Come generare la pianificazione e il monitoraggio dell'attività preventiva

Smart OSH permette di generare due rapporti complementari: la Pianificazione dell’attività preventiva e il Monitoraggio dell’attività preventiva. Entrambi possono essere generati dal modulo Rischi o da Organizzazione, condividono le stesse opzioni di configurazione e seguono le stesse condizioni per mostrare le misure.

Contenuto dei rapporti

Sia il rapporto di pianificazione che quello di monitoraggio seguono la stessa struttura:

Copertina e indice.
Introduzione con un riassunto del contenuto e degli ambiti a cui si applica.
Dettaglio per ambito e per fattori di rischio:
- Il rapporto di Pianificazione mostra le misure pianificate.
- Il rapporto di Monitoraggio mostra il monitoraggio di quelle stesse misure.

Generare il rapporto da Rischi

Accedi a Rischi → Fattori di rischio e clicca su Genera rapporto.
Seleziona l’ambito per cui vuoi generare il rapporto.
In Modello di rapporto, scegli Pianificazione dell’attività preventiva o Monitoraggio dell’attività preventiva.
Configura il resto delle opzioni (vedi Opzioni disponibili).
Clicca su Accetta.

Generare il rapporto da Organizzazione

Accedi a Organizzazione → Imprese, scegli un record e clicca su Genera rapporto.
In Modello di rapporto, seleziona Pianificazione dell’attività preventiva o Monitoraggio dell’attività preventiva.
Configura il resto delle opzioni (vedi Opzioni disponibili).
Clicca su Accetta.

Opzioni disponibili al momento di generare il rapporto

Queste opzioni appaiono sia generando il rapporto da Rischi sia da Organizzazione:

Opzione	Descrizione
Includi ambiti superiori	Include nel rapporto i dati dei livelli organizzativi superiori a quello selezionato. Per esempio, se scegli Sezione, appariranno anche Impresa e Centro.
Includi ambiti inferiori	Include i livelli organizzativi inferiori a quello selezionato. Per esempio, se scegli Sezione, appariranno anche le Posizioni.
Includi solo misure con «Data fine pianificata»	Filtra quali misure appaiono nel rapporto. Vedi Condizioni per la visualizzazione delle misure.
Da data / A data	Definisce l’intervallo di date del rapporto. Appaiono solo le misure la cui data fine pianificata rientra nell’intervallo.
Notificami via email quando il rapporto è generato	Invia una email all’utente che avvia l’azione quando il rapporto è pronto.
Firma digitale del rapporto	Permette che il rapporto venga firmato dalle persone indicate in Firme e distribuzione → Firme.
Invia il rapporto via email	Invia il rapporto alle persone indicate in Firme e distribuzione → Firme per la ricezione e la firma successiva.

Condizioni per la visualizzazione delle misure

Il comportamento dipende dalla selezione di Includi solo misure con «Data fine pianificata»:

Con l’opzione selezionata

Perché una misura appaia nel rapporto deve soddisfare:

Avere compilato il campo Data fine pianificata.
Che questa data rientri nell’intervallo del rapporto (Da data e A data).

Inoltre:

Nel rapporto di Pianificazione: appaiono solo misure aperte.
Nel rapporto di Monitoraggio: appaiono sia misure aperte che chiuse.

Con l’opzione deselezionata

Nel rapporto di Pianificazione: appaiono tutte le misure aperte (con stato Non iniziato, In corso o In attesa di verifica), con o senza data di pianificazione.
Nel rapporto di Monitoraggio: appaiono le misure aperte e, inoltre, le misure con stato Annullato o Chiuso che sono state annullate o chiuse nell’intervallo del rapporto.

Assegnare in blocco la data fine pianificata a più misure

Per inserire contemporaneamente la data fine pianificata di più misure:

Accedi a Rischi → Misure e seleziona la vista Pianificazione.
Seleziona i record a cui vuoi applicare la stessa data.
Clicca su Operazioni → Cambia date.
Seleziona l’opzione Cambia data fine pianificata.
Seleziona l’opzione Copia data di scadenza in data fine pianificata (o, in alternativa, compila direttamente il campo Data fine pianificata).
Clicca su Accetta.

Includere misure di qualsiasi origine

Se vuoi un rapporto che raccolga misure di tutte le origini (fattori di rischio, non conformità, opportunità o obiettivi), sono disponibili i modelli globali:

Pianificazione globale delle misure.
Pianificazione globale delle misure (tabella).
Monitoraggio globale delle misure.
Monitoraggio globale delle misure (tabella).

Questi rapporti si generano come gli altri (da Rischi o Organizzazione), applicano le stesse condizioni e hanno lo stesso contenuto, con l’unica differenza che includono misure di qualsiasi origine.

Fonte: DM-SO-22-039 «Come generare la Pianificazione dell’attività preventiva e il Monitoraggio», versione 3, 15/09/2022.