Importazioni rapide
Le importazioni rapide ti permettono di caricare informazioni della struttura organizzativa in SmartOSH senza doverlo fare tramite KB020 o tramite il sistema generale di importazione dati.
Da questa sezione puoi importare rapidamente i record di Aziende, Sedi, Sezioni, Posizioni, Dipendenti e Assegnazioni alle posizioni del dipendente.
Flusso generale
Sezione intitolata “Flusso generale”Qualsiasi importazione rapida segue sempre gli stessi tre passaggi:
- Scarica il modello Excel di cui hai bisogno.
- Compila l’Excel con i dati che vuoi importare.
- Carica l’Excel nella sezione importazioni rapide e attendi che il programma termini l’elaborazione.
Due modelli, due casi d’uso
Sezione intitolata “Due modelli, due casi d’uso”SmartOSH offre due modelli a seconda di cosa devi caricare:
Modello vuoto
Sezione intitolata “Modello vuoto”È il modello completo. Usalo quando vuoi caricare la struttura organizzativa (aziende, sedi, sezioni, posizioni) e, opzionalmente, anche dipendenti e le loro assegnazioni. Contiene sei schede: Aziende, Sedi, Sezioni, Posizioni, Dipendenti e Assegnazioni.
Modello caricamento dipendenti
Sezione intitolata “Modello caricamento dipendenti”Modello semplificato per quando hai bisogno solo di caricare dipendenti e le loro assegnazioni su una struttura organizzativa già esistente in SmartOSH. Contiene due schede: Dipendenti e Assegnazioni (quest’ultima si compila automaticamente dalla scheda Dipendenti).
Come scaricare un modello
Sezione intitolata “Come scaricare un modello”Le tre opzioni di download si trovano in Configurazione > Importazioni rapide > Operazioni.
Modello vuoto
Sezione intitolata “Modello vuoto”- Vai su Configurazione > Importazioni rapide.
- Clicca su Operazioni > Esporta modello vuoto.
- Apri il documento Excel scaricato.
Modello caricamento dipendenti
Sezione intitolata “Modello caricamento dipendenti”- Vai su Configurazione > Importazioni rapide.
- Clicca su Operazioni > Esporta modello caricamento dipendenti.
- Apri il documento Excel scaricato.
Modello con dati di esempio
Sezione intitolata “Modello con dati di esempio”Se vuoi vedere un esempio di come compilare l’Excel:
- Vai su Configurazione > Importazioni rapide.
- Clicca su Operazioni > Esporta modello con dati di esempio.
- Apri il documento Excel scaricato.
Come compilare l’Excel
Sezione intitolata “Come compilare l’Excel”- Apri l’Excel del modello che vuoi compilare. Se il download avviene in visualizzazione protetta, clicca su Abilita modifica.
- Compila i dati nelle schede che vuoi importare.
- Salva l’Excel sul tuo computer.
Regole generali di compilazione
Sezione intitolata “Regole generali di compilazione”Queste regole si applicano a tutte le schede e sono la causa più frequente di errori quando vengono omesse:
Il campo «Operacion»
Sezione intitolata “Il campo «Operacion»”Quasi tutte le schede includono una colonna Operacion con due possibili valori:
- Modificación: aggiunge il record se non esiste o lo modifica se già esisteva.
- Eliminar o Baja (a seconda della scheda): elimina definitivamente il record.
Il campo «Codigo»
Sezione intitolata “Il campo «Codigo»”Quando una colonna si chiama Codigo, CodigoEmpresa, CodigoCentro, ecc., il valore deve essere identico a quello già esistente in SmartOSH se il record è già registrato.
