Pianificare assegnare compiti e duplicare misure

Assegnare il responsabile dell’implementazione

1. Accedi alla schermata dettaglio della misura e apri la scheda Responsabile dell’implementazione.
2. Seleziona il ruolo e cerca il nome della persona responsabile.
3. Clicca su Salva.

Consiglio

• Puoi compilare Ruolo implementazione e Responsabile implementazione, oppure solo Responsabile implementazione.
• Se selezioni un ruolo, apparirà automaticamente la persona configurata per esso nel modulo Organizzazione.
• Se in uno stesso ruolo ci sono più dipendenti, puoi scegliere quello corrispondente.

Riassegnare il responsabile

Hai due opzioni:

Da qualsiasi scheda “Misure”:

1. Entra nella schermata dettaglio del record padre.
2. Nella scheda Misure, seleziona i record e apri Operazioni > Riassegna responsabile.

Dalla schermata elenco “Misure” del modulo “Rischi”:

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona i record.
2. Apri Operazioni > Riassegna responsabile.

In entrambi i casi:

3. Seleziona Riassegna a me, Cambia ruolo o Cambia dipendente e scegli il nuovo responsabile.
4. Clicca su Accetta.

Attenzione

• Il responsabile non viene cambiato se la misura ha stato di implementazione Chiuso o Annullato.
• Se il nuovo responsabile non ha permessi utente per gestire le misure, apparirà una notifica.

Assegnare e gestire osservatori in una misura

Assegnare osservatori

1. Accedi a Rischi > Misure ed entra nel record.
2. Apri la scheda Osservatori e clicca su Collega.
3. Seleziona i lavoratori e clicca su Accetta.
4. Salva le modifiche.

Cambiare osservatori in blocco

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona i record con osservatori assegnati.
2. Apri Operazioni > Riassegna osservatore.
3. Seleziona gli osservatori da cambiare, cerca il nuovo e clicca su Accetta.

Eliminare osservatori in blocco

1. Seleziona i record e apri Operazioni > Elimina osservatori in blocco.
2. Seleziona gli osservatori e clicca su Accetta.

Come pianificare l’implementazione delle misure

Perché le misure appaiano nei report di Pianificazione dell’attività preventiva e Monitoraggio dell’attività preventiva è necessario indicare una Data fine pianificata.

1. Accedi alla schermata dettaglio della misura.
2. Apri la scheda Pianificazione e compila:
   • Data inizio: giorno di registrazione della misura.
   • Data scadenza: data massima consigliata per chiudere la misura. Se è associata a un fattore di rischio, viene compilata automaticamente con la valutazione del rischio e la data di inizio.
   • Data fine pianificata: data prevista di chiusura. Si consiglia che sia precedente o coincida con quella di scadenza.
   • Data di completamento: data reale di chiusura.

Conseguenze della chiusura della misura

• La data di completamento viene compilata con il giorno attuale nella misura e nelle sue attività (rispettando le attività già chiuse).
• Il fattore di rischio, non conformità, opportunità o obiettivo associato passa a In attesa di chiusura (se la misura è unica o l’ultima che si chiude).
• Viene notificato il cambiamento ai responsabili.
• Se è attivo il circuito di verifica, lo stato passa a In attesa di verifica efficacia.

Attenzione

Se è attivo il circuito di approvazione, non potrai chiudere la misura finché il suo stato di approvazione non sarà Approvato.

Ripianificare le date di una misura

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona i record.
2. Apri Operazioni > Cambia date.
3. Seleziona la casella Cambia data… corrispondente, scegli la data desiderata e clicca su Accetta.
4. (Opzionale) Per far coincidere la data fine pianificata con quella di scadenza, seleziona Cambia data fine pianificata e Copia data di scadenza in data fine pianificata.

Nota

• La data di approvazione o rifiuto cambia solo nelle misure con circuito di approvazione attivo e stato di implementazione Non iniziato.
• La data di verifica dell’efficacia cambia solo nelle misure con circuito attivo e stato Chiuso.
• La data fine pianificata viene cancellata se era compilata.
• Le modifiche vengono notificate ai responsabili.

Creare misure periodiche

Utile per azioni ricorrenti (ad esempio, esercitazioni di emergenza).

1. Accedi alla schermata dettaglio della misura.
2. Seleziona Misura periodica.
3. Nella scheda Pianificazione, indica la Periodicità per la generazione e l’Intervallo (giorni, mesi, anni).
4. Clicca su Salva.

Consiglio

Ad esempio, per generare una misura annualmente, indica periodicità 1 e intervallo Anni.

Nota

Una volta creata la nuova misura periodica, questa non si aggiorna se si modifica la misura precedente.

Gestire e associare attività a una misura

1. Accedi al record della misura e verifica che Misura che NON genera attività sia deselezionato.
2. Apri la scheda Attività e clicca su Nuovo o Modifica.
3. Compila i campi necessari nella schermata dettaglio dell’attività.
4. Clicca su Salva.

Nota

• Se Misura che NON genera attività è deselezionato, viene automaticamente creata un’attività con lo stesso titolo della misura al momento della creazione. L’attività eredita titolo, data di inizio, data di scadenza e ambito.
• Le attività aggiunte condividono l’ambito della misura.
• La data di inizio dell’attività non potrà essere successiva alla data di scadenza della misura.
• Ogni attività può avere responsabili diversi.

Gestire l’avanzamento

1. Accedi al record dell’attività e vai al campo % Completamento.
2. Indica una percentuale dal menu a tendina.

Attenzione

Quando si compila la Data di completamento dell’attività, si cambia lo stato in Chiuso o si imposta la % di completamento al 100 %:

• La data di completamento viene compilata con il giorno attuale nella misura e nelle sue attività.
• Lo stato dell’attività passa a Chiuso e la % al 100 %.
• La misura passa a In attesa di verifica (se l’attività è unica o l’ultima che si chiude).
• Viene notificato il cambiamento ai responsabili.

Consiglio

Se una misura non ha attività, il suo grado di avanzamento sarà del 100 % quando sarà Chiusa.

Come copiare una misura

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona il record.
2. Clicca su Duplica.
3. Modifica e compila le informazioni della nuova misura.

Attenzione

• Non è possibile duplicare più record contemporaneamente.
• Per impostazione predefinita viene duplicata tutta l’informazione associata (inclusa l’attività associata se Misura che NON genera attività non è selezionato).
• La nuova misura duplicata non apparirà associata a nessun fattore di rischio.