Funzionamento dei documenti di benvenuto

I documenti di benvenuto permettono ai dipendenti assegnati per la prima volta a un ambito di ricevere automaticamente, via email, tutte le informazioni definite come «Documento di benvenuto».

Esistono due modi per configurarli:

Dalla scheda Dettagli di un allegato.
Dalla scheda Ambiti di distribuzione (all’interno di Firme e distribuzione) di un allegato.

Configurazione dalla scheda «Dettagli»

Quando configuri il documento di benvenuto da Dettagli, devi tenere presente che:

L’email di consegna viene inviata solo ai dipendenti che non hanno selezionato il check Documento/i di benvenuto inviato/i nella scheda Documenti di benvenuto della loro scheda.
Se deselezioni quel check nella scheda del dipendente, il programma invierà nuovamente un’email con tutti i documenti di benvenuto applicabili, li abbia ricevuti prima o meno.

Hai due comportamenti possibili a seconda del tipo di documento:

Comportamento	Dettaglio
Scaricare il documento	Il dipendente riceve l’email con il documento da scaricare.
Scaricare e firmare il documento	Il dipendente riceve l’email, deve consultare il documento e inoltre firmarlo.

Configurare un documento solo per il download

Crea l’allegato che fungerà da documento di benvenuto. Per esempio: Organizzazione → Centri → [centro] → scheda Allegati → Nuovo.
Compila il campo Nome descrittivo.
Allega il file nel campo File tramite Sfoglia.
Seleziona il check Documento di benvenuto.
Premi Accetta.

Configurare un documento per download e firma

Crea l’allegato che fungerà da documento di benvenuto (per esempio, da Organizzazione → Centri → [centro] → Allegati → Nuovo).
Compila il campo Nome descrittivo.
Allega il file nel campo File tramite Sfoglia.
Seleziona i check Documento di benvenuto e Firmare il documento di benvenuto.
Premi Accetta.

Configurazione dalla scheda «Ambiti di distribuzione»

Questa opzione non è esclusiva per i documenti di benvenuto: ti permette di inviare qualsiasi allegato a un ambito specifico e contrassegnarlo come documento di benvenuto. È utile per rinviare un documento di benvenuto senza dover rinviare anche quelli precedenti.

Crea l’allegato che vuoi inviare come documento di benvenuto (per esempio, Organizzazione → Centri → [centro] → Allegati → Nuovo).
Compila il campo Nome descrittivo e allega il file tramite Sfoglia.
Accedi alla scheda Firme e distribuzione e entra in Ambiti di distribuzione.
Premi Nuovo.
Seleziona l’ambito a cui inviare il documento (per esempio, Azienda e Centro).
Seleziona i check Distribuire per dipendenti futuri e Documento di benvenuto.
Premi Accetta.
Premi nuovamente Accetta nella schermata dell’allegato e Salva nella schermata dell’ambito in cui ti trovi.

Cosa riceve il dipendente

Quando è configurato da «Dettagli»

Il destinatario riceve il giorno successivo un’email con:

Oggetto: Consegna dei documenti di benvenuto all’azienda «NNNNN».
Corpo del messaggio: a chi è indirizzato, il titolo Documento di benvenuto, una sezione per i documenti solo da scaricare (con i loro link) e un’altra sezione per i documenti da scaricare e firmare (con i loro link).

Se il documento è solo da scaricare:

Accedi al link del documento. Si aprirà una nuova pagina con il contenuto.
Visualizza il documento e chiudi la pagina una volta consultato.

Se il documento richiede la firma:

Accedi al link del documento.
Scaricalo (se necessario) o visualizzalo a schermo e premi Accetta e firma.
Esegui la firma e premi Firma.

Quando è configurato da «Ambiti di distribuzione»

Il destinatario riceve il giorno successivo un’email con:

Oggetto: Notifiche SmartOSH - GG-MM-AAAA HH:HH.
Corpo del messaggio: a chi è indirizzato, il titolo Documenti in attesa di accettazione e, subito dopo, il titolo del documento con un link Visualizza documento.

Passaggi per il dipendente:

Accedi al link Visualizza documento.
Scaricalo (se necessario) o visualizzalo a schermo e premi Accetta e firma.
Esegui la firma e premi Firma.

Differenze tra «Dettagli» e «Ambiti di distribuzione»

Aspetto	Dettagli	Ambiti di distribuzione
Oggetto dell’email	Consegna dei documenti di benvenuto all’azienda «NNNNN»	Notifiche SmartOSH - GG-MM-AAAA HH:HH
Viene registrato nella scheda «Documenti di benvenuto» del dipendente	Sì	No
Interferisce con il check «Documento/i di benvenuto inviato/i» del dipendente	Sì	No
Interferisce con il campo «Data invio documento/i di benvenuto» del dipendente	Sì	No
Schede «Invii» e «Controllo distribuzione»	Solo se si richiede la firma del documento, è possibile vedere lo stato dell’invio.	È sempre possibile vedere lo stato dell’invio.

Conclusione: entrambi i metodi servono per inviare i documenti di benvenuto, per la prima volta, a dipendenti nuovi o con una nuova assegnazione. La differenza sta nei requisiti:

Da Dettagli: il dipendente deve avere il check Documento/i di benvenuto inviato/i deselezionato. Se lo deselezioni, il programma rinvierà tutti gli allegati contrassegnati come documento di benvenuto.
Da Ambiti di distribuzione: è necessario selezionare il check Distribuire per dipendenti futuri durante la configurazione dell’allegato.

Dove consultare i documenti di benvenuto inviati

Hai tre modi per consultare i documenti inviati:

Dal modulo «Organizzazione»

Accedi a Organizzazione → Dipendenti ed entra nel dipendente.
Accedi alla scheda Formazione e informazioni → Piano di accoglienza.

Dal modulo «Documentazione»

Accedi a Documentazione → Invii di documento e cerca per nome descrittivo del documento.

Dal modulo «Formazione e informazioni»

Accedi a Formazione e informazioni → Piani di accoglienza.

Fonte: DM-SO-22-048 «Funzionamento dei Documenti di benvenuto», versione 2.1, 12/11/2025.