Cruscotto di Coordinamenti
Il cruscotto di Coordinazioni ti offre una visione globale della coordinazione delle attività aziendali (CAE) della tua organizzazione: quante coordinazioni attive hai con aziende esterne, quale documentazione viene richiesta, in quale stato si trova ogni documento e quale livello di conformità c’è per azienda e per tipo di documento.
Vedrai solo i dati delle aziende e dei centri a cui hai accesso in base al tuo profilo utente. Due persone diverse possono vedere cifre differenti nello stesso cruscotto, ed è previsto.
Concetti chiave
Sezione intitolata “Concetti chiave”Prima di esaminare ogni elemento, è utile chiarire alcuni concetti usati in tutto il cruscotto.
Coordinazione. Una coordinazione è il rapporto di coordinazione delle attività aziendali tra la tua azienda e un’azienda esterna (appaltatrice o subappaltatrice), normalmente associata a un centro di lavoro. È l’unità che conta la scheda indicatore e la colonna Coordinazioni della tabella. Ogni coordinazione viene conteggiata una sola volta, anche se ha molti documenti associati.
Documento. All’interno di ogni coordinazione è richiesta una serie di documenti (la necessità di documento). Ogni documento è l’unità che contano i grafici ad anello e le colonne delle necessità. Lo stesso documento viene conteggiato una sola volta. Ogni documento ha un tipo (per esempio, un’assicurazione, un certificato, una valutazione dei rischi…) e uno stato.
Stati del documento. Ogni documento si trova in uno di questi stati:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Richiesto | Il documento è stato richiesto ed è in attesa di essere ricevuto. |
| In attesa di accettazione | Il documento è stato ricevuto ed è in attesa di revisione o accettazione. |
| Inviato in attesa di firma | Il documento è stato inviato ed è in attesa di firma. |
| Accettato | Il documento è stato revisionato e accettato. |
| Non applicabile | Il documento non è necessario per quella coordinazione (include quelli in attesa di richiesta e quelli annullati). |
| Stato non definito | Il documento si trova in uno stato non previsto dal cruscotto. |
Documento OK, NO OK o N/A. Per misurare la conformità, ogni documento viene classificato in modo semplificato:
- OK: solo i documenti accettati.
- NO OK: i documenti richiesti, in attesa di accettazione o inviati in attesa di firma; cioè quelli che richiedono ancora gestione.
- N/A: i documenti che non si applicano.
Origine del documento (a chi viene richiesto). Ogni documento viene richiesto a un’origine specifica. Il cruscotto li raggruppa in: documenti di azienda (principale o esterna), documenti di aziende subappaltatrici, documenti di dipendenti e documenti di centro.
% di conformità. La percentuale di conformità si calcola come i documenti accettati divisi per il totale dei documenti. Tieni presente che il totale include anche i documenti contrassegnati come Non applicabile, che possono abbassare la percentuale.
Solo elementi attivi. Il cruscotto mostra solo le coordinazioni e i documenti attivi, e gli elementi di struttura (azienda, centro, azienda esterna) attivi.
Permessi di ambito. Il cruscotto include solo le coordinazioni delle aziende e dei centri a cui hai accesso. Per questo due utenti con permessi diversi possono vedere cifre diverse.
Filtri concatenati. Tutti i filtri si applicano contemporaneamente su tutti i grafici, schede e tabelle. Se selezioni un centro e un tipo di documento, tutto ciò che vedi sullo schermo si ricalcola solo con quei documenti.
Nel lato sinistro troverai i filtri. La maggior parte consente selezione multipla e include un motore di ricerca.
| Filtro | Cosa permette di limitare |
|---|---|
| Ambito | La struttura organizzativa, a forma di albero: azienda → centro. Vengono mostrati solo gli elementi attivi. |
| Coordinazione | Le coordinazioni specifiche per nome. |
| Azienda esterna | I documenti di determinate aziende esterne (appaltatrici o subappaltatrici). |
| Tipo di documento | I documenti di determinati tipi. |
| Stato del documento | I documenti in uno stato specifico (richiesto, in attesa di accettazione, accettato…). |
| Origine | I documenti in base a chi li deve fornire (azienda, dipendenti, subappaltatrici, centro). |
Scheda indicatore
Sezione intitolata “Scheda indicatore”Coordinazioni attive
Sezione intitolata “Coordinazioni attive”Mostra il numero di coordinazioni attive nel periodo e con i filtri selezionati. È il conteggio delle coordinazioni distinte, contate una sola volta anche se hanno molti documenti associati.
