Cruscotto delle Riunioni

Il cruscotto Riunioni ti offre una visione dello stato delle riunioni: quante ce ne sono, in quale stato si trovano, come si distribuiscono per categoria, in che misura vengono completati i loro ordini del giorno e i loro accordi, quale livello di partecipazione hanno e come evolve il loro numero nel tempo.

Vedrai solo i dati delle aziende, sedi, sezioni e posizioni a cui hai accesso in base al tuo profilo utente. Due persone diverse possono vedere cifre differenti nello stesso cruscotto, ed è previsto.

Concetti chiave

Prima di esaminare ogni elemento, è utile chiarire alcuni concetti usati in tutto il cruscotto.

Riunione. È l’unità conteggiata in questo cruscotto. Ogni riunione viene conteggiata una sola volta, anche se ha più partecipanti, più punti all’ordine del giorno o più accordi associati che potrebbero moltiplicare le righe internamente.

Stato della riunione. Ogni riunione ha uno stato. La tua organizzazione può usare nomi di stato personalizzati, ma tutti equivalgono a uno di questi stati base:

Stato base	Significato
Non iniziata	La riunione non è ancora iniziata.
Pianificata	È prevista ma non si è ancora svolta.
Svolta	La riunione si è già tenuta.
Chiusa	La riunione è stata chiusa.
Annullata	La riunione è stata annullata.

Riunioni pendenti. Sono considerate pendenti le riunioni che non si sono ancora svolte, né chiuse né annullate (cioè quelle non iniziate o pianificate).

Ordini del giorno e accordi chiusi. Ogni riunione può avere punti all’ordine del giorno e accordi. Un punto all’ordine del giorno o un accordo si considera completato quando è chiuso.

Partecipazione. Misura quanti dei convocati hanno effettivamente partecipato alle riunioni.

Categoria. Classifica le riunioni (per esempio, comitati, incontri, ecc.). Se una riunione non ha categoria, viene raggruppata come categoria non definita.

Riunione attiva. Indica se la riunione è contrassegnata come attiva o meno, permettendo di filtrare tra queste.

Elementi attivi. I grafici e le tabelle tengono conto se l’azienda, la sede, la sezione e la posizione sono ancora attivi.

Permessi di ambito. Il cruscotto include solo le riunioni delle aziende, sedi, sezioni e posizioni a cui hai accesso.

Filtri concatenati. Tutti i filtri si applicano contemporaneamente su tutti i grafici, schede e tabelle.

Filtri

Nel lato sinistro troverai i filtri. La maggior parte consente selezione multipla e include un campo di ricerca.

Filtro	Cosa permette di restringere
Ambito	Azienda, sede, sezione e posizione, in modo gerarchico.
Riunioni attive	Le riunioni in base al fatto che siano contrassegnate come attive o meno.
Categoria	Le riunioni di una categoria specifica (o quelle senza categoria definita).
Etichetta	Le riunioni contrassegnate con una specifica etichetta.
Data	Il periodo di tempo, in base alla data della riunione.

Schede indicatore

Nella zona centrale, un insieme di schede riassume i principali indicatori. Ogni scheda include un piccolo grafico di tendenza (sparkline).

Riunioni

Numero di riunioni pendenti (ancora non svolte, chiuse o annullate) rispetto al totale delle riunioni, insieme alla percentuale che rappresentano sul totale.

Ordini del giorno

Percentuale di punti dell’ordine del giorno chiusi sul totale dei punti dell’ordine del giorno.

Accordi

Percentuale di accordi chiusi sul totale degli accordi.

Partecipazione

Percentuale di partecipazione: convocati che hanno partecipato sul totale dei convocati.

Grafici a torta (donut)

Riunioni per categoria

Distribuzione del numero di riunioni in base alla loro categoria.

Riunioni per stato

Distribuzione del numero di riunioni in base al loro stato.

Tabella: Riunioni per sede

Confronta le sedi e mostra, per ciascuna, il volume di riunioni e il loro grado di completamento.

Colonna	Cosa mostra	Come si calcola
Sede	La sede a cui appartengono le riunioni.	—
Riunioni	Numero di riunioni della sede.	Conteggio delle riunioni.
% Riunioni	Grado di riunioni ancora pendenti della sede.	Riunioni non svolte, chiuse o annullate ÷ totale riunioni.
% Ordini del giorno	Completamento dei punti dell’ordine del giorno.	Punti dell’ordine del giorno chiusi ÷ totale punti.
% Accordi	Completamento degli accordi.	Accordi chiusi ÷ totale accordi.
% Partecipazione	Livello di partecipazione della sede.	Convocati che hanno partecipato ÷ totale convocati.

Ogni colonna percentuale è accompagnata da una barra colorata che facilita il confronto dei valori tra le sedi a colpo d’occhio.

Grafico di evoluzione

Riunioni per mese

Mostra come evolve il numero di riunioni mese per mese, in base alla data della riunione. Rappresenta due serie: le riunioni create accumulate (che si sommano dall’inizio del periodo) e le riunioni create in ogni mese.

Domande frequenti

Quando si considera una riunione pendente?
Quando non si è ancora svolta, né chiusa né annullata; cioè quando è non iniziata o pianificata.

Una riunione con molti partecipanti o accordi viene conteggiata più volte?
No. Ogni riunione viene conteggiata una sola volta, anche se ha più partecipanti, punti all’ordine del giorno o accordi.

Quale data si usa nel filtro data e nel grafico di evoluzione?
La data della riunione.

Cosa significano le percentuali di ordini del giorno, accordi e partecipazione?
Sono gradi di completamento: la proporzione di punti dell’ordine del giorno chiusi, di accordi chiusi e di convocati che hanno partecipato, rispettivamente.

La colonna ”% Riunioni” indica le riunioni completate?
No. Nonostante possa sembrare, quella colonna (e la scheda riunioni) riflettono le riunioni pendenti (non svolte, chiuse o annullate) sul totale, non quelle completate. Più alto è il valore, più riunioni restano da svolgere.

Sto usando il filtro etichetta e non ottengo i risultati attesi.
Il filtro Etichetta di questo cruscotto potrebbe non restringere correttamente le riunioni nella versione attuale. Se hai bisogno di trovare riunioni per etichetta in modo affidabile, usa l’elenco riunioni del modulo.

Perché le mie cifre non coincidono con quelle di un collega?
Il cruscotto applica i permessi di ambito di ogni utente: include solo le riunioni delle aziende, sedi, sezioni e posizioni a cui hai accesso.