Scheda «Aziende»
Sezione intitolata “Scheda «Aziende»”| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Eliminar per cancellare definitivamente. |
| Codigo | Codice del record. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH se l’azienda esiste già. |
| Nombre | Ragione sociale o nome identificativo dell’azienda. |
| TipoIdentificacion | 0 (CIF), 1 (NIF), 2 (NRT), 99 (Altri). |
| Identificador | Numero identificativo corrispondente al tipo (CIF, NIF, NRT o Altri). |
| Observaciones | Osservazioni da includere nella schermata dettaglio dell’azienda. |
| Email da visualizzare nella schermata dettaglio. | |
| DescripcionActividad | Attività da includere in Descrizione e classificazione. |
| DescripcionInstalaciones | Impianti da includere in Descrizione e classificazione. |
| Telefono | Telefono da includere nella scheda Telefoni. |
| Activo | X per mantenere l’azienda attiva. |
| Etiquetas | Etichette da aggiungere nella schermata dettaglio. |
| CodigoCNAE | Codice della Classificazione Nazionale delle Attività Economiche da includere in Descrizione e classificazione. |
Scheda «Sedi»
Sezione intitolata “Scheda «Sedi»”| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Baja per eliminare definitivamente. |
| CodigoEmpresa | Codice dell’azienda a cui appartiene la sede. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH. |
| CodigoCentro | Codice della sede. Deve coincidere esattamente se già esiste. |
| Nombre | Nome identificativo della sede. |
| Activo | X per mantenere la sede attiva. |
| Direccion | Verrà inserito nel campo Via della schermata dettaglio. |
| Ciudad | Verrà inserito nel campo Località. |
| Pais | Verrà inserito nel campo Indirizzo. |
| Telefono | Telefono da includere nella scheda Telefoni. |
| DescripcionActividad | Attività da includere in Descrizione e classificazione. |
| DescripcionInstalaciones | Impianti da includere in Descrizione e classificazione. |
| CNAE | Codice CNAE da includere in Descrizione e classificazione. |
| CCSS | Conto di contribuzione alla Sicurezza Sociale da includere in Descrizione e classificazione. |
| Email della schermata dettaglio della sede. | |
| Etiquetas | Etichette da aggiungere nella schermata dettaglio. |
| Latitud | Latitudine da aggiungere in Descrizione e classificazione. |
| Longitud | Longitudine da aggiungere in Descrizione e classificazione. |
| TecnicoPRL | Identificatore del dipendente da aggiungere come Tecnico PRL principale nella scheda Modalità preventive. |
| ListaTecnicosPRL | Identificatori aggiuntivi di tecnici PRL. Separa più dipendenti con ;. |
| Observaciones | Osservazioni da includere nella schermata dettaglio della sede. |
Scheda «Sezioni»
Sezione intitolata “Scheda «Sezioni»”| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| CodigoEmpresa | Codice dell’azienda a cui appartiene la sezione. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH. |
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Baja per eliminare definitivamente. |
| CodigoCentro | Codice della sede a cui appartiene la sezione. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoSeccion | Codice della sezione. Deve coincidere esattamente se già esiste. |
| Nombre | Nome identificativo della sezione. |
| DescripcionActividad | Attività da includere nella scheda Descrizione. |
| DescripcionInstalaciones | Impianti da includere nella scheda Descrizione. |
| Etiquetas | Etichette da aggiungere nella schermata dettaglio. |
| Activo | X per mantenere la sezione attiva. |
| Observaciones | Osservazioni da includere nella schermata dettaglio. |
Scheda «Posizioni»
Sezione intitolata “Scheda «Posizioni»”| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| CodigoEmpresa | Codice dell’azienda. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH. |
| CodigoCentro | Codice della sede. Deve coincidere esattamente. |
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Baja per eliminare definitivamente. |
| CodigoSeccion | Codice della sezione. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoPuesto | Codice della posizione. Deve coincidere esattamente se già esiste. |
| Nombre | Nome identificativo della posizione. |
| DescripcionFuncion | Descrizione delle funzioni della posizione, da includere nella scheda Descrizione. |
| CNO | Codice della Classificazione Nazionale delle Occupazioni da includere nella scheda Descrizione. |
| Etiquetas | Etichette da aggiungere nella schermata dettaglio. |
| Activo | X per mantenere la posizione attiva. |
Scheda «Dipendenti»
Sezione intitolata “Scheda «Dipendenti»”La scheda Dipendenti esiste in entrambi i modelli con un comportamento leggermente diverso:
- Modello vuoto: contiene i dati personali del dipendente e si completa con la scheda Assegnazioni per le posizioni.
- Modello caricamento dipendenti: contiene i dati personali e i dati di assegnazione alla posizione nella stessa scheda.