Grafico ad anello
Sezione intitolata “Grafico ad anello”Documenti per stato
Sezione intitolata “Documenti per stato”Distribuisce i documenti in base al loro stato (richiesto, in attesa di accettazione, accettato, non applicabile…). Ogni porzione indica il numero di documenti e la percentuale sul totale. Serve per vedere a colpo d’occhio quanta documentazione è ancora da gestire e quanta è già accettata.
Stato dei documenti (conformità)
Sezione intitolata “Stato dei documenti (conformità)”Questo blocco raggruppa tre grafici ad anello che distribuiscono i documenti in base al loro livello di conformità (OK, NO OK e N/A), ma ciascuno su un insieme diverso di documenti:
Documenti totali
Sezione intitolata “Documenti totali”Distribuisce tutti i documenti in base a OK, NO OK o N/A. Fornisce la fotografia globale della conformità documentale.
Documenti di azienda e centro
Sezione intitolata “Documenti di azienda e centro”Distribuisce solo i documenti richiesti a aziende (principale, esterna o subappaltatrici) e a centri. Serve per vedere la conformità della documentazione di tipo aziendale.
Documenti di dipendenti
Sezione intitolata “Documenti di dipendenti”Distribuisce solo i documenti richiesti a dipendenti. Serve per vedere la conformità della documentazione dei lavoratori.
Tabella: Coordinazioni per azienda
Sezione intitolata “Tabella: Coordinazioni per azienda”Elenca le aziende con le loro coordinazioni e il loro livello di conformità documentale.
| Colonna | Cosa mostra | Come si calcola |
|---|---|---|
| Azienda | Il nome dell’azienda. | — |
| Coordinazioni | Numero di coordinazioni dell’azienda. | Conteggio delle coordinazioni uniche. |
| Necessità totali | Numero totale di documenti richiesti. | Conteggio dei documenti unici. |
| Necessità OK | Numero di documenti accettati. | Conteggio dei documenti in stato Accettato. |
| % Necessità OK | Percentuale di documenti accettati sul totale. | Documenti accettati divisi per il totale dei documenti. Accompagnato da una barra di progresso. |
La tabella è interattiva: puoi selezionare una o più righe per limitare il resto del cruscotto a quelle aziende.
Tabella: Conformità per tipo di documento
Sezione intitolata “Tabella: Conformità per tipo di documento”Elenca i tipi di documento con la loro percentuale di conformità.
| Colonna | Cosa mostra | Come si calcola |
|---|---|---|
| Tipo di documento | Il nome del tipo di documento. | — |
| % Necessità OK | Percentuale di documenti accettati di quel tipo. | Documenti accettati di quel tipo divisi per il totale di quel tipo. Accompagnato da una barra di progresso. |
Domande frequenti
Sezione intitolata “Domande frequenti”Cosa si intende per documento “OK”?
Solo i documenti accettati. I documenti richiesti, in attesa di accettazione o inviati in attesa di firma sono considerati NO OK perché richiedono ancora gestione, e quelli non applicabili sono considerati N/A.
Perché la % di conformità è più bassa di quanto mi aspettassi?
La percentuale si calcola sul totale dei documenti, inclusi quelli contrassegnati come Non applicabile. Se un’azienda ha molti documenti non applicabili, la percentuale di accettati sul totale può risultare più bassa di quanto ci si aspetterebbe.
Perché il numero di documenti non coincide con quello delle coordinazioni?
Perché ogni coordinazione richiede diversi documenti. L’indicatore delle coordinazioni conta le coordinazioni, mentre gli anelli e le colonne delle necessità contano i documenti.
Qual è la differenza tra i tre anelli di “Stato dei documenti”?
I tre mostrano la stessa distribuzione (OK / NO OK / N/A), ma su insiemi diversi: uno con tutti i documenti, uno solo con quelli di azienda e centro, e uno solo con quelli dei dipendenti.
Perché le mie cifre non coincidono con quelle di un collega?
Il cruscotto applica i permessi di ambito di ogni utente: include solo le coordinazioni delle aziende e dei centri a cui hai accesso. Due utenti con permessi diversi vedranno cifre diverse.