Creare una riunione o una chiacchierata

L’attivazione di una riunione o colloquio in Smart OSH si compone di vari passaggi: la registrazione principale, i partecipanti, l’ordine del giorno e, opzionalmente, gli accordi e la periodicità di future riunioni.

Passaggi per creare una riunione/colloquio

1. Accedi a Leadership e partecipazione dei dipendenti → Riunioni e colloqui e premi Nuovo.
2. Compila i dati generali della riunione.
3. Inserisci un ambito nella scheda Ambito.
4. Assegna i partecipanti che devono partecipare.
5. Definisci l’ordine del giorno che sarà trattato.
6. Premi Salva.

Attenzione

I campi obbligatori sono: Categoria, Titolo, Data, Dalle ore e Responsabile. I campi con asterisco sono anch’essi obbligatori. La compilazione dell’ambito non è obbligatoria, ma è consigliata.

Consiglio

Si consiglia che la registrazione di una riunione/colloquio (dati generali, partecipanti, ordini del giorno, accordi…) non venga compilata da più di una persona contemporaneamente, per evitare conflitti di dati.

Aspetti importanti da tenere in considerazione

• Il rapporto Verbale di riunione/colloquio viene generato automaticamente all’invio della mail del verbale ai partecipanti.
• Quando tutti i partecipanti hanno firmato il verbale, il programma invia una nuova mail con il documento già firmato da tutti come ricevuta di ritorno.
• Qualsiasi ordine del giorno chiuso non sarà incluso nella prossima riunione generata automaticamente.
• Qualsiasi accordo chiuso non sarà incluso nella prossima riunione generata automaticamente.
• Per informare i partecipanti della convocazione puoi scegliere tra: l’invio manuale della mail di convocazione o la mail promemoria automatica (configurabile).

Campi che appaiono in ogni mail

Tipo di mail	Campi che appaiono
Convocazione	Nome del partecipante nel saluto, titolo Riunione, codice e titolo della riunione, data, ora, descrizione, luogo, partecipanti, ordine del giorno, link di accesso a Smart OSH.
Promemoria convocazione	Nome del partecipante nel saluto, titolo Convocazione riunione/colloquio, codice e titolo della riunione, data, luogo, ora.
Verbale di riunione	Nome del partecipante nel saluto, titolo Verbale di riunione, codice e titolo della riunione, data, ora, link al documento per accettare/firma, link ai documenti allegati.

Assegnare i partecipanti

Partecipanti registrati in Smart OSH

1. Accedi alla riunione e vai nella scheda Partecipanti.
2. Premi Assegna partecipanti.
3. Seleziona i dipendenti che vuoi convocare e premi Accetta.
4. Premi Salva.

Consiglio

Puoi assegnare più dipendenti come partecipanti nella stessa azione.

Partecipanti non registrati (liberi)

Se devi convocare qualcuno che non è registrato in Smart OSH:

1. Accedi alla riunione e vai nella scheda Partecipanti.
2. Premi Nuovo.
3. Compila i dati del partecipante non registrato e premi Accetta.
4. Premi Salva nella schermata di dettaglio della riunione.

Attivare l’ordine del giorno

1. Accedi alla riunione e vai nella scheda Ordine del giorno.
2. Premi Nuovo.
3. Compila i dati del punto da trattare e premi Accetta.
4. Premi Salva.

Nota

Il campo Ordine indica la posizione in cui apparirà la registrazione. Per impostazione predefinita, il programma lo compila secondo l’ordine di inserimento.

Attivare gli accordi

Hai due modi per registrare un accordo:

Dalla scheda «Ordine del giorno»

1. Accedi alla scheda Ordine del giorno ed entra nel punto a cui vuoi aggiungere l’accordo.
2. Premi Nuovo.
3. Compila il Titolo e le Osservazioni dell’accordo.
4. Premi Accetta nella schermata dell’accordo, Accetta in quella dell’ordine del giorno e Salva nella schermata principale.

Dalla scheda «Accordi»

1. Accedi alla scheda Accordi e premi Nuovo.
2. Seleziona l’Ordine del giorno da cui dipende e compila Titolo e Osservazioni.
3. Premi Accetta e poi Salva.

Indicare la periodicità

Se la riunione si ripete a intervalli regolari, puoi parametrizzare la periodicità:

1. Accedi alla riunione e compila i campi Periodicità per la generazione e Intervallo.
2. Premi Accetta.

Nota

• Il programma calcola automaticamente la Data prossima riunione/colloquio a partire dal campo Data.
• Per far sì che la prossima riunione venga effettivamente creata, devi eseguire l’operazione Crea prossima riunione/colloquio dalla scheda di gestione.

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Fonte: M-SO-20-12-01 «Manuale d’uso – Leadership e partecipazione dei dipendenti», versione 1, 08/09/2020.