Flusso di autorizzazioni della modifica

Questa pagina descrive, in ordine, l’intero ciclo che segue una modifica una volta creata: come vengono richieste le autorizzazioni, cosa fanno i responsabili e come gestire le segnalazioni (annotazioni e rifiuti).

1. Richiedere l’autorizzazione per la pianificazione

Quando la modifica dispone di tutte le informazioni, si richiede l’autorizzazione per la pianificazione.

Come avviare la richiesta

1. Accedi al modulo Gestione del cambio → Cambios → entra nella modifica.
2. Modifica il campo Stato da Bozza a Creato.

Passo automatico

Al cambiare dello stato, l’applicazione genera nella scheda Invii tanti record quanti sono i responsabili per autorizzare la pianificazione presenti nella scheda Autorizzazioni.

Come forzare l’invio differito

Per impostazione predefinita le email vengono inviate il giorno successivo. Per inviarle immediatamente:

1. Dalla modifica, accedi alla scheda Invii.
2. Seleziona il record da inviare.
3. Premi Operazioni → Forzare invio differito ora.

Il programma invia immediatamente l’email ai responsabili.

Cosa riceve il responsabile

Il responsabile riceve un’email da Notifiche SmartOSH con un link Visualizza documento.

Come consultare il documento

1. Accedi alla casella di posta e apri l’email Notifiche SmartOSH.
2. Clicca su Visualizza documento.
3. Viene mostrata una pagina per consultare e scaricare il documento, e per eseguire l’azione corrispondente.

Opzioni del responsabile

Il responsabile per autorizzare la pianificazione dispone di tre opzioni:

• Autorizzare e firmare: apre la schermata di firma. Dopo la firma, la modifica passa allo stato Pianificazione e viene generato automaticamente l’invio (differito) della richiesta di documentazione.
• Aggiungere annotazioni: apre una schermata per scrivere le annotazioni. La modifica torna a Bozza e il responsabile della modifica riceve una notifica per gestirle.
• Rifiutare: apre una schermata per indicare il motivo. La modifica passa a Rifiutato e il programma invia un’email informativa al responsabile della modifica, ai responsabili per autorizzare e ai dipendenti della lista di distribuzione.

2. Gestire le annotazioni

Se un responsabile per autorizzare la pianificazione aggiunge annotazioni, devi risolverle per continuare il processo:

1. Accedi al modulo Gestione del cambio → Cambios → entra nella modifica.
2. Nella scheda Annotazioni, seleziona l’annotazione corrispondente. Se necessario, seleziona la casella Applicate, compila il campo Commenti applicazione e premi Accetta.
3. Modifica le informazioni della modifica secondo le annotazioni, se lo ritieni opportuno.
4. Cambia lo stato della modifica da Bozza a Creato per rigenerare automaticamente l’invio della richiesta di autorizzazione per la pianificazione.

3. Gestire i rifiuti

Se un responsabile rifiuta la modifica in qualsiasi fase:

1. Cambia lo stato della modifica da Rifiutato a Bozza e modifica le informazioni secondo il motivo del rifiuto, se lo ritieni opportuno.
2. Cambia lo stato da Bozza a Creato per riavviare il ciclo e rigenerare automaticamente l’invio della richiesta di autorizzazione corrispondente.

4. Richiedere la documentazione

Quando tutti i responsabili per autorizzare la pianificazione hanno firmato, viene generato automaticamente un invio (differito) della richiesta di documentazione ai responsabili che devono fornirla.

Come forzare l’invio differito

Dalla modifica → scheda Invii → seleziona il record → Operazioni → Forzare invio differito ora. Il programma invia l’email ai responsabili della documentazione.

Cosa riceve il responsabile della documentazione

Un’email da Notifiche SmartOSH con il link per allegare il documento.

Come allegare la documentazione

1. Accedi all’email Notifiche SmartOSH.
2. Clicca su Allega documento.
3. Nella pagina che si apre, usa Scegli file da allegare e premi Accetta.

Passo automatico

Dopo aver allegato la documentazione, il programma invia immediatamente l’email ai responsabili per autorizzare l’esecuzione.

5. Richiedere l’autorizzazione per l’esecuzione

L’invio della richiesta di autorizzazione per l’esecuzione viene generato automaticamente quando tutti i responsabili hanno allegato la loro documentazione. L’applicazione crea in Invii tanti record quanti sono i responsabili per autorizzare l’esecuzione.

