Inviare schede dei rischi per dipendente

Come generare e inviare via email la scheda dei rischi a ogni lavoratore in Smartosh. Riassumi la procedura; non elencare ogni variante di modello di rapporto.

Obiettivo

Che ogni dipendente riceva la propria scheda dei rischi via email (firma digitale secondo configurazione), sia in modo periodico automatico sia manuale quando necessario.

Condizioni di base (prima di inviare)

Ambito	Requisito
Dipendenti	Assegnati a posizioni e con indirizzo email nella scheda.
Posizioni	Valutazione dei rischi con fattori di rischio definiti.
Rischi / misure	Nelle misure applicabili, selezionato Informazioni al lavoratore.

Invio automatico

Smartosh può generare e inviare schede in modo programmato.

1. Verifica che siano soddisfatte le condizioni precedenti.
2. Apri Impostazioni → scheda Schede dei rischi per dipendente e configura quanto indicato nella sezione seguente.
3. Assicurati che l’invio automatico di email sia attivo se vuoi che i dipendenti ricevano la mail.

Attenzione

Non è consigliabile attivare la generazione automatica se non è ancora stata valutata l’efficacia delle misure dei fattori di rischio nelle valutazioni.

Cosa configurare in Impostazioni (schede per dipendente)

• Modello di rapporto: obbligatorio; definisce quale modello di scheda viene generato.
• Periodicità e intervallo: obbligatori insieme; definiscono ogni quanto tempo vengono generate automaticamente le schede.
• Invio di un’email dopo la generazione: selezionalo se i dipendenti devono ricevere la mail con la scheda.
• Disattiva il processo di generazione automatica: se selezionato, non verranno generate schede automaticamente. Lascialo deselezionato per far funzionare il ciclo automatico.

Testare senza scrivere ai dipendenti (sovrascrivere email)

1. Impostazioni → Invii → Generale.
2. Seleziona Sovrascrivi l’indirizzo email negli invii di posta e indica l’indirizzo di prova in Indirizzo email utilizzato quando si sovrascrive l’indirizzo.
3. Salva.

Pericolo

Finché è attivo, tutte le email inviate da Smartosh andranno a quell’indirizzo, non solo quelle delle schede.

Invio manuale: generare la scheda

Hai due accessi (scegli quello disponibile in base ai moduli).

Opzione A — Organizzazione → Dipendenti

1. Organizzazione → Dipendenti.
2. In Visualizza, scegli la vista Scheda dei rischi per dipendente.
3. Seleziona uno o più dipendenti → Genera rapporto.
4. Scegli il modello di rapporto → Accetta.

Opzione B — Formazione e informazione (se attivato)

1. Formazione e informazione → Schede dei rischi per dipendente.
2. Seleziona i dipendenti → Genera rapporto → scegli modello → Accetta.

Opzioni comuni nella schermata di generazione

• Il modello deve corrispondere a quello configurato in Impostazioni → Schede dei rischi per dipendente (a meno che non si voglia un’eccezione temporanea).
• Le opzioni provengono da Configurazione → Modelli di rapporto; puoi modificarle prima di Accettare.
• Per far ricevere al dipendente il PDF/documento via email: seleziona Firma digitale del rapporto e Invia il rapporto via email.
• Notificami via email quando il rapporto è generato: avviso all’utente che avvia la generazione.
• Firme: con un solo dipendente si compilano automaticamente; con più selezionati il blocco può apparire vuoto, ma il sistema assegna la firma per rapporto.
• Ambiti di distribuzione: solo se vuoi notificare altri destinatari dopo che il dipendente ha firmato (email informativa).

Dopo la generazione: lo Stato della scheda dei rischi è solitamente Generato e lo Stato dell’invio Invio differito. L’email non parte immediatamente: viene inviata con il processo notturno.

Forzare l’invio senza aspettare il processo notturno

Se hai appena generato la scheda e vuoi l’email subito:

1. Organizzazione → Dipendenti → vista Scheda dei rischi per dipendente → seleziona record → Operazioni → Forza invio differito ora (usato di solito subito dopo la generazione).

Oppure:

2. Documentazione → Invii di documento → seleziona l’invio → Operazioni → Forza invio differito ora (supporta più invii contemporaneamente). Lo stato cambia in Inviato (non letto).

O, con il modulo formazione:

3. Formazione e informazione → Schede dei rischi per dipendente → selezione → Operazioni → Forza invio differito ora (più contemporaneamente; stato Inviato (non letto)).

La generazione del rapporto può richiedere alcuni minuti a seconda del volume di dati.

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Fonte: DM-SO-22-064 «Come inviare schede dei rischi per dipendente», versione 1.1, 20/05/2024.