Como registar Não Conformidades / Oportunidades

Em Smart OSH podes registar Não Conformidades e Oportunidades a partir de dois locais diferentes. A informação que terás de preencher depende da classe selecionada: as Não Conformidades requerem mais dados (tipo, severidade, análise de causas, ação corretiva, etc.) do que as Oportunidades.

Criar uma Não Conformidade ou Oportunidade

Tens duas formas de criar o registo:

A partir do módulo Sistemas de gestão

1. Acede a Sistemas de gestão → Não Conformidades/Oportunidades.
2. Clica em Novo.
3. Preenche os campos obrigatórios.
4. Clica em Guardar.

A partir de qualquer módulo com o separador «Não Conformidades/Oportunidades»

1. Dentro do módulo correspondente, abre o separador Não Conformidades/Oportunidades.
2. Clica em Novo.
3. Preenche os campos obrigatórios.
4. Clica em Aceitar e depois em Guardar.

Cuidado

Campos mínimos obrigatórios: Classe, Título, Âmbito e Responsável. Se a classe for Não Conformidade, também é obrigatório preencher Severidade.

Nota

Consoante a Classe selecionada, o ecrã ativará uns campos ou outros (ver campos do ecrã).

Ligar uma Não Conformidade ou Oportunidade existente

Se a Não Conformidade ou Oportunidade já existir, podes ligá-la a partir de outro registo:

1. Acede ao módulo que contenha o separador Não Conformidades/Oportunidades e abre-o.
2. Clica em Ligar.
3. Seleciona o(s) registo(s) que queres ligar.
4. Clica em Aceitar e depois em Guardar.

Dica

Podes ligar múltiplos registos ao mesmo tempo na mesma operação.

Campos do ecrã

Os campos visíveis dependem da Classe selecionada. As Não Conformidades mostram todos os campos; as Oportunidades ocultam os que aplicam apenas a não conformidades.

Campo	Descrição	Só NC
Classe	Indica se o registo corresponde a uma Não Conformidade ou a uma Oportunidade. Determina que campos são mostrados.
Tipo	Indica se a Não Conformidade é Externa ou Interna.	✓
Subtipo	Depende do Tipo selecionado.	✓
Título	Texto livre que identifica a Não Conformidade / Oportunidade.
Descrição	Texto livre com a descrição do registo.
Data de início	Data de início. Preenche-se automaticamente com o dia atual.
Data fim planeada	Data prevista de conclusão.
Data de finalização	Data real de conclusão. Ao preenchê-la, o estado muda automaticamente para Fechado.
Estado	Estado do registo. Ver comportamento dos estados.
Severidade	Nível de severidade.	✓
Responsável	Responsável principal do registo.
Responsável ação corretiva/imediata	Responsável pela ação corretiva.	✓
Análise das causas	Texto livre com a análise das causas.	✓
Ação corretiva/imediata	Texto livre com a ação corretiva.	✓
Observações	Texto livre com anotações adicionais.
Etiquetas	Filtro específico para classificar o registo.

Comportamento dos estados

• Não iniciado: estado por defeito ao criar o registo. Nenhuma ação foi realizada.
• Em curso: é atribuído automaticamente quando alguma das medidas passa para estado Em curso.
• Pendente de verificar: é atribuído automaticamente quando todas as medidas estão em Anulado ou Fechado; ou quando o circuito de verificação de eficácia está ativo e há alguma medida em Verificado: eficaz.
• Fechado: é atribuído automaticamente ao preencher a Data de finalização.
• Anulado: é atribuído manualmente.

Separadores do ecrã

Separador	Descrição
Âmbito	Permite definir o âmbito do registo. É exclusivo: pode preencher-se por (Empresa, Centro, Secção e/ou Posto), (Empresa externa), (Atividade) ou (Equipamento/Instalação).
Medidas	Permite criar novas medidas associadas.
Relatórios e anexos	Permite carregar e visualizar anexos (por exemplo, fotografias).
Origens	Mostra a origem do registo.
Observadores	Permite adicionar colaboradores com permissões de observador.
Outros	Contém Avisos de SmartOSH (avisos gerados) e Permissões sistema (secção técnica para rever permissões específicas).

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Fonte: DM-SO-22-070 «Como registar Não Conformidades/Oportunidades», versão 1, 27/09/2022.