Nota

L’invio viene generato in differita.

Come forzare l’invio differito

Dalla modifica → scheda Invii → seleziona il record → Operazioni → Forzare invio differito ora.

Cosa riceve il responsabile

Un’email da Notifiche SmartOSH con il link Visualizza documento.

Come consultare il documento

1. Accedi all’email Notifiche SmartOSH.
2. Clicca su Visualizza documento.
3. Viene mostrata la pagina per autorizzare il documento, scaricarlo se necessario ed eseguire l’azione corrispondente.

Opzioni del responsabile

• Autorizzare e firmare: apre la schermata di firma. Dopo la firma, la modifica passa allo stato Esecuzione e viene generato automaticamente l’invio (differito) delle verifiche.
• Rifiutare: apre una schermata per indicare il motivo. La modifica passa a Rifiutato e il programma invia un’email informativa a tutti gli interessati (responsabile della modifica + responsabili per autorizzare + lista di distribuzione).

Autorizzare la modifica da Smart OSH

Come responsabile puoi anche autorizzare l’esecuzione direttamente dall’applicazione, senza passare dall’email:

1. Accedi al modulo Gestione del cambio → Cambios → entra nella modifica → scheda Autorizzazioni.
2. Seleziona il dipendente corrispondente, clicca su Operazioni → Autorizzare modifica.
3. Premi Autorizzare e firmare o Rifiutare.

6. Richiedere le verifiche

L’invio della richiesta di verifiche viene generato automaticamente quando tutti i responsabili hanno autorizzato l’esecuzione. L’applicazione crea in Invii tanti record quanti sono i responsabili delle verifiche nella scheda Autorizzazioni.

Nota

L’invio viene generato in differita.

Come forzare l’invio differito

Dalla modifica → scheda Invii → seleziona il record → Operazioni → Forzare invio differito ora.

Cosa riceve il responsabile

Un’email da Notifiche SmartOSH con il link Gestire verifiche.

Come consultare le verifiche

1. Accedi all’email Notifiche SmartOSH.
2. Clicca su Gestire verifiche.
3. Viene mostrata una pagina per accettare le verifiche pertinenti.

Azioni disponibili

• Scegli file da allegare: per fornire un documento di supporto.
• Check Eseguita: marca la verifica come eseguita.
• Accetta: conferma la gestione della verifica.
• Annulla: esce senza effettuare alcuna azione.

Passo automatico

Quando tutte le verifiche saranno eseguite, viene generato automaticamente l’invio (differito) della richiesta di messa in servizio.

Gestire le verifiche da Smart OSH

Come responsabile puoi anche gestire le verifiche direttamente nell’applicazione:

1. Accedi al modulo Gestione del cambio → Cambios → entra nella modifica → scheda Verifiche.
2. Seleziona la verifica, clicca su Operazioni → Gestire verifiche.
3. Esegui le stesse azioni che faresti dall’email.

7. Richiedere l’autorizzazione per la messa in servizio

L’invio della richiesta di messa in servizio viene generato automaticamente quando tutti i responsabili hanno accettato le verifiche. L’applicazione crea in Invii tanti record quanti sono i responsabili per autorizzare la messa in servizio.

Nota

L’invio viene generato in differita.

Come forzare l’invio differito

Dalla modifica → scheda Invii → seleziona il record → Operazioni → Forzare invio differito ora.

Cosa riceve il responsabile

Un’email da Notifiche SmartOSH con il link Visualizza documento.

Come consultare il documento

1. Accedi all’email Notifiche SmartOSH.
2. Clicca su Visualizza documento.
3. Viene mostrata la pagina per Autorizzare e firmare o Rifiutare la messa in servizio.

Opzioni del responsabile

• Autorizzare e firmare: il responsabile autorizza la messa in servizio e firma.
• Rifiutare: la modifica passa allo stato Rifiutato e il programma invia un’email informativa a tutti gli interessati (responsabile della modifica + responsabili per autorizzare + lista di distribuzione).

Consiglio

Quando tutti i responsabili della messa in servizio autorizzeranno la modifica, il suo stato passerà a Messa in servizio e il ciclo di gestione sarà terminato.

Fonte: M-SO-20-16-01 «Manuale d’uso Gestione del cambio», versione v.1, 18/05/2020.