Come registrare una convocazione per formazione avanzata

La convocatoria di formazione avanzata consente di registrare formazioni più complete, con un responsabile, invio di email di convocazione, sessioni e la possibilità di includere azienda formatrice principale ed esterna. Se hai bisogno solo di una registrazione rapida senza queste opzioni, utilizza la convocatoria básica.

Passaggi per creare la convocazione

1. Accedi a Formazione e informazioni > Convocatorias de formación e clicca su Nueva avanzada.
2. Compila i campi della convocazione e clicca su Guardar.
3. Dalla scheda Cursos, clicca su Nuevo per collegare il corso (o più corsi) alla convocazione e, se necessario, il suo modello di questionario di valutazione.
4. Dalla scheda Asistentes, collega le necessità formative alla convocazione.
5. Dalla scheda Sesiones, crea la sessione o le sessioni della convocazione.
6. Dalla scheda Informes y adjuntos > Informes, ottieni l’elenco dei partecipanti e i certificati di formazione.

Nota

Come minimo, devi compilare Título e Responsable per poter salvare la registrazione.

Attenzione

• Se in una stessa convocazione inserisci più di un corso, appariranno solo le necessità formative dei dipendenti a cui si applicano TUTTI i corsi.
• Appaiono solo le necessità formative con stato «No iniciado». Se ti aspetti di vedere una necessità e non appare, consulta i motivi per cui non appaiono.
• Il numero di ore delle sessioni deve coincidere con il numero di ore del corso.

Consiglio

• Per segnare la presenza dei dipendenti, dalla scheda Sesiones puoi selezionare la sessione e cliccare su Marcar asistencia sesión en bloque.
• Puoi anche accedere alla creazione da una convocazione esistente.

Campi della schermata dettaglio

Campo	Descrizione
Código	Testo libero per identificare la convocazione con un codice specifico.
Título	Testo libero con il titolo della convocazione.
Bonificada	Checkbox che indica che la convocazione è stata gestita con bonus. Se selezionato, viene mostrata la scheda Grupos de bonificación. Se selezionato, collegando le necessità formative, queste appariranno con il checkbox Bonificada selezionato di default.
Código de bonificación	Testo libero con un codice specifico per il bonus.
Online	Checkbox che indica che la convocazione è online. Nel campo Convocatoria online di Configuración > Conexión moodle appaiono solo le convocazioni con questo checkbox selezionato.
Plantilla de cuestionario de valoración	Modello del sondaggio di soddisfazione che i dipendenti compileranno. Si crea come modello di questionario nel modulo Cuestionarios.
Empresa formadora principal	Selezionabile che indica l’azienda formatrice principale.
Empresa formadora externa	Selezionabile che indica l’azienda formatrice esterna.
Formador	Selezionabile che indica il formatore. Anche se non obbligatorio, si consiglia di compilarlo perché appare nei report di Lista de asistentes por convocatoria, Lista de asistentes por sesión e Certificado de realización de acción formativa.
Cargo del formador	Testo libero con la posizione del formatore. Si consiglia di compilarlo perché appare negli stessi report del campo Formador.
Responsable	Selezionabile che identifica il dipendente che gestirà la convocazione. Riceverà anche gli avvisi SmartStatus relativi alla convocazione.
Fecha (de las sesiones)	Si compila automaticamente con Desde 31/12/9999 hasta 01/01/0001 e si aggiorna al creare una sessione.
Lugar (de las sesiones)	Si compila automaticamente al creare una sessione.
Estado	Fase in cui si trova la convocazione. Vedi comportamento del campo stato.
Total horas convocatoria	Numero di ore necessarie per svolgere la formazione. Si compila automaticamente al creare le sessioni.
Fecha de cierre	Data manuale in cui la convocazione è stata chiusa.
Medios y documentación	Testo libero con l’elenco delle risorse materiali necessarie per erogare la formazione. Appare nei report di Recepción de documentación del curso Prevencontrol e Lista de asistentes por sesión.
Observaciones	Testo libero con osservazioni rilevanti.
Etiquetas	Etichette per raggruppare convocazioni secondo criteri senza un campo proprio.

Nota

SmartOSH aggiunge automaticamente un numero alla convocazione quando è disponibile la data della sessione, con il formato CVF + due cifre dell’anno della sessione + 5 cifre progressivi. Per esempio, una sessione del 27/02/2022 genererebbe qualcosa come CVF2200001.

Comportamento del campo «Estado»

Lo stato della convocazione evolve automaticamente nella maggior parte dei casi:

• Pendiente planificar: stato iniziale alla creazione della convocazione.
• En curso: si applica automaticamente al creare le sessioni e salvare.
• Finalizada / gestionada: si modifica manualmente.

Attenzione

Cambiando la convocazione allo stato Finalizada / gestionada, viene creata automaticamente una nuova necessità con stato «No iniciado» per le necessità formative che hanno come stato «En curso», «No se ha evaluado», «Suspendido» o «No ha asistido».

Motivi per cui non appaiono le necessità formative

Se andando a collegare i partecipanti non appaiono le necessità formative che ti aspettavi, può essere dovuto a:

• Non è stata creata la necessità formativa (non è stato collegato il corso con l’ambito o entità).
• La necessità non è ancora stata generata: se hai collegato il corso con l’ambito o entità oggi, fino al giorno successivo non si creano le necessità, a meno che non le ricalcoli con l’operazione corrispondente.
• La necessità precedente è in stato «En curso», «No se ha evaluado», «Suspendido» o «No ha asistido» ed è collegata a una convocazione che NON è in stato «Finalizada / Gestionada», quindi non è stata creata la nuova necessità.
• La necessità precedente è in stato «Completado» e la sua data di scadenza non è ancora trascorsa.

Azioni correlate

• Se hai bisogno di correggere una presenza segnata erroneamente, consulta Come rimuovere la presenza di un dipendente da una convocazione.

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Fonte: DM-SO-23-002 «Cómo dar de alta convocatorias de formación de tipo avanzada», versione 1, 24/01/2023.