Glossario

Questo glossario descrive i campi e le schede delle due schermate principali del modulo: Partecipazione e Riunione/chiacchierata.

Schermata «Partecipazione»

Campi

Categoria: tipo di partecipazione (normalmente Comunicazione di rischio, Non conformità, Opportunità, Proposta, Suggerimento). Possono essere aggiunti altri tipi.
Titolo: identifica la partecipazione.
Data: giorno in cui viene registrato il dato. In Smart OSH è obbligatorio e viene inserito manualmente. Nella pagina anonima, App e Visor app non viene mostrato: viene trasferito automaticamente con il giorno dell’invio.
Descrizione: testo libero con la descrizione della partecipazione.
Descrizione della posizione: testo libero sulla posizione a cui si riferisce la partecipazione.
Osservazioni e miglioramenti proposti: testo libero con qualsiasi annotazione o miglioramento proposto.
Stato: fase in cui si trova la partecipazione. Alla creazione, il programma indica In attesa di revisione; gli altri stati vengono assegnati manualmente.
Data di approvazione: viene inserita manualmente quando la partecipazione viene approvata.
Data di chiusura: viene inserita manualmente quando la partecipazione viene chiusa.
Responsabile: persona incaricata di gestire la partecipazione. Permette di selezionare solo persone collegate nella scheda Responsabili.

Schede

Dati notificatore: viene compilata automaticamente al momento della registrazione della partecipazione.
Responsabili: permette di collegare responsabili alla partecipazione. Non è consigliato assegnarli manualmente: se sono definiti in Organizzazione, il programma li assegna automaticamente.
Allegati: mostra qualsiasi documento aggiunto alla partecipazione, sia dal notificatore che dal responsabile.
SmartStatus: mostra gli avvisi generati automaticamente dall’applicazione per questa partecipazione.

Azioni

Rapporto: genera un rapporto che viene mostrato solo a schermo al momento. Non viene salvato in nessuna sezione del programma.

Schermata «Riunione/chiacchierata»

Campi

Titolo: identifica la riunione o chiacchierata.
Categoria: categorizza la riunione/chiacchierata. Se la categoria è contrassegnata come È chiacchierata, il campo Tipo viene nascosto; altrimenti, viene mostrato.
Tipo: indica se la riunione è Ordinaria o Straordinaria. Appare solo per categorie non configurate come È chiacchierata.
Stato: fase in cui si trova la riunione/chiacchierata. Alla creazione, il programma indica Non iniziata; gli altri stati vengono assegnati manualmente.
Responsabile: persona incaricata di gestire lo svolgimento.
Data: giorno dello svolgimento. Appare nel verbale e nelle email.
Dalle ore / Alle ore: ora di inizio e fine della riunione. Appaiono nel verbale e nelle email.
Luogo: testo libero con il luogo dello svolgimento. Appare nel verbale e nelle email.
Descrizione: testo libero rilevante per la riunione. Appare nel verbale e nelle email.
Osservazioni: testo libero aggiuntivo. Non appare nel verbale né nelle email.
Periodicità per la generazione: valore numerico che indica ogni quanto deve essere generata la prossima riunione/chiacchierata.
Intervallo: unità temporale della periodicità (giorni, settimane, mesi, ecc.).
Data prossima riunione/chiacchierata: viene calcolata automaticamente quando sono compilati Data, Periodicità per la generazione e Intervallo.
Anticipo promemoria (in ore): nella scheda Opzioni configurazione, indica con quante ore di anticipo inviare l’email di promemoria.

Schede

Ambito: ambito a cui appartiene la riunione/chiacchierata. Non è obbligatorio, ma si consiglia di compilarlo.
Partecipanti: convocati alla riunione e, se del caso, quelli che non hanno partecipato.
Ordine del giorno: registrazione e gestione dei punti da trattare.
Accordi: registrazione e gestione degli accordi raggiunti, associati a ogni punto dell’ordine del giorno.
Azioni: permette di collegare altri registri (compiti, fattori di rischio, non conformità, opportunità, partecipazioni, indagini sugli incidenti e altri avvisi).
Allegati: documenti aggiunti alla riunione/chiacchierata. Include anche il documento del verbale generato.
Rapporti: rapporti generati o collegati che corrispondono all’ambito.
Opzioni configurazione: contiene il campo Anticipo promemoria (in ore).
SmartStatus: avvisi generati automaticamente per questa riunione/chiacchierata.

Fonte: M-SO-20-12-01 «Manuale d’uso – Leadership e partecipazione dei dipendenti», versione 1, 08/09/2020.