Colonne comuni a entrambi i modelli
Sezione intitolata “Colonne comuni a entrambi i modelli”| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Baja per eliminare. Per segnare un dipendente come inattivo senza eliminarlo, usa Modificación e compila FechaBaja nella scheda Assegnazioni (modello vuoto) o nella stessa scheda Dipendenti (modello caricamento dipendenti). |
| Codigo | Codice del record. Campo libero e deve essere unico. |
| Nombre | Nome del dipendente. |
| Apellido 1 | Primo cognome. |
| Apellido 2 | Secondo cognome. |
| TipoIdentificacion | 0 (NIF/NIE), 1 (Cass), 99 (Altri). |
| Identificacion | Numero identificativo corrispondente al tipo. |
| Email del dipendente. | |
| FechaNacimiento | Data di nascita in formato GG/MM/AAAA. |
| Sexo | M (Maschile) o F (Femminile). |
| Sensibilidad | EM (In gravidanza), ES (Sensibilità speciale), LA (Allattamento), MY (Anziano). Separa più sensibilità con ;. La sensibilità «Minore» viene calcolata automaticamente dalla data di nascita. |
| Direccion | Via del campo Indirizzo nella schermata dettaglio. |
| Ciudad | Località del campo Indirizzo. |
| Provincia | Provincia del campo Indirizzo. |
| CP | Codice postale del campo Indirizzo. |
| Pais | Paese del campo Indirizzo. |
| Telefono | Telefono da includere nella scheda Telefoni. |
| NASS | Numero di affiliazione alla Sicurezza Sociale. |
| TipoEmpleado | 0 (Interno), 1 (Esterno), 2 (Autonomo), 3 (ETT). |
Colonne specifiche del modello vuoto
Sezione intitolata “Colonne specifiche del modello vuoto”Queste colonne sono solo nella scheda Dipendenti del modello vuoto:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Observaciones | Osservazioni da includere nella schermata dettaglio del dipendente. |
| IdentificacionResponsable | DNI o identificatore del dipendente supervisore gerarchico. Il supervisore deve esistere precedentemente o essere stato caricato in una riga precedente dello stesso Excel. |
| FechaUltimoReconocimiento | Data dell’ultimo riconoscimento medico (formato GG/MM/AAAA). Verrà inclusa in Idoneità mediche e rinunce. |
| CaducidadCertificado | Data di scadenza del certificato medico (formato GG/MM/AAAA). Verrà inclusa come Data prossimo riconoscimento medico dipendente. |
| Idioma | ca-ES (Catalano), es-ES (Spagnolo), en-GB (Inglese), fr-FR (Francese). |
| Etiquetas | Etichette da aggiungere nella schermata dettaglio. |
| Nacionalidad | Codice della nazionalità secondo la norma ISO 3166. |
| EnviarEmailsAlSupervisor | X per inviare le email del dipendente al suo supervisore PRL. Seleziona di default la casella Invia tutte le email del dipendente tramite il supervisore PRL. Eccezione: le email di formazione e sorveglianza sanitaria non vengono mai inviate al supervisore. |
| DocBienvenidaEnviado | X se NON vuoi che vengano inviate le email di documenti di benvenuto. Seleziona la casella Documento/i di benvenuto inviato/i. |
| ResumenAptitud | 0 (Non definito), 1 (Non idoneo), 2 (Idoneo senza restrizioni), 3 (Idoneo con restrizioni), 4 (Idoneo parziale), 5 (Rinuncia). Compila il campo Riassunto idoneità medica in Idoneità mediche e rinunce. |
| TeleTrabajo | X per segnare il dipendente in modalità telelavoro. |
Colonne specifiche del modello caricamento dipendenti
Sezione intitolata “Colonne specifiche del modello caricamento dipendenti”In questo modello, la scheda Dipendenti include i dati di assegnazione alla posizione, evitando di dover compilare manualmente la scheda Assegnazioni:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| CodigoEmpresa | Codice dell’azienda a cui è assegnato il dipendente. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH. |
| CodigoCentro | Codice della sede. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoSeccion | Codice della sezione. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoPuesto | Codice della posizione. Deve coincidere esattamente. |
| FechaAlta | Data iniziale dell’assegnazione alla posizione (formato GG/MM/AAAA). |
| FechaBaja | Data finale dell’assegnazione alla posizione (formato GG/MM/AAAA). |
Scheda «Assegnazioni»
Sezione intitolata “Scheda «Assegnazioni»”La scheda Assegnazioni collega ogni dipendente alla sua posizione lavorativa all’interno della struttura organizzativa. Il suo comportamento dipende dal modello utilizzato.
