Stati della documentazione

Ogni documento di una coordinazione passa attraverso diversi stati che indicano quale azione è attesa da parte tua o da parte dell’azienda principale. Conoscere il significato di ogni stato ti permette di sapere cosa fare in ogni momento e mantenere la documentazione aggiornata.

Dove consultare lo stato

Gli stati si consultano dalle sezioni di documentazione della coordinazione. In ogni necessità di documento viene mostrato uno stato che definisce la situazione attuale della pratica.

I quattro stati principali sono:

• Solicitato
• Pendiente de aceptar / revisar (firmar)
• Aceptado
• Anulado / No aplica

Solicitato

Un documento in stato Solicitato indica che l’azienda principale ti sta chiedendo un documento e devi caricarlo.

Le richieste possono originarsi da:

• Documenti nuovi richiesti per la prima volta.
• Rifiuti precedenti che richiedono che tu carichi un nuovo documento.
• Aggiornamenti di documenti che stanno per scadere o che sono già scaduti.

Come rispondere a una richiesta

1. Identifica il documento che ti viene richiesto.
2. Indica la data di emissione.
3. Carica il documento nello spazio predisposto.
4. Premi Allega per inviarlo.

Dopo averlo allegato, la richiesta cambierà in Pendiente de aceptar / revisar e rimarrà in attesa di validazione da parte del cliente. Non richiede più azioni da parte tua.

Pendiente de aceptar / revisar (firmar)

Un documento in stato Pendiente de aceptar / revisar (firmar) indica che l’azienda principale ti sta inviando un documento affinché tu lo accetti e firmi.

Nota

Questi invii sono solitamente documenti informativi e di rischi specifici che l’azienda principale ti invia e che è importante che tu conosca.

Come accettare e firmare il documento

1. Il sistema ti mostrerà una anteprima del documento.
2. Controlla il contenuto.
3. Premi Accetta e firma per confermare.

Anteprima rapida

Se vuoi solo vedere il documento senza entrare nella pagina di firma, puoi usare l’icona Visualizza documento per aprire un’anteprima.

Una volta firmato, l’invio passerà allo stato Aceptado e non richiederà ulteriori azioni da parte tua.

Aceptado

Un documento in stato Aceptado significa che:

• L’azienda principale ha approvato il documento che tu avevi caricato, oppure
• Tu hai accettato e firmato un documento che ti era stato inviato.

Azioni disponibili

• Visualizza documento: visualizza il documento dall’icona corrispondente.
• Scarica: se vuoi avere il file fisicamente sul tuo dispositivo, usa l’opzione Scarica.

In questo stato non è richiesta alcuna azione aggiuntiva.

Anulado / No aplica

A volte ti vengono richiesti documenti non obbligatori che non si applicano al dipendente, veicolo o attività in questione. In questi casi, puoi indicarlo all’azienda principale invece di caricare un documento.

Come contrassegnare un documento come “Non applicabile”

1. Nella richiesta, premi l’opzione No Aplica.
2. Specifica il motivo per cui il documento non si applica, in modo che rimanga traccia.
3. Conferma l’azione.

La richiesta passerà allo stato Anulado / No aplica e non richiederà più azioni da parte tua.

Validazione successiva

A seconda della configurazione del cliente, è possibile che la richiesta di No aplica debba passare per una validazione successiva e essere ratificata dall’azienda principale. In tal caso:

• La richiesta passerà prima allo stato Pendiente de aceptar / revisar (firmar).
• Se l’azienda principale la accetta, cambierà in Anulado / No aplica.
• Se la rifiuta, tornerà allo stato Solicitato e dovrai fornire il documento.

Riepilogo rapido

Stato	Significato	Azione attesa
Solicitato	Ti viene richiesto un documento	Caricare il documento
Pendiente de aceptar / revisar (firmar)	Ti inviano un documento	Controllare, accettare e firmare
Aceptado	Documento validato o firmato	Nessuna (consultare/scaricare)
Anulado / No aplica	Il documento non si applica al caso	Nessuna (può richiedere validazione successiva)

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Fonte: Documentazione interna di Smartosh «Estados de la documentación», disponibile su Scribe.