Cruscotto delle attività
Il cruscotto Attività ti offre una visione globale dello stato di tutte le attività della tua organizzazione: quante ce ne sono, quante sono ancora in sospeso, quali sono scadute e come evolve il carico di lavoro nel tempo.
Vedrai solo le attività a cui hai accesso in base al tuo profilo utente. Due persone diverse possono vedere cifre differenti nello stesso cruscotto, ed è normale.
Concetti chiave
Sezione intitolata “Concetti chiave”Prima di esaminare ogni elemento, è utile chiarire tre concetti usati in tutto il cruscotto:
Attività aperta e attività chiusa. Ogni stato di attività della tua organizzazione, anche se ha un nome personalizzato, corrisponde a uno dei sei stati ufficiali del sistema: Non iniziato, In corso, In pausa, In attesa, Chiuso o Annullato. Il cruscotto considera chiusa ogni attività il cui stato corrisponde a Chiuso o Annullato; gli altri quattro contano come aperta.
Attività scaduta. Un’attività è scaduta quando è ancora aperta e la sua data prevista di completamento è già passata (è anteriore a oggi). Le attività chiuse non sono mai considerate scadute, anche se sono state chiuse in ritardo. Le attività senza data prevista di completamento non sono considerate scadute.
Filtri concatenati. Tutti i filtri del cruscotto si applicano contemporaneamente a tutti i grafici e alle tabelle. Se selezioni un centro e un responsabile, tutto ciò che vedi sullo schermo si ricalcola solo con le attività di quel centro e di quel responsabile.
Nella parte superiore e sul lato sinistro troverai i filtri. Tutti consentono selezione multipla e la maggior parte include un motore di ricerca per trovare rapidamente i valori.
| Filtro | Cosa permette di restringere |
|---|---|
| Stato dell’attività | Uno o più stati specifici (in sospeso, in corso, completata…). |
| Data | Il periodo di tempo, in base alla data di inizio delle attività. |
| Responsabile | Le attività assegnate a determinate persone. |
| Osservatore | Le attività in cui determinate persone figurano come osservatori. |
| Dipendente osservato | Le attività associate a determinati dipendenti osservati. |
| Progetto | Le attività che appartengono a determinati progetti. |
| Ambito | La struttura organizzativa, a forma di albero: azienda → centro → sezione → posizione. Puoi selezionare qualsiasi livello; per esempio, un intero centro o una posizione specifica. Vengono mostrati solo gli elementi attivi dell’organizzazione. |
| Attività | Le attività associate a determinate attività (solo attività attive). |
| Team | Le attività associate a determinati team di lavoro (solo team attivi). |
| Azienda esterna | Le attività relative a determinate aziende esterne (solo aziende attive). |
| Etichetta e Etichetta attività | Le attività contrassegnate con determinate etichette. |
| Tipo di origine | L’elemento che ha generato l’attività: una riunione, un questionario, uno studio ergonomico, un’indagine sugli incidenti, un’esercitazione, un piano di emergenza o una misurazione (illuminazione, rumore o temperatura). |
Schede degli indicatori
Sezione intitolata “Schede degli indicatori”Nella zona centrale ci sono tre schede con gli indicatori principali. Ognuna mostra un valore grande e, sotto, i dati di riferimento con cui si confronta.
Attività aperte vs. totali
Sezione intitolata “Attività aperte vs. totali”Mostra quante attività sono ancora aperte rispetto al totale delle attività del periodo e dei filtri selezionati.
- Valore principale: numero di attività aperte (tutte quelle non completate né annullate).
- Valore di riferimento: numero totale di attività, aperte e chiuse.
- Percentuale: quale proporzione del totale è ancora aperta.
Ogni attività viene conteggiata una sola volta, anche se ha più partecipanti o appare in più contesti.
Attività scadute vs. aperte
Sezione intitolata “Attività scadute vs. aperte”Mostra quante delle attività aperte hanno già superato la loro data prevista di completamento.
- Valore principale: attività aperte la cui data prevista di completamento è anteriore a oggi.
- Valore di riferimento: totale delle attività aperte.
- Percentuale: quale proporzione di quelle aperte è scaduta.
È l’indicatore di allerta del cruscotto: una percentuale alta significa che si sta accumulando lavoro fuori termine.
Durata media
Sezione intitolata “Durata media”Mostra quanti giorni, in media, si impiegano per completare un’attività.
- Si calcola solo con le attività in stato equivalente a Chiuso (quelle annullate non sono considerate).
- Per ogni attività si contano i giorni trascorsi tra la sua data di inizio e la sua data di completamento, e si calcola la media di tutte.
Il risultato viene mostrato arrotondato in giorni.
