Come firmare la ricevuta di consegna del DPI

Una volta consegnato il DPI, la necessità passa allo stato «Consegnato» e viene generata automaticamente la ricevuta. Per far sì che la necessità passi a «Completato» è necessario che il dipendente firma la ricevuta. Smart OSH offre quattro modi per farlo.

Chi può firmare

Attenzione

Possono firmare la ricevuta di consegna solo:

• Il dipendente che riceve il DPI.
• Il Supervisore PRL del dipendente (purché correttamente configurato).
• Il dipendente previsto che deve effettuare la consegna del DPI.

L’operazione Firmare ricevuta di consegna si attiva solo selezionando necessità in stato «Consegnato» e quando l’utente connesso corrisponde a una di queste tre figure.

Comportamento comune alla firma

Indipendentemente dal metodo, al momento della firma avviene automaticamente quanto segue:

• Lo stato della necessità cambia in «Completato».
• La firma del dipendente viene inserita nel rapporto.
• Nella scheda Invii della necessità, lo stato dell’invio cambia in «Accettato».
• Se l’invio differito della ricevuta non è ancora stato effettuato, viene annullato.

Firmare dalla schermata elenco Necessità di DPI

Utile per firmare una o più necessità dello stesso dipendente in una sola sessione.

1. Accedi alla schermata elenco delle Necessità di DPI.
2. Seleziona una o più necessità in stato «Consegnato» che condividano lo stesso dipendente.
3. Clicca su Operazioni > Firmare ricevuta di consegna.
4. Fai firmare il dipendente e clicca su Firma.
5. Chiudi il pop-up della firma.

Firmare dalla schermata dettaglio della necessità

Utile per firme individuali.

1. Accedi alla schermata elenco delle Necessità di DPI ed entra nella necessità.
2. Clicca su Operazioni > Firmare ricevuta di consegna.
3. Fai firmare il dipendente e clicca su Firma.
4. Chiudi il pop-up della firma.

Firmare tramite email

Al momento della consegna di un DPI, il sistema genera un invio differito della ricevuta al dipendente o al suo supervisore PRL affinché la firmi via email.

1. Il dipendente (o il suo Supervisore PRL) clicca su Visualizza documento nell’email ricevuta.
2. Clicca su Accetta e firma.
3. Appone la sua firma e clicca su Firma.
4. Chiude la finestra.

Attenzione

La ricevuta viene inviata in differita, non immediatamente. Se hai bisogno che il dipendente la riceva subito, esegui l’operazione Forzare invio differito ora dalla schermata elenco delle Necessità di DPI.

Firmare manualmente su carta

Quando non è possibile firmare digitalmente, puoi stampare la ricevuta, raccogliere la firma autografa e registrare l’avvenuta ricezione.

Opzione A: scaricare il rapporto della necessità stessa

1. Nella schermata dettaglio della necessità, clicca sull’icona Scarica nella scheda Rapporti.
2. Stampa il rapporto e, una volta firmato dal dipendente, scannerizzalo.
3. Nella schermata elenco delle Necessità di DPI, seleziona la necessità e clicca su Operazioni > Registrare ricevuta di consegna.

Opzione B: generare ricevute in bianco per più necessità

1. Nella schermata elenco delle Necessità di DPI, seleziona una o più necessità in stato «Non iniziato» e/o «Consegnato».
2. Clicca su Operazioni > Generare e inviare a mia email ricevute di consegna (in bianco).
3. Nell’email ricevuta, clicca sul link del Documento allegato e stampa i rapporti.
4. Una volta firmati dai dipendenti, scannerizzali.
5. Seleziona la necessità corrispondente nella schermata elenco e clicca su Operazioni > Registrare ricevuta di consegna.

Nota

Al registrare la ricevuta, automaticamente:

• Lo stato della necessità cambia in «Completato».
• Viene inserita la nuova ricevuta (scannerizzata) nel rapporto.
• Nella scheda Invii, lo stato cambia in «Accettato».

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Fonte: M-SO-20-19-01 «Manuale d’uso DPI», versione 1, 21/12/2020.