Gestire una partecipazione

Una volta creata una partecipazione, i responsabili designati ricevono un’email con le informazioni di base. Da quel momento puoi rivederla, completare le informazioni, cambiare il suo stato e rispondere al notificatore.

Informazioni disponibili nella schermata dettaglio

Nella parte superiore sono mostrati i campi Categoria, Titolo, Data, Descrizione, Descrizione della posizione, Osservazioni e miglioramenti proposti, Responsabile, Stato, Data di approvazione e Data di chiusura.

Attraverso le diverse schede puoi consultare e arricchire le informazioni:

• Ambito: ambito a cui appartiene la partecipazione.
• Risposte: inserimento delle risposte al notificatore.
• Allegati: allegati manuali e quelli generati con il rapporto di partecipazione.
• Responsabili: responsabili assegnati automaticamente; puoi aggiungerne altri.
• Dati notificatore: dati di base di chi ha inserito la partecipazione.
• Fattori di rischio: creare o collegare un fattore di rischio esistente.
• Rapporti: vedere il rapporto della partecipazione o collegarne altri dell’ambito.
• Non conformità / Opportunità: creare o collegare registrazioni esistenti dell’ambito.
• Riunioni: collegare la partecipazione a una riunione/colloquio.
• SmartStatus: avvisi generati automaticamente per questa partecipazione.

Assegnare il responsabile

Il campo Responsabile deve essere compilato manualmente e permette di selezionare solo persone collegate nella scheda Responsabili.

Nota

Anche se la scheda Responsabili si compila automaticamente, il campo Responsabile nella schermata dettaglio non: può esserci più di un responsabile per lo stesso ambito e devi scegliere esplicitamente chi si occupa della gestione.

Cambiare lo stato

Per impostazione predefinita, alla creazione della partecipazione, lo stato è In attesa di revisione. Puoi cambiarlo manualmente tra i seguenti valori:

• In attesa di revisione: stato predefinito. Non è stata ancora effettuata alcuna azione.
• In corso: la partecipazione è in gestione.
• Approvata: la partecipazione è approvata.
• Annullata: la partecipazione è stata rifiutata.
• Chiuso: la partecipazione è stata già gestita.

Inviare risposta al notificatore

1. Accedi alla partecipazione a cui vuoi rispondere.
2. Entra nella scheda Risposte e premi Nuovo.
3. Compila la sezione Risposta e indica la Data invio.
4. Premi Accetta e poi Salva.
5. Premi Operazioni → Invia risposta al notificatore.

Nota

Il notificatore riceve l’email istantaneamente. La data che appare in quell’email è la data di invio della partecipazione, non la data di invio della risposta.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manuale d’uso – Leadership e partecipazione dei dipendenti», versione 1, 08/09/2020.