Modello vuoto
Sezione intitolata “Modello vuoto”Nel modello vuoto, la scheda Assegnazioni è modificabile e devi compilarla manualmente.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Operacion | Modificación per aggiungere/modificare; Baja per eliminare. Per segnare l’assegnazione come inattiva, usa Modificación e compila FechaBaja. |
| CodigoEmpresa | Codice dell’azienda. Deve coincidere esattamente con quello di SmartOSH. |
| CodigoCentro | Codice della sede. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoSeccion | Codice della sezione. Deve coincidere esattamente. |
| CodigoPuesto | Codice della posizione. Deve coincidere esattamente. |
| Identificacion | Numero identificativo del dipendente (CIF, NIF, NRT o Altri). |
| FechaAlta | Data iniziale dell’assegnazione (formato GG/MM/AAAA). |
| FechaBaja | Data finale dell’assegnazione (formato GG/MM/AAAA). |
| TipoContrato | Nome del tipo di contratto del dipendente. Si aggiunge nella scheda Assegnazioni della schermata dettaglio del dipendente. |
| SituacionProfesional | Nome della situazione professionale del dipendente. |
| RegimenSS | Nome del regime della Sicurezza Sociale. |
| TextoConvenio | Nome del testo del contratto collettivo applicabile. |
| CodigoEmpresExterna | Codice dell’azienda esterna a cui appartiene il dipendente, se applicabile. |
| HorasTrabajadas | Numero di ore lavorate per quell’assegnazione. |
| Principal | X per segnare questa assegnazione come posizione principale del dipendente. |
Modello caricamento dipendenti
Sezione intitolata “Modello caricamento dipendenti”Nel modello caricamento dipendenti, la scheda Assegnazioni è protetta e non modificabile.
Se hai bisogno di controllare campi avanzati dell’assegnazione (tipo di contratto, situazione professionale, ore lavorate, ecc.), usa il modello vuoto, che permette di compilare tutte le colonne.
Come caricare l’Excel
Sezione intitolata “Come caricare l’Excel”Una volta compilato l’Excel, l’ultimo passo è caricarlo in SmartOSH e monitorare il risultato.
Passaggi
Sezione intitolata “Passaggi”- Vai su Configurazione > Importazioni rapide.
- Clicca su Nuovo e compila i campi del record.
- Clicca su Salva.
- Clicca su Importa.
Campi del record di importazione
Sezione intitolata “Campi del record di importazione”| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nombre | Nome identificativo dell’importazione. Per esempio: «Dipendenti dicembre 2021». |
| Archivo | Documento Excel con i dati da importare. |
| Estado | Di default Non iniziato. Il programma lo modifica automaticamente durante il processo. |
| Fecha última carga (o reintento) | Inizialmente vuoto. Il programma lo compila automaticamente all’esecuzione dell’importazione. |
| Usuario | Compilato automaticamente dal programma con l’utente che crea il record. |
Come monitorare il progresso
Sezione intitolata “Come monitorare il progresso”Dopo aver cliccato su Importa, il sistema gestisce l’importazione in background:
- Lo Stato cambia in Iniziata al momento dell’avvio.
- La Data ultima carica (o tentativo) viene compilata immediatamente.
- Attendi un tempo ragionevole e aggiorna la pagina per vedere il progresso.
- Quando termina, lo Stato sarà uno di questi due valori:
- Completata correttamente: tutti i record sono stati caricati senza errori.
- Completata con errori: c’è stato almeno un problema con qualche record.
Comportamento in caso di errori
Sezione intitolata “Comportamento in caso di errori”Hai due modi per ottenere il dettaglio dell’errore:
- Dall’email che il sistema invia quando l’importazione termina con errori: contiene un link al log degli errori.
- Dal log della stessa importazione rapida in SmartOSH.
Promemoria finale
Sezione intitolata “Promemoria finale”Fonte: PR-SO-21-023 «Importazioni rapide», versione 1.1, 12/04/2022.