Report e allegati del modulo EPIS

Il modulo EPIS dispone di tre report e di un sistema comune di allegati con firma e distribuzione che viene riutilizzato in tutte le schermate che lo incorporano.

Tipi di report

Giustificativo di consegna DPI

Viene generato automaticamente al cambiare dello stato della necessità di DPI in «Consegnato». Contiene le informazioni di base del dipendente e delle sue postazioni di lavoro, del DPI consegnato e delle condizioni d’uso e particolari.

Compare di default la sezione per la firma del dipendente: non è necessario creare la firma manualmente. Può essere firmato:

• Via email.
• Via web, tramite l’operazione Firmare giustificativo di consegna.
• Su carta.

Giustificativo di consegna DPI (tabella)

Identico al precedente per quanto riguarda il momento di generazione e le opzioni di firma, ma con le informazioni presentate in formato tabella e senza le condizioni d’uso e particolari.

Giustificativo di consegna DPI per dipendente

Viene generato manualmente dalla schermata dettaglio o elenco di Dipendenti del modulo Organizzazione. Raccoglie le informazioni di base del dipendente, le sue postazioni di lavoro e tutti i DPI consegnati e firmati fino a quel momento (nelle versioni più aggiornate). Recupera le firme digitalizzate del dipendente.

Come generare un report

I tre report condividono lo stesso flusso di generazione.

Giustificativo di consegna DPI / Giustificativo di consegna DPI (tabella)

Puoi generarlo da due posizioni:

• Schermata elenco «Necessità di DPI»: seleziona il record e clicca su Genera report.
• Schermata dettaglio «Necessità di DPI»: clicca su Genera report.

Le opzioni disponibili alla generazione sono:

• Modello di report: seleziona Giustificativo di consegna DPI o Giustificativo di consegna DPI (tabella) a seconda del caso.
• Notificami via email quando il report è generato: riceverai un’email quando il report sarà stato generato.
• Firmare digitalmente il report: permette di firmare digitalmente il report.
• Inviare il report via email: il programma invia il report in differita al dipendente.
• Ambiti di distribuzione e Firme: non si applicano a questi report.

Giustificativo di consegna DPI per dipendente

Si genera dal modulo Organizzazione:

• Schermata elenco «Dipendenti»: seleziona uno o più dipendenti e clicca su Genera report.
• Schermata dettaglio «Dipendente»: clicca su Genera report.

Si applicano solo le opzioni Modello di report e Notificami via email quando il report è generato. L’applicazione recupera le firme del dipendente per le necessità con stato «Completato» più recenti.

Comportamento degli allegati

Da qualsiasi scheda Allegati del modulo puoi:

• Allegare immagini e/o documenti che forniscano informazioni al record.
• Consultare allegati generati automaticamente o aggiunti manualmente.
• Creare firme e ambiti di distribuzione su qualsiasi allegato in formato PDF.

Come allegare immagini o documenti

1. Accedi alla scheda Allegati e clicca su Nuovo.
2. Indica il Nome descrittivo e seleziona il file da Sfoglia.
3. Clicca su Accetta e poi su Salva.

Nota

Per l’azione di allegare, gli altri campi non sono obbligatori.

Come consultare allegati

1. Accedi alla scheda Allegati.
2. Clicca sull’icona di download del record corrispondente.

Il file viene scaricato automaticamente sul tuo dispositivo.

Come creare firme su un allegato PDF

1. Accedi alla scheda Allegati e clicca su Nuovo.
2. Indica il Nome descrittivo e seleziona il documento PDF da Sfoglia.
3. Una volta allegato, clicca su Firme > Nuovo.
4. Compila il campo Nome (titolo della persona che firmerà: «Approvato da», «Elaborato da», «Firmato da», ecc.) e indica chi firma. Clicca su Accetta.
5. Clicca su Salva nella schermata del record.

Consiglio

• Il campo Carica invia il documento da firmare a tutti i dipendenti con quel ruolo.
• Il campo Persona invia il documento al dipendente selezionato.
• Il campo Ordine (auto-compilato a 1) definisce l’ordine di firma. Per far sì che tutti i firmatari lo ricevano contemporaneamente, lascia il valore a 1.
• Indicando le persone che devono firmare, il programma seleziona automaticamente Firmare digitalmente il report e Inviare il report via email, e genera un invio in differita.

Attenzione

La casella Firma con accettazione/rifiuto permette al firmatario di accettare e firmare o rifiutare il documento indicando un motivo. Se viene rifiutato:

• Le firme successive vengono annullate.
• L’allegato viene disattivato.
• Viene generato un avviso SmartStatus a chi ha allegato il documento affinché ne alleghi uno nuovo.

Come distribuire un documento firmato

Una volta configurate le firme:

1. Clicca su Ambiti di distribuzione > Nuovo.
2. Compila l’ambito di distribuzione e clicca su Accetta.
3. Clicca su Salva.

Il programma invierà automaticamente il documento alle persone dell’ambito una volta che sarà stato firmato da tutti gli indicati.

Consiglio

La casella Distribuire ai dipendenti futuri distribuisce automaticamente il documento ai nuovi dipendenti (l’applicazione considera nuovo dipendente chi viene assegnato a una postazione di lavoro).

Come selezionare un circuito di firme

Se la tua organizzazione ha circuiti di firma predefiniti:

1. In Allegati > Nuovo, indica Nome descrittivo e seleziona il documento PDF.
2. Clicca su Firme e seleziona il Circuito di firme che vuoi usare.
3. Clicca su Accetta e poi su Salva.

Il programma compilerà automaticamente le schede Firme e Ambiti di distribuzione.

Composizione degli allegati

Ogni scheda Allegati contiene le seguenti sezioni:

• Tipo di documento: classifica l’allegato, anche per uso nel modulo CAE.
• Nome descrittivo: titolo dell’allegato.
• File: l’immagine o documento.
• Note: commenti sull’allegato.
• Firmare digitalmente il report e Inviare il report via email: caselle di azione.
• Schede Dettagli, Richieste, Invii, CAE, Firme, Modelli in cui includere, Report, Audit, Ambiti di distribuzione, Persone a cui deve essere distribuito.
• SmartStatus: avvisi generati automaticamente per questo allegato.

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manuale d’uso EPIS», versione 1, 21/12/2020.