Circuito di approvazione e verifica dell’efficacia delle misure

Circuito di approvazione di una misura

Alcune misure richiedono l’approvazione di una persona specifica prima della loro attuazione. Hai due opzioni per attivarla: manuale o parametrizzata.

Attivare l’approvazione manualmente

1. Accedi alla schermata dettaglio della misura e seleziona Attiva circuito di approvazione misura. Verranno attivati il campo Stato approvazione e la scheda Approvazione.
2. Nella scheda Approvazione, indica il ruolo e il nome del dipendente responsabile di approvare la misura.
3. Il responsabile indicherà lo Stato approvazione: Bozza, In attesa di approvazione, Approvato o Respinto.
4. Il responsabile indicherà la data di approvazione o la data di rifiuto, insieme a eventuali osservazioni.
5. Clicca su Salva.

Consiglio

Puoi indicare solo il campo Responsabile approvazione senza dover selezionare il Ruolo. Il programma invierà una notifica al dipendente per gestire l’approvazione.

Attenzione

• Quando il circuito è attivo, non sarà possibile chiudere la misura finché lo stato di approvazione non sarà Approvato.
• Solo se la misura è Approvata viene notificato il cambiamento di stato di implementazione ai suoi responsabili.
• Al passaggio a Approvato, la Data approvazione viene compilata automaticamente con la data attuale.

Parametrizzare l’approvazione di default

1. Accedi alle Impostazioni di Smartosh.
2. Entra nella scheda Misure e seleziona le caselle dei tipi di misure per cui vuoi attivare il circuito di default.
3. Clicca su Salva.

Nota

• Ogni volta che crei una misura del tipo configurato, la casella di approvazione sarà selezionata automaticamente.
• Anche se hai preimpostato che non sia attivo, puoi sempre attivarlo manualmente dalla schermata dettaglio della misura.

Cambiare lo stato di approvazione in blocco

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona i record.
2. Apri Operazioni > Cambia stato approvazione in blocco e scegli lo stato.

Conseguenze per stato

Stato	Conseguenza
Bozza	Non cambia se lo stato di implementazione non è Non iniziato. I responsabili dell’approvazione non potranno gestirle.
In attesa di approvazione	Non cambia se lo stato di implementazione non è Non iniziato.
Approvato	Non cambia se lo stato di implementazione non è Non iniziato. Cancella la data di rifiuto e compila la data di approvazione con il giorno attuale. Attiva lo stato di implementazione e permette la gestione ai responsabili.
Respinto	Non cambia se lo stato di implementazione non è Non iniziato. Cancella la data di approvazione e compila la data di rifiuto. Lo stato di implementazione di misure e attività passa a Annullato e i responsabili non possono gestirle.

Attenzione

• Se si cambia a Bozza o In attesa di approvazione, si disattiva lo stato di implementazione di misure e attività.
• Qualsiasi cambio di stato, se il circuito di verifica dell’efficacia è attivo, disattiva il suo stato e i responsabili non potranno gestirlo.

Verifica dell’efficacia di una misura

Alcune misure, prima della loro chiusura, devono essere sottoposte a una valutazione di efficacia.

Attivare il circuito di verifica manualmente

1. Nella schermata dettaglio della misura, seleziona Attiva circuito di verifica efficacia misura. Verranno attivati il campo Stato verifica efficacia e la scheda Verifica Efficacia.
2. Nella scheda Verifica Efficacia, indica il ruolo e il nome del dipendente responsabile.
3. Il responsabile indicherà lo Stato verifica efficacia: Non iniziato, In attesa di verifica efficacia, Verificato: efficace, Verificato: inefficace, Verificato: inefficace con nuova misura.
4. Il responsabile indicherà la data di verifica dell’efficacia e, se desidera, osservazioni.
5. Clicca su Salva.

Nota

• Se lo stato di implementazione della misura è In corso, il campo Stato verifica efficacia rimarrà inattivo finché non si avvia il circuito.
• Il circuito si attiva quando la misura passa allo stato di implementazione Chiuso.
• Solo se la misura è l’unica o l’ultima chiusa e la verifica è Verificato: efficace, il fattore di rischio, non conformità, opportunità o obiettivo associato passerà automaticamente a In attesa di chiusura.
• Se si compila la Data verifica efficacia e si salva, lo stato passa automaticamente a Verificato: efficace se non lo è già.

Parametrizzare il circuito di verifica

1. Accedi alle Impostazioni di Smartosh.
2. Seleziona i tipi di misure per cui vuoi attivare il circuito di default.
3. Clicca su Salva.

Nota

La configurazione si applica solo ai nuovi record generati a partire dal momento della configurazione.

Cambiare lo stato di verifica in blocco

1. Accedi a Rischi > Misure e seleziona i record.
2. Apri Operazioni > Cambia stato verifica efficacia in blocco e scegli lo stato.

Conseguenze per stato

Stato	Conseguenza
Non iniziato	Attiva lo stato di implementazione di misure e attività. I responsabili possono gestirle.
In attesa di verifica efficacia	Cancella la data di verifica se era stata compilata.
Verificato: inefficace (con nuova misura)	Deve essere creata una nuova misura che, una volta verificata, risulti efficace.

Attenzione

• Lo stato cambia solo se l’implementazione è Chiuso.
• Al passaggio a Non iniziato o In attesa di verifica efficacia, viene cancellata la data di verifica.
• Al passaggio a Verificato: efficace o Verificato: inefficace, la data viene compilata con il giorno attuale.
• Al passaggio a Verificato: efficace o Verificato: inefficace, i fattori, non conformità, opportunità o obiettivi associati passano a In attesa di chiusura (se la misura è unica o l’ultima che si chiude).