Convocazioni verbali e promemoria

Smart OSH permette di gestire tutti i comunicati associati a una riunione o incontro: la convocazione, i promemoria automatici e l’invio del verbale.

Inviare la convocazione di riunione/incontro

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e incontri.
2. Seleziona la riunione e premi Operazioni → Invia convocazione di riunione/incontro ora.

Consiglio

Questa operazione è disponibile anche dall’interno della stessa riunione/incontro.

Nota

• Se qualche partecipante non ha email, il programma te lo segnala.
• I partecipanti non integrati nell’azienda (registrati liberamente) ricevono comunque l’email.
• L’email viene inviata nel momento stesso dell’esecuzione dell’operazione.
• Anche se non vengono compilati Descrizione, Luogo o Ordine del giorno, questi campi appaiono nel contenuto dell’email (vuoti se non ci sono dati).
• Gli allegati aggiunti alla riunione non vengono inviati in questa email di convocazione.
• I partecipanti registrati liberamente ricevono la stessa email degli altri, ma senza la sezione di accesso a Smart OSH.

Avvisi del programma all’invio della convocazione

All’esecuzione dell’operazione, il programma può mostrarti:

• Modifiche salvate correttamente: le modifiche in sospeso sono state salvate automaticamente.
• Convocazione inviata: la convocazione è stata inviata correttamente ai partecipanti.
• Convocazione non inviata: uno o più partecipanti non hanno l’email compilata e non hanno ricevuto la convocazione.

Inviare le email del verbale di riunione/incontro

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e incontri.
2. Seleziona la riunione e premi Operazioni → Invia tutte le email del verbale di riunione/incontro ora.

Consiglio

Questa operazione è disponibile anche dall’interno della stessa riunione/incontro.

Nota

• Se qualche partecipante non ha email, il programma te lo segnala.
• I partecipanti non integrati nell’azienda ricevono comunque l’email.
• L’email viene inviata nel momento stesso dell’esecuzione dell’operazione.
• La ricevono solo i partecipanti che hanno effettivamente partecipato alla riunione.
• Gli allegati aggiunti alla riunione sono inclusi in questa email.
• I partecipanti registrati liberamente ricevono l’email senza la sezione «Documenti da firmare»: al loro posto ricevono un link al verbale nella sezione Documenti allegati.

Avvisi del programma all’invio del verbale

• Modifiche salvate correttamente: le modifiche in sospeso sono state salvate automaticamente.
• Verbale inviato: le email del verbale sono state inviate correttamente ai partecipanti.
• Verbale non inviato: uno o più partecipanti non hanno l’email compilata e non hanno ricevuto il verbale.

Configurare l’email promemoria automatica

L’email promemoria viene inviata automaticamente senza necessità di eseguire alcuna operazione, purché sia stata configurata l’anticipo.

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e incontri.
2. Entra nella riunione e apri la scheda Opzioni configurazione.
3. Indica il numero di ore in Anticipo promemoria (in ore).
4. Premi Salva.

Nota

Esempio: se la riunione è alle 09:00 e configuri un anticipo di 24 ore, il programma invierà un promemoria 24 h prima (09:00 del giorno precedente) e un altro 12 h prima (21:00). Se la riunione cade di lunedì, il promemoria sarà inviato domenica.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manuale d’uso – Leadership e partecipazione dei dipendenti», versione 1, 08/09/2020.