Grafici ad anello
Sezione intitolata “Grafici ad anello”Attività per stato
Sezione intitolata “Attività per stato”Distribuisce tutte le attività (aperte e chiuse) in base al loro stato attuale. Ogni porzione dell’anello è uno stato, e l’etichetta indica il nome dello stato, il numero di attività e la percentuale che rappresenta sul totale.
Serve per vedere a colpo d’occhio come si distribuisce il lavoro: quanto è in sospeso, quanto in corso e quanto già terminato.
Funziona anche come filtro: cliccando su una porzione, il resto del cruscotto si restringe alle attività di quello stato.
Attività scadute per stato
Sezione intitolata “Attività scadute per stato”È lo stesso tipo di grafico, ma solo con le attività scadute (aperte e con la data prevista di completamento già superata). Distribuisce queste attività scadute in base allo stato in cui si trovano.
Permette di identificare in quale punto del flusso di lavoro le attività fuori termine si stanno bloccando: per esempio, se la maggior parte delle scadute è ancora in stato “in sospeso” o se sono “in corso”.
Tabella: Attività per centro
Sezione intitolata “Tabella: Attività per centro”È una classifica dei centri di lavoro in base alla loro percentuale di chiusura delle attività. Le attività senza centro assegnato sono raggruppate in una riga propria chiamata “Attività senza centro”.
| Colonna | Cosa mostra | Come si calcola |
|---|---|---|
| Posizione | La posizione del centro nella classifica. | Ordinata dal maggior al minor percentuale di chiusura. Se due centri sono pari, condividono la posizione. |
| Centro | Il nome del centro di lavoro. | — |
| % Chiusura | La percentuale di attività completate. | Attività chiuse del centro divise per il totale delle attività del centro. Accompagnata da una barra di progresso: più è piena, meglio va il centro. |
| Totali | Tutte le attività del centro. | Conteggio delle attività, aperte e chiuse. |
| Aperte | Le attività ancora da chiudere. | Conteggio delle attività non completate né annullate. |
| Scadute | Le attività aperte fuori termine. | Conteggio delle attività aperte con data prevista di completamento anteriore a oggi. |
La tabella è anche interattiva: puoi selezionare una o più righe per restringere il resto del cruscotto a quei centri.
Grafici di evoluzione temporale
Sezione intitolata “Grafici di evoluzione temporale”I due grafici a destra mostrano come evolve il lavoro mese per mese. In entrambi, la serie di un colore rappresenta le attività aperte (in base alla loro data di inizio) e quella dell’altro colore le attività chiuse (in base alla loro data di completamento). Vengono mostrati solo i mesi fino al mese attuale; non si proiettano dati futuri.
Attività aperte e chiuse accumulate
Sezione intitolata “Attività aperte e chiuse accumulate”Mostra, per ogni mese, il totale accumulato dall’inizio del periodo:
- La linea delle aperte accumulate somma tutte le attività iniziate fino a quel mese incluso.
- La linea delle chiuse accumulate somma tutte le attività completate fino a quel mese incluso.
La lettura è semplice: la distanza verticale tra le due linee è il lavoro in sospeso in ogni momento. Se le linee si allontanano, si stanno aprendo attività più velocemente di quanto si chiudano; se si avvicinano, si sta recuperando terreno.
Attività aperte e chiuse per mese
Sezione intitolata “Attività aperte e chiuse per mese”Mostra lo stesso ma mese per mese, senza accumulare:
- Quante attività si sono iniziati in ogni mese.
- Quante attività si sono chiuse in ogni mese.
Serve per individuare picchi di attività, mesi con molte aperture di attività o periodi in cui il ritmo di chiusura è calato.
Domande frequenti
Sezione intitolata “Domande frequenti”Perché la somma delle porzioni di un anello non coincide con la scheda dei totali? Controlla i filtri attivi. Ogni grafico risponde a tutti i filtri contemporaneamente, inclusi i clic fatti su altri grafici o sulla tabella.
Perché un’attività chiusa in ritardo non appare come scaduta? Perché “scaduta” descrive una situazione attuale: conta solo ciò che è ancora aperto e fuori termine. Una volta chiusa, l’attività non è più scaduta.
Perché vedo “Attività senza centro” nella tabella? Sono attività che non hanno un centro di lavoro assegnato. Sono raggruppate in quella riga per non scomparire dall’analisi.
Perché le mie cifre non coincidono con quelle di un collega? Il cruscotto applica i permessi di ambito di ogni utente: vengono incluse solo le attività delle aziende, centri o sezioni a cui hai accesso. Due utenti con permessi diversi vedranno cifre diverse.
Un’attività con più osservatori o più etichette viene conteggiata più volte? No. Internamente l’attività è associata a ciascuno dei suoi osservatori e etichette (per far funzionare i filtri), ma tutti i conteggi del cruscotto considerano attività uniche, quindi ogni attività conta una sola volta.