Concetti del modulo

Accedere a Smart OSH

Per entrare nella piattaforma, l’utente amministratore deve fornirti: link, utente e password (o link per impostarla).

Come recuperare la password

Se disponi di un utente e non ricordi la password, usa l’opzione Ho dimenticato la password dalla schermata di accesso:

1. Accedi a Smart OSH e clicca su Ho dimenticato la password.
2. Compila solo uno dei due campi: Utente o Indirizzo email.
3. Clicca su Invia dati.
4. Se il programma dispone della tua email, riceverai immediatamente una email per impostare la nuova password.

Consiglio

Se non ricevi l’email entro i successivi 5 minuti, contatta il tuo responsabile.

Struttura del modulo

Dal modulo di Gestione del cambiamento puoi registrare i cambiamenti necessari e dettagliare tutte le interventi del processo.

Menu principale

Il modulo è composto dal seguente menu:

• Gestione del cambiamento: menu principale che dà accesso a Cambiamenti e Configurazione.
• Cambiamenti: schermata principale per registrare i cambiamenti, gestirli e consultare quelli esistenti.
• Configurazione: menu che permette di registrare il contenuto dei campi configurabili.

Tipi di schermata

• Schermata dettaglio: schermata di creazione o consultazione di un record. Contiene i campi obbligatori, quelli non obbligatori e le schede con informazioni aggiuntive. Esempi: Cambiamenti, Dipartimenti, Siti, Ubicazioni, Tipi di impatto, Impatti, Verifiche, Liste di distribuzione e Tipi di costo.
• Schermata elenco: mostra tutti i record registrati. È anche chiamata schermata di relazione. In questo modulo è disponibile la schermata elenco di Cambiamento.
• Scheda: sezione all’interno di una schermata dettaglio che permette di vedere più contenuti, creare nuovi record o collegare record esistenti. Schede disponibili: Ambito, Impatti, Consultazioni, Documentazione, Autorizzazioni, Verifiche, Invii, Annotazioni, Costi, Report, Allegati e SmartStatus.

Tipi di campi

• Campi di testo libero: si compilano liberamente.
• Campi di selezione: si seleziona una delle opzioni disponibili.
• Campi di ricerca: permettono di cercare da una schermata elenco.
• Campi calcolati: vengono compilati automaticamente dal programma.

Nota

• Se il titolo di un campo contiene un asterisco, il campo è obbligatorio.
• Se il titolo di un campo appare sottolineato ed è compilato, cliccandoci sopra si accede alla schermata dettaglio del record associato.

Azioni più comuni

Nelle schermate e schede troverai icone di azione per: registrare, eliminare, salvare, salvare e uscire, uscire senza salvare, aggiornare, generare report, collegare record, svuotare campi, selezionare da una lista, mostrare aiuto contestuale, accedere alle impostazioni, scaricare in Excel, esportare in PDF/Excel, scollegare record e scaricare PDF.

Attenzione

Se l’icona di un’azione appare in grigio, quell’azione non è attiva e non può essere eseguita.

Operazioni per scheda

Alcune schede della schermata dettaglio del Cambiamento dispongono di operazioni specifiche:

Scheda	Operazione
Documentazione	Allegare documento
Autorizzazioni	Autorizzare cambiamento
Verifiche	Gestire verifiche
Invii	Forzare invio differito ora · Registrare ricevuta scheda rischi
Report	Aggiornare report · Scaricare report in blocco
Allegati	Scaricare allegati in blocco · Firmare allegato · Cambiare date in blocco · Registrare ricevuta scheda rischi
SmartStatus	Aprire · Ignorare

Per eseguire un’operazione: seleziona il record, clicca su Operazioni e scegli l’operazione necessaria.

Report

Il modulo dispone del Report di gestione del cambiamento, che il programma genera e aggiorna automaticamente in base alle azioni dei responsabili.

Attenzione

Non è consigliato generarlo manualmente a meno che non sia necessario firmarlo a mano.

Per generarlo manualmente:

• Dalla schermata elenco: seleziona il record e clicca su Genera report.
• Dalla schermata dettaglio: clicca su Genera report.

Alla generazione appaiono le seguenti opzioni:

• Modello del report: modello da generare.
• Notificami via email quando il report è generato: invia avviso al termine.
• Firmare digitalmente il report: abilita la firma digitale.
• Inviare il report via email: invio differito a chi applica.
• Ambiti di distribuzione: destinatari quando il report è firmato da tutti.
• Firme: persone a cui sarà inviato per firmare.

Stati della gestione del cambiamento

Ogni gestione del cambiamento attraversa cinque stati distinti, concatenati secondo le azioni dei responsabili:

#	Stato	Fase	Azione principale
1	Bozza	Inizio	Viene registrata la richiesta; i responsabili ricevono l’email per autorizzare il cambiamento.
2	Creato	Decisione	I responsabili ricevono la richiesta di autorizzazione della pianificazione e possono autorizzare e firmare o rifiutare (torna a Bozza).
3	Pianificazione	Pianificazione	I responsabili ricevono il documento da validare e la richiesta di autorizzazione all’esecuzione.
4	Esecuzione	Esecuzione	I responsabili ricevono la richiesta di verifiche e quella di avvio.
5	Avvio	Realizzazione	I responsabili ricevono l’email per autorizzare l’avvio.

Nota

• Ad eccezione del passaggio da Bozza a Creato, tutte le transizioni di stato sono automatiche: non è consigliato modificarle manualmente.
• Tutti gli invii di email avvengono in invio differito.

Fonte: M-SO-20-16-01 «Manuale d’uso Gestione del cambiamento», versione v.1, 18/05/2020.