Gestire una notifica di incidente/infortunio

Una volta creata una notifica di incidente/infortunio, i responsabili designati ricevono un’email con le informazioni di base e possono iniziare a gestirla.

Azioni disponibili

Dalla schermata dettaglio puoi:

• Ampliare o modificare le informazioni di base (ad esempio, includere il Dipendente coinvolto se non è ancora stato indicato).
• Cambiare lo stato della registrazione.
• Consultare e completare le informazioni delle schede (testimoni, allegati, risposte, ecc.).
• Creare l’indagine sull’incidente/infortunio direttamente dalla notifica.

Stati della notifica

Stato	Come si assegna
In attesa di revisione	Di default alla creazione della notifica.
In corso	Manualmente, per indicare che è in gestione.
Chiusa	Manualmente, o automaticamente alla creazione dell’indagine tramite la notifica.
Annullata	Manualmente, quando la notifica non è applicabile.

Indicare l’ambito

1. Accedi alla notifica e vai alla scheda Ambito.
2. Seleziona l’ambito corrispondente.
3. Premi Salva.

Attenzione

• Infortunio con assenza / senza assenza: obbligatorio compilare Azienda + Centro + Sezione + Posto di lavoro, oppure Azienda esterna.
• Incidente: è obbligatorio solo Azienda o Azienda esterna.

Indicare i testimoni

Esistono due modi per aggiungere testimoni:

Da Smart OSH

1. Accedi alla notifica e vai alla scheda Testimoni.
2. Indica i contributi che ritieni opportuni e premi Collega.
3. Seleziona i dipendenti che sono stati testimoni e premi Accetta.
4. Premi Salva.

Dalla pagina anonima, App o Visore app

In questi canali i testimoni si indicano direttamente nel campo Descrizione dell’incidente/infortunio (indicare nome e cognome dei testimoni se presenti).

Nota

La persona responsabile della gestione della notifica dovrà successivamente accedere a Smart OSH per registrare formalmente quei testimoni nella scheda Testimoni.

Inviare risposta al notificatore

1. Accedi alla notifica e vai alla scheda Risposte.
2. Premi Nuovo e compila la sezione Risposta e il campo Data invio.
3. Premi Accetta e poi Salva.
4. Premi Operazioni → Invia risposta al notificatore.

Attenzione

È indispensabile che il campo Email destinatario sia compilato; altrimenti, l’email non verrà inviata.

Consiglio

Se indichi una data futura in Data invio, il programma segna la risposta come inviata ma non invia l’email fino a quella data.

Allegare immagini o documenti

1. Accedi alla notifica e vai alla scheda Allegati.
2. Premi Nuovo, indica il Nome descrittivo e seleziona il file da Sfoglia.
3. Premi Accetta e poi Salva.

Nota

Gli allegati non vengono inclusi nelle email automatiche di notifica o di responsabilità: appare solo un link al documento.

Schede automatiche

Le seguenti schede si compilano automaticamente alla creazione della notifica, secondo le Responsabilità definite in Organizzazione → Resp. e incarichi:

• Responsabili: secondo la Responsabilità gestione notifica incidenti/infortuni.
• Informare a: secondo la Informazione notifica incidenti/infortuni.
• Dati notificatore: dati dell’utente che ha creato la registrazione.

Nelle schede Responsabili e Informare a puoi aggiungere manualmente qualsiasi altra persona.

Visualizzare avvisi (SmartStatus)

1. Accedi alla notifica e vai alla scheda SmartStatus.

Nota

• Gli avvisi si generano automaticamente secondo la configurazione in Smart → Configurazione → Definizioni avviso SmartStatus.
• Da Operazioni puoi annullare un avviso selezionando Ignora.

Creare l’indagine dalla notifica

Dalla stessa notifica puoi generare automaticamente l’indagine corrispondente:

1. Premi Operazioni → Crea indagine incidente/infortunio.

Questo crea l’indagine, compila il campo Codice indagine incidente/infortunio nella notifica e la blocca.

Modificare o eliminare una notifica

Modificare

1. Accedi a Incidenti e apri la notifica.
2. Modifica i dati necessari e premi Salva.

Attenzione

• Si possono modificare solo le notifiche non chiuse.
• Se la notifica ha un Codice indagine incidente/infortunio assegnato, non potrai modificarla finché non elimini prima l’indagine.

Eliminare

1. Accedi a Incidenti e seleziona la notifica da eliminare.
2. Premi l’icona di eliminazione.
3. Conferma con Sì nell’avviso.

Pericolo

L’eliminazione è irreversibile.

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Fonte: M-SO-20-09-01 «Manuale d’uso – Incidenti», versione 1.