambio allegato

In scadenza: avvisi precedenti; dopo la scadenza, arriverà una nuova richiesta per caricare il documento rinnovato. Nel frattempo il documento precedente può restare considerato accettato secondo le regole del flusso (vedi manuale).
Cambiare allegato solo se lo stato è ancora In attesa di accettazione/revisione a destinazione: Pannello CAE → Tutti i documenti → filtri secondo manuale → Operazioni → Cambia il file allegato attuale.

Documento «Non applicabile»

Da Carica documento, opzione Non applicabile: motivo e conferma. Passa a validazione dell’azienda principale; se rifiutano, viene richiesto di nuovo. Se validi tu un documento in entrata e non applica, il manuale prevede flusso Non applicabile dalla validazione fino a lasciare la necessità in Annullato/Non applicabile.

6. Download massivo

CAE → Documenti: seleziona record → Operazioni → Scarica documenti in blocco (attivi, inattivi o entrambi; nello zip gli attivi possono essere contrassegnati con (A) secondo manuale).

7. Filtri e liste (idea generale)

In Documenti, Coordinamenti, Aziende esterne, ecc. ci sono filtri superiori (stato, scadenza, classe, tipo di coordinamento…). Puoi affinare con Selettore colonne (clic destro sulle intestazioni) e filtro a imbuto nelle colonne, o ricerca testuale. I filtri di intestazione sono a scelta singola ciascuno; puoi combinare più filtri diversi.

8. Subappaltatori

Se lavora un subappaltatore sotto la tua responsabilità, l’azienda principale deve registrare l’accesso dopo aver ricevuto NIF, ragione sociale e dati del responsabile CAE (nome, DNI, mail). In Pannello CAE → Subappaltatori vedi l’elenco. Per vedere documenti di subappaltatori nelle liste, aggiungi la colonna Subappaltatore (selettore colonne).

9. Notifiche CAE

Elenco: Pannello CAE → Notifiche CAE (il numero indica non lette).
Creare: Pannello CAE → Coordinamenti → apri il coordinamento → scheda Notifiche CAE → Nuovo → compila obbligatori (*).
Inviare: nell’elenco notifiche, seleziona → Operazioni → Invia notifica (solo se non è marcato Notifica inviata; per rinviare, togli la spunta Inviato secondo manuale). La risposta dell’azienda principale appare nella colonna Risposta.

10. Consultare documentazione di un dipendente

Inizio → Controllo accessi → criteri (il dipendente è obbligatorio) → Cerca documenti. I responsabili esterni e aggiuntivi vedono secondo la portata della loro azienda e subappaltatori (dettaglio nel manuale).

Fonte: M-SO-21-09 «Manuale d’uso CAE per azienda esterna», versione 17.1, 19/